Постановление Администрации Новгородской области от 28.06.2011 № 272
Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Новгородской области
Российская Федерация АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 28 июня 2011 г. № 272 Великий Новгород Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Новгородской области (В редакции Постановлений Администрации Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725) В целях совершенствования организации работы с документами вАдминистрации Новгородской области и обеспечения их сохранностиАдминистрация Новгородской областиПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству вАдминистрации Новгородской области (далее Инструкция поделопроизводству). 2. Руководителям структурных подразделений Администрацииобласти определить работников, ответственных за ведениеделопроизводства в структурных подразделениях, и представитьинформацию об указанных лицах с указанием фамилии, имени, отчестваи замещаемой должности в комитет контроля и делопроизводстваАдминистрации области до 30 июня 2011 года. 3. Руководителям органов исполнительной власти области: 3.1. Руководствоваться положениями Инструкции поделопроизводству при подготовке проектов документов,представляемых в Администрацию Новгородской области на подписьГубернатору Новгородской области, первым заместителям Главыадминистрации области, заместителям Главы администрации области,заместителю Главы администрации области руководителю аппаратаАдминистрации области; 3.2. Разработать инструкцию по делопроизводству в органеисполнительной власти области на основании Инструкции поделопроизводству и представить ее проект на согласование в комитетконтроля и делопроизводства Администрации области и комитеткультуры Новгородской области до 1 сентября 2011 года. 4. Постановление вступает в силу с 1 июля 2011 года. 5. Опубликовать постановление в газете "Новгородскиеведомости". Губернатор области С.Г. Митин Утверждена постановлением Администрации области от 28.06.2011 № 272 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Администрации Новгородской области (В редакции Постановлений Администрации Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725) 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству разработана всоответствии с законодательными и иными нормативными правовымиактами Российской Федерации в сфере информации, документации иархивного дела, национальными стандартами в сфере документации,Уставом Новгородской области, Регламентом АдминистрацииНовгородской области. 1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в целяхустановления единых требований к подготовке, обработке, хранению ииспользованию образующихся в деятельности АдминистрацииНовгородской области (далее Администрация области) документов,совершенствования делопроизводства в Администрации области иповышения его эффективности. 1.3. Положения Инструкции по делопроизводству в частиподготовки проектов документов за подписью ГубернатораНовгородской области (далее Губернатор области), первыхзаместителей Главы администрации области, заместителей Главыадминистрации области, заместителя Главы администрации области -руководителя аппарата Администрации области (далее заместителиГлавы администрации области) распространяются также на иныеисполнительные органы государственной власти Новгородской области(далее органы исполнительной власти области). 1.4. Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводствуосуществляется постановлением Администрации области послесогласования с органом исполнительной власти области, реализующимполномочия в сфере архивного дела на территории области (далееорган управления архивным делом области). 1.5. Положения Инструкции по делопроизводствураспространяются на организацию работы с документами независимо отвида носителя, в том числе с электронными документами, включаяподготовку, обработку, хранение и использование документов спомощью информационных технологий. Система электронного документооборота органов исполнительнойвласти Новгородской области (далее СЭД ОИВ Новгородской области),используемая в Администрации области, должна обеспечиватьвыполнение требований Инструкции по делопроизводству. (В редакцииПостановления Администрации Новгородской областиот 23.12.2011 г. N 725) 1.6. Положения Инструкции по делопроизводству нераспространяются на организацию работы с документами, содержащимисведения, составляющие государственную тайну, конфиденциальнуюинформацию (служебную и иную тайну, персональные данные). 1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в структурныхподразделениях Администрации области (далее структурныеподразделения) осуществляется работниками, уполномоченными вустановленном порядке. 1.8. Ответственность за организацию и состояниеделопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией поделопроизводству порядка работы с документами в структурныхподразделениях несут их руководители. 1.9. Организацию, ведение и совершенствованиеделопроизводства на основе единой политики в Администрацииобласти, использование современных информационных технологий вработе с документами, методическое обеспечение и контроль засоблюдением установленного порядка работы с документами вструктурных подразделениях осуществляет комитет контроля иделопроизводства Администрации области (далее комитет контроля иделопроизводства). 1.10. Работники Администрации области несут дисциплинарную ииную установленную законодательством Российской Федерацииответственность за соблюдение требований Инструкции поделопроизводству. 1.11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на времяболезни или в случае увольнения и перемещения по службе работникАдминистрации области обязан передать все находящиеся у негодокументы работнику в соответствии с указанием заместителя Главыадминистрации области - руководителя аппарата Администрацииобласти или руководителя структурного подразделения, приувольнении работника передача документов и дел осуществляется поакту. 2. Основные понятия Архивная выписка - копия части текста архивного документа,оформленная в установленном порядке; архивная копия - официальный документ, воспроизводящий текстили изображение архивного документа, с указанием его поисковыхданных; архивная справка - официальный документ, имеющий юридическуюсилу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, суказанием поисковых данных документов, на основании которых онасоставлена; бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автораофициального письменного документа; вид документа - принадлежность документа к определеннойгруппе документов по признакам содержания и целевого назначения; дело - совокупность документов (отдельный документ),относящихся к одному вопросу или участку деятельностиАдминистрации области; делопроизводство - деятельность, обеспечивающая созданиеофициальных документов и организацию работы с ними; документ - официальный документ, созданный органомгосударственной власти, органом местного самоуправления,юридическим или физическим лицом, оформленный в установленномпорядке и включенный в документооборот Администрации области; документирование - фиксация информации на материальныхносителях в установленном порядке; документооборот - движение документов с момента их созданияили получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или)отправки; заверенная копия документа - копия документа, на которой всоответствии с установленным порядком проставляются необходимыереквизиты, придающие ей юридическую силу; копия документа - документ, полностью воспроизводящийинформацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющийюридической силы; номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков(наименований) дел, формируемых в Администрации области, суказанием сроков их хранения; оформление документа - проставление необходимых реквизитов,установленных правилами документирования; подлинник документа - первый или единственный экземплярдокумента; регистрация документа - присвоение документу регистрационногономера и запись учетных данных о документе по установленной форме,фиксирующая факт его создания, отправления или получения; реквизит документа - обязательный элемент оформлениядокумента; формирование дела - группировка исполненных документов в делов соответствии с номенклатурой дел и систематизация документоввнутри дела; шаблон бланка - бланк документа, представленный в электроннойформе; экспертиза ценности документов - изучение документов наосновании критериев их ценности в целях определения сроковхранения документов и отбора их для включения в состав Архивногофонда Российской Федерации; электронный документ - документированная информация,представленная в электронной форме; юридическая сила документа - свойство официального документа,сообщаемое ему действующим законодательством, компетенциейиздавшего его органа и установленным порядком оформления. 3. Создание документов в Администрации области 3.1. Общие требования к оформлению документов 3.1.1. Документы, создаваемые в Администрации области,оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4(210Ч297 мм), A5 (148Ч210 мм) или в виде электронных документов,должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение иоформление. Отдельные документы (таблицы, схемы, графики) могутоформляться на листах бумаги формата А3 (297Ч420 мм). 3.1.2. Документы, создаваемые в процессе деятельностиАдминистрации области, имеют следующие реквизиты: герб Новгородской области; наименование органа исполнительной власти области; должность лица, подписавшего документ; справочные данные об органе исполнительной власти области илиструктурном подразделении; вид документа; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; место составления (издания) документа; адресат; гриф утверждения; указания по исполнению документа (резолюция); наименование документа (заголовок к тексту); отметка о контроле документа; текст документа; отметка о наличии приложений; подпись должностного лица; гриф согласования; виза; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа; отметка о конфиденциальности; электронная цифровая подпись. 3.1.3. При подготовке документов и в процессе работы сдокументами могут использоваться отметки "Срочно", "Оперативно","Подлежит возврату вместе с ответом". 3.1.4. Документы, оформляемые не на бланке, должны содержатьсоответствующие виду документа реквизиты, оформленные всоответствии с требованиями, установленными Инструкцией поделопроизводству. 3.1.5. При подготовке документов с помощью компьютернойтехники используется текстовый редактор MS Word, шрифт Times NewRoman, размер 14. 3.1.6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, таки без него, должен иметь поля: 35 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 3.1.7. Документы оформляются на одной стороне листа(странице). При оформлении документов на двух и более страницахвторую и следующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляютсяарабскими цифрами (без знаков) размером шрифта 12 посерединеверхнего поля страницы, начиная со второй. 3.2. Бланки документов 3.2.1. Бланки документов разрабатываются с учетом составареквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования коформлению документов" (далее ГОСТ Р 6.30-2003). 3.2.2. Бланки документов разрабатываются на основе угловогоили продольного варианта расположения реквизитов: при угловомварианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углулиста, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля. 3.2.3. Бланки документов изготавливаются с помощьюкомпьютерной техники. 3.2.4. Состав реквизитов бланков документов: 3.2.4.1. Бланк указа Губернатора Новгородской области(приложение № 1): герб Новгородской области; вид документа - УКАЗ ГУБЕРНАТОРА НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ -печатается в две строки центрированным способом: слово "указ"печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером 22 сразрядкой 3 пт межстрочным интервалом 36 пт; слова "ГубернатораНовгородской области" печатаются прописными буквами полужирнымшрифтом размером 16 межстрочным интервалом 24 пт; место составления (издания) - документа отделяется отпредыдущего реквизита тремя одинарными межстрочными интервалами,печатается центрированным способом шрифтом размером 14; 3.2.4.2. Бланк постановления Администрации Новгородскойобласти (приложение № 2): герб Новгородской области; наименование органа исполнительной власти области -АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ - печатается центрированнымспособом прописными буквами полужирным шрифтом размером 16межстрочным интервалом 36 пт; вид документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ - печатается центрированнымспособом прописными буквами шрифтом размером 16 с разрядкой 3 птмежстрочным интервалом 24 пт; место составления (издания) документа - отделяется отпредыдущего реквизита тремя одинарными межстрочными интервалами,печатается центрированным способом шрифтом размером 14; 3.2.4.3. Бланк распоряжения Администрации Новгородскойобласти (приложение № 3): герб Новгородской области; наименование органа исполнительной власти области -АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ - печатается центрированнымспособом прописными буквами полужирным шрифтом размером 16межстрочным интервалом 36 пт; вид документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ - печатается центрированнымспособом прописными буквами шрифтом размером 16 с разрядкой 3 птмежстрочным интервалом 24 пт; место составления (издания) документа - отделяется отпредыдущего реквизита тремя одинарными межстрочными интервалами,печатается центрированным способом шрифтом размером 14; 3.2.4.4. Бланк письма Губернатора Новгородской области(приложение № 4): герб Новгородской области; должность лица, подписавшего документ - ГУБЕРНАТОРНОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ - печатается прописными буквами в две строкиполужирным шрифтом размером 14 межстрочным интервалом "точно" 14пт с отступом перед абзацем и после абзаца 6 пт; справочные данные об органе исполнительной власти области -печатаются в три строки шрифтом размером 12 и 10 межстрочныминтервалом "точно" 10 пт с отступом перед абзацем и после абзаца 6пт; отметки для проставления даты и регистрационного номерадокумента - печатаются шрифтом размером 14 одинарным межстрочныминтервалом; отметки для ссылки на исходящий номер и дату документаадресанта - печатаются шрифтом размером 14 одинарным межстрочныминтервалом; 3.2.4.5. Бланк письма Администрации Новгородской области(приложение № 5): герб Новгородской области; наименование органа исполнительной власти области -АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ - печатается прописными буквамив две строки полужирным шрифтом размером 14 межстрочным интервалом"точно" 14 пт с отступом перед абзацем и после абзаца 6 пт; справочные данные об органе исполнительной власти области -печатаются в три строки шрифтом размером 12 и 10 межстрочныминтервалом "точно" 10 пт с отступом перед абзацем и после абзаца 6пт; отметки для проставления даты и регистрационного номерадокумента - печатаются шрифтом размером 14 одинарным межстрочныминтервалом; отметки для ссылки на исходящий номер и дату документаадресанта - печатаются шрифтом размером 14 одинарным межстрочныминтервалом; 3.2.4.6. Бланк письма структурного подразделения (приложение№ 6): герб Новгородской области; наименование органа исполнительной власти области -АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ - печатается полужирным шрифтомразмером 13 с разрядкой 3 пт одинарным межстрочным интервалом; наименование структурного подразделения - печатаетсяпрописными буквами полужирным шрифтом размером 12-14 межстрочныминтервалом "точно" 14 пт с отступом перед абзацем и после абзаца 6пт. Реквизиты "Наименование органа исполнительной власти области"и "Наименование структурного подразделения" располагается на одномуровне с изображением герба Новгородской области, справа от неговдоль верхнего поля бланка документа; справочные данные о структурном подразделении - печатаются водну строку шрифтом размером 12 межстрочным интервалом "точно" 12пт; отметки для проставления даты и регистрационного номерадокумента - печатаются шрифтом размером 14 одинарным межстрочныминтервалом; отметки для ссылки на исходящий номер и дату документаадресанта - печатаются шрифтом размером 14 одинарным межстрочныминтервалом. 3.2.5. Бланки документов используются строго по назначению. 3.2.6. Учет бланков документов осуществляет управлениеделопроизводства и архива комитета контроля и делопроизводстваАдминистрации области (далее управление делопроизводства и архива). Порядковый номер бланка документа, за исключением бланкаписьма Губернатора Новгородской области, проставляется в левомнижнем углу лицевой стороны бланка документа. На бланке письмаГубернатора Новгородской области порядковый номер бланкапроставляется в левом нижнем углу оборотной стороны бланка. 3.3. Оформление реквизитов документов 3.3.1. Герб Новгородской области - изображение гербаНовгородской области в соответствии с областным законом от09.10.95 № 22-ОЗ "О гербе Новгородской области" помещается набланках документов: указ Губернатора Новгородской области; письмо Губернатора Новгородской области; постановление Администрации Новгородской области; распоряжение Администрации Новгородской области; письмо Администрации Новгородской области; письмо структурного подразделения. Изображение герба Новгородской области помещается на верхнемполе бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом"Наименование органа исполнительной власти области", на бланкахуказов Губернатора Новгородской области - посередине зоны, занятойреквизитом "Вид документа". На бланках с продольным расположением реквизитов (бланкписьма структурного подразделения) допускается располагатьизображение герба Новгородской области на левом поле бланка науровне реквизитов "Наименование органа исполнительной властиобласти", "Наименование структурного подразделения". Высота изображения герба Новгородской области составляет 17мм. Изображение герба Новгородской области в цветном вариантепомещается на бланке письма Губернатора Новгородской области. 3.3.2. Наименование органа исполнительной власти области илиструктурного подразделения - указывается на бланках документов идолжно соответствовать наименованию, установленному УставомНовгородской области или положением о структурном подразделении. 3.3.3. Должность лица, подписавшего документ - указывается набланках писем Губернатора Новгородской области и располагается наместе, отведенном для оформления реквизита "Наименование органаисполнительной власти области". 3.3.4. Справочные данные об органе исполнительной властиобласти или структурном подразделении - указываются на бланкахписем и включают в себя почтовый адрес, номера телефонов, факса.При необходимости могут включать адрес электронной почты,Интернет-адрес. Почтовый адрес оформляется в соответствии сПравилами оказания услуг почтовой связи, утвержденнымипостановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля2005 года № 221 (далее Правила оказания услуг почтовой связи),например: пл.Победы-Cофийская, д.1, Великий Новгород, 173005 тел. (816+2) 732-279, факс (816+2) 731-330 Для международных почтовых отправлений в почтовом адресеуказывается название страны (Россия). 3.3.5. Вид документа - указывается на бланке соответствующегодокумента или составителем при подготовке проекта документа. В письмах вид документа не указывается, кроме случаевоформления доверенности, ходатайства, гарантийного письма. Если документ оформляется не на бланке, вид документапечатается прописными буквами полужирным шрифтом размером 14 иможет выделяться разрядкой на 1 пт, например: СПРАВКА 3.3.6. Дата документа - дата подписания (указ Губернатораобласти, постановление Администрации области, распоряжениеАдминистрации области, письмо, докладная, служебная записка идр.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент,план, отчет и др.) или события, зафиксированного в документе(протокол, акт). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим(утверждающим) документ, либо при регистрации документа, либонепосредственно составителем при подготовке документа (докладная,служебная записка, заявление и др.). Датой документа, подписываемого совместно должностными лицамидвух или более органов власти, является дата более позднейподписи. Дата документа оформляется арабскими цифрами впоследовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяцоформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, годчетырьмя арабскими цифрами, например: 05.04.2011 Допускается словесно-цифровой способ оформления даты,например: 05 июня 2011 года Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержитодну цифру - обязательно. 3.3.7. Регистрационный номер документа порядковый номердокумента в пределах календарного года, который может дополнятьсябуквенным индексом, индексом дела по номенклатуре дел, кодамиклассификаторов, используемых при регистрации, и др. Регистрационный номер присваивается документу после егоподписания (утверждения). Регистрационный номер документа, подписанного совместнодолжностными лицами двух или более органов власти, состоит изразделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенныхорганами власти авторами документа и расположенных в порядкеуказания органов власти авторов документа. 3.3.8. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресантарегистрационный номер и дата документа, на который должен быть данответ. Проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. 3.3.9. Место составления (издания) документа - указывается сучетом административно-территориального устройства Новгородскойобласти, определенного областным законом от 11.11.2005 № 559-ОЗ"Об административно-территориальном устройстве Новгородскойобласти", вклю чает только общепринятые сокращения. Перед словами"Великий Новгород" сокращение "г." не употребляется. 3.3.10. Адресат - документы адресуются в органыгосударственной власти, структурные подразделения, должностнымлицам, юридическим и физическим лицам. Реквизит "Адресат" печатается полужирным шрифтом размером 14межстрочным интервалом "точно" 12 пт, строки центруютсяотносительно самой длинной строки, составные части отделяются другот друга дополнительным интервалом 6 пт. Наименование органа государственной власти, структурногоподразделения или организации указывается в именительном падеже,например: Министерство образования и науки Российской Федерацииили Правительство Российской Федерации Департамент делопроизводства и архива Должность лица, которому адресован документ, указывается вдательном падеже с указанием инициалов перед фамилией, например: Председателю комитета труда и занятости населения Новгородской области И.О. Фамилия (в дательном падеже) В адресате допускается использовать официально принятыесокращенные наименования органов государственной власти,организаций. При адресовании письма юридическому лицу указываются егонаименование в именительном падеже, почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указываютсяфамилия и инициалы получателя в дательном падеже, почтовый адрес,например: Фамилия И.О. (в дательном падеже) Большая Московская ул., д.12, кв.7, Великий Новгород, 173009 В документах, направляемых в высшие органы государственнойвласти, территориальные органы федеральных органов исполнительнойвласти, органы исполнительной власти области, постояннымкорреспондентам, почтовый адрес не указывается. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, приэтом слово "Копия" перед вторым и последующими адресатами неуказывается. При необходимости направить письмо большему числуадресатов исполнителем готовится указатель рассылки (приложение №8). В этом случае реквизит "Адресат" оформляется следующимобразом: Органы исполнительной власти области (по указателю рассылки) 3.3.11. Гриф утверждения проставляется на документах,подлежащих утверждению, в верхнем правом углу первого листадокумента, печатается межстрочным интервалом "точно" 12 пт,составные части отделяются друг от друга дополнительным интервалом6 пт, строки центруются относительно самой длинной строки иливыравниваются по левому краю, например: УТВЕРЖДАЮ Заместитель Главы администрации области __________________ И.О.Фамилия "____" ____________ 20___ годаили УТВЕРЖДЕНО распоряжением Администрации области от 15.04.2009 № 65-рз Составные части реквизита согласуются в роде и числе с видомутверждаемого документа. При наличии нескольких грифов утверждения они располагаютсяна одном уровне. Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен вприложении № 9. 3.3.12. Резолюция - оформляется непосредственно на документеили на бланке резолюции (приложение № 7) с указаниемрегистрационного номера и даты документа, к которому она относится. Резолюция включает: фамилии, инициалы исполнителей вдательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, подпись идату, например: Фамилия И.О. Прошу подготовить проект договора к 05.03.2011 Подпись Дата При наличии нескольких исполнителей ответственным являетсяуказанный в резолюции первым. Бланк резолюции прикрепляется к документу и вместе с нимподшивается в дело. 3.3.13. Заголовок к тексту составляется ко всем документам,за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5строк). Заголовок к тексту - должен быть кратким, точно передаватьсодержание документа, включать в себя его основную смысловуюнагрузку. Заголовок к тексту согласуется с видом документа,например: Распоряжение (о чем?) "О внесении изменения в штатноерасписание" Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи" Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящимпроект документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка иотделяется от них одинарным межстрочным интервалом, печатаетсямежстрочным интервалом "точно" 12 пт, выделяется полужирнымшрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. 3.3.14. Отметка о контроле документа - проставляется надокументах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль"на верхнем поле документа справа. 3.3.15. Текст документа - в Администрации области документысоставляются на русском языке как государственном языке РоссийскойФедерации. Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам,составляются на русском языке с приложением перевода, оформленногона стандартном листе бумаги. При составлении текстов документов необходимо соблюдатьправила написания официаль ных наименований организаций,должностей, населенных пунктов и др. Употребление сокращенногонаименования организации возможно в случае его официальногоустановления в учредительных документах организации. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично,точно и ясно. Тексты документов излагаются от: 1-го лица единственного числа (прошу рассмотреть вопрос обустановлении льготных тарифов...); 3-го лица единственного числа (Администрация Новгородскойобласти ПОСТАНОВЛЯЕТ..., комиссия установила..., АдминистрацияНовгородской области считает возможным...); 1-го лица множественного числа (просим представить данныео..., представляем на рассмотрение и утверждение..., в протоколах:слушали..., выступили..., решили...). В совместных документах текст излагается от 1-го лицамножественного числа (предлагаем..., решили...). В текстедокумента, подготовленного на основании законодательных, иныхнормативных правовых актов, изданных органами государственнойвласти, документов, ранее изданных органом государственной властиавтором документа, указывается вид документа, наименование органагосударственной власти, принявшего (издавшего) документ, дата ирегистрационный номер документа, заголовок к тексту, заключенный вкавычки, например: В соответствии с постановлением Правительства РоссийскойФедерации от 13 августа 1997 года № 1009 "Об утверждении Правилподготовки нормативных правовых актов федеральных органовисполнительной власти и их государственной регистрации"... При ссылке на правовые акты федеральных органов власти датадокумента оформляется словесно-цифровым способом. Первая (красная) строка каждого абзаца текста документаначинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст документа отделяется двумя одинарными межстрочнымиинтервалами от реквизита "Заголовок к тексту", печатается вустановленных границах текстового поля межстрочным интервалом"минимум" 18 пт. При необходимости допускается уменьшениемежстрочного интервала. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. Впервой части указываются причины, основания, цели составлениядокумента. Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения,выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, онподразделяется на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которыенумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой наконце. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты,которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждогопункта (не более четырех), например: 1. 1.1. 1.1.1. 1.2. 1.2.1. 1.2.1.1. В конце каждого пункта ставится точка, между подпунктами -точка с запятой. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки),которые оформляются с прописной буквы. Точка в конце заголовка(подзаголовка) не ставится. Перечисление внутри пунктов, подпунктов (действия однородногохарактера) не нумеруется, перечисляемые объекты допускаетсяоформлять с абзаца. Оформление перечисляемых объектов в видемаркированного списка не допускается. При обозначении в документах временного периода второй годследует указывать полностью (план на 2009-2011 годы). Временнойпериод может быть выражен с помощью предлогов "с", "до", "по" илислов "по состоянию на" (с 2009 по 2011 годы, за период с01.08.2011 по 31.12.2011, по состоянию на 15.07.2011). Недопускаются сокращения "с.г." и "т.г.". При оформлении датысловесно-цифровым способом слово "месяц" не указывается (в ноябре2011 года). Слово "квартал" в дате не сокращается, номер кварталаобозначается римской цифрой (в I квартале 2011 года). Номерполугодия пишется словами (в первом полугодии 2011 года). При наличии в тексте документа сноски ссылка на нееобозначается звездочкой или цифрой. Текст сноски оформляется вконце страницы или после текста документа и печатается от левойграницы текстового поля шрифтом размером 12 межстрочным интервалом"точно" 10 пт. После символа ссылки на сноску ставится тире, текстсноски печатается со строчной буквы. В конце текста сноскиставится точка, например:<*> На основании Положения о федеральном государственном учреждении "Национальный парк "Валдайский", утвержденного приказом Министерства природных ресурсов Российской Федерации от 17 марта 2005 года № 66. Примечание приводится в конце текста, от которого отделяетсядополнительным интервалом 6 пт, печатается от левой границытекстового поля межстрочным интервалом "точно" 12 пт. Если втексте есть сноски, то примечание оформляется после них. Для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей текстдокумента может оформляться в виде таблицы. Таблица оформляется следующим образом: Таблица 1 - Наименование таблицы (может отсутствовать) +-------------+---------------+---------------+Головка | | | | > Заголовки графтаблицы | +-------+-------+-------+-------+ | | | | | | > Подзаголовки граф +-------------+-------+-------+-------+-------+ | | | | | | +-------------+-------+-------+-------+-------+ Строки (горизон- | | | | | | > тальные ряды) +-------------+-------+-------+-------+-------+ | | | | | | +-------------+-------+-------+-------+-------+ \_____ _____/ \_____________ ______________/ \/ \/ Боковик (графа Графы (колонки) для заголовков строк) Слева над таблицей размещают слово "Таблица", после негоприводят номер таблицы (если в тексте несколько таблиц). Принеобходимости указывается наименование таблицы, которое приводитсяс прописной буквы после ее номера и отделяется от номера тире. Если таблица печатается более чем на одной странице, графынумеруются арабскими цифрами и на следующих страницах вместоголовки таблицы печатаются только номера граф. В отдельных случаяхдопускается повторять головку таблицы. Заголовки граф пишутся с прописной буквы, подзаголовки - сострочной (если они составляют одно целое с заголовком). Еслиподзаголовок имеет самостоятельное значение, он пишется спрописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков граф знакипрепинания не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаютсяименем существительным в именительном падеже в единственном числе.Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы сзаголовками. Например: Таблица 2________________________________________________________________________________________№ Наименование Срок Исполнитель Источник Объемп/п мероприятия исполнения финансирования финансирования по годам (тыс. руб.) ___________________ 2011 2012________________________________________________________________________________________1 2 3 4 5 6 7________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ В боковике таблицы текст каждой позиции начинается спрописной буквы, после слов "ИТОГО", "ВСЕГО" двоеточие неставится. Для облегчения работы с таблицей рекомендуется нумероватьстроки таблицы. Нумерация строк таблицы оформляется наличием графы"Номер по порядку" (№ п/п). В графе "Единица измерения" наименование единицы измеренияпишется в именительном падеже в единственном числе. Если единицыизмерения проставлены в заголовках граф, они пишутся в скобках.Допускается сокращенное написание единиц измерения (тыс. руб.,куб. м, млн. т). При отсутствии данных в соответствующих графах проставляетсязнак прочерка (-). Одинаковые текстовые элементы в графах могут быть замененызнаком повтора (-//-). Повторяющиеся в графах цифры заменятьзнаком повтора не допускается. В ячейках текст следует писать со строчной буквы, заисключением имен собственных. Числа и однострочные текстовыеэлементы в ячейках располагаются на уровне первой (верхней) строкибоковика. Таблицу помещают под текстом, в котором дана на нее ссылка,при необходимости - в приложении. При большом количестве графдопускается делить таблицу на части, помещая одну часть поддругой. При делении таблицы на части слово "Таблица", ее номер инаименование помещают только над первой частью таблицы, наддругими частями приводят выделенные курсивом слова "Продолжениетаблицы" или "Окончание таблицы" с указанием номера таблицы. Таблица, оформленная в приложении к документу, может бытьразмещена вдоль длинной стороны листа (альбомная ориентация листа)документа. Текст в таблице печатается межстрочным интервалом "точно" 12пт с дополнительным интервалом 6 пт. В отдельных случаяхдопускается печатать текст в таблице шрифтом размером 12. 3.3.16. Отметка о наличии приложений - оформляется от границылевого поля под текстом документа и отделяется от него интервалом6 пт, печатается межстрочным интервалом "точно" 12 пт. Если приложение названо в тексте документа, в отметке оналичии приложений указывается количество листов и количествоэкземпляров приложения, например: Приложение: на 3 л. в 1 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, тоуказываются его наименование, число листов и число экземпляров.При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:"Приложение: 1. Копия письма Администрации Новгородской области от 21.03.2009 № 633/12И-16 на 1 л. в 1 экз. 2. Копия письма Министерства регионального развития Российской Федерации от 03.03.2009 N 745-МП/40 на 2 л. в 1 экз." Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается, например:"Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронный архив" в 2 экз." Если к документу прилагается другой документ, также имеющийприложение, отметка о наличии приложений оформляется следующимобразом:"Приложение: письмо Росархива от 05.06.2009 N 02-6/172 и приложение к нему всего на 3 л." Если приложение направляется не во все указанные в документеадреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:"Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес." Если приложениями являются документы, содержащие информациюконфиденциального характера, отметка о наличии приложенийоформляется следующим образом:"Приложение: справка о неплатежеспособных организациях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз." На приложениях к указам Губернатора области, постановлениямАдминистрации области, распоряжениям Администрации области напервом листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение",ниже дается ссылка на документ с указанием вида документа, егодаты и регистрационного номера, которые отделяются от слова"Приложение" дополнительным межстрочным интервалом 6 пт. Все составные части реквизита центруются относительно самойдлинной строки или выравниваются по левому краю и печатаютсяодинарным межстрочным интервалом. Если приложение одно, порядковыйномер не указывается, например: "Приложение к распоряжению Администрации области от 12.02.2011 № 15-рз" При наличии нескольких приложений они нумеруются, например: "Приложение № 1 к распоряжению Администрации области от 15.04.2011 N 65-рз" 3.3.17. Подпись должностного лица - включает наименованиедолжности лица, подписавшего документ (полное с указанием названияоргана исполнительной власти области, структурного подразделения,если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе,оформленном на бланке), и ее расшифровку (инициалы и фамилия). Подпись должностного лица отделяется от текста тремямежстрочными интервалами "точно" 12 пт и печатается полужирнымшрифтом. Инициалы и фамилия печатаются с пробелом на уровнепоследней строки наименования должности, например: не на бланке:"Председатель комитета контроляи делопроизводства АдминистрацииНовгородской области ______________________ И.О.Фамилия (подпись) на бланке: ______________________ И.О.Фамилия (подпись) Не допускается подписывать документы с предлогом "За" илипроставлением косой черты перед наименованием должности. Еслидолжностное лицо, которое подписывает документ, отсутствует,документ подписывает должностное лицо, имеющее в установленномпорядке право подписи. При этом указывается фактическая должностьлица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагаются одна под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности, например:Заместитель Главыадминистрации области -руководитель аппаратаАдминистрации области ______________________ И.О.Фамилия (подпись) Начальник управленияфинансового обеспеченияАдминистрации области -главный бухгалтер ______________________ И.О.Фамилия (подпись) При подписании документа несколькими лицами, равными подолжности, документ оформляется не на бланке, подписи располагаютна одном уровне, например:Заместитель ЗаместительГлавы администрации председателя НовгородскойНовгородской области областной Думы__________________ И.О.Фамилия _________________ И.О.Фамилия (подпись) (подпись) В документах, составленных комиссией (рабочей группой),подписи располагаются в алфавитном порядке, при этом должностилиц, подписывающих документ, не указываются, например:"Председатель комиссии(руководитель рабочей группы) ______________________ И.О.Фамилия (подпись)Члены комиссии(члены рабочей группы): ______________________ И.О.Фамилия (подпись) ______________________ И.О.Фамилия (подпись) 3.3.18. Гриф согласования - согласование проекта документа сдругими государственными органами власти и организациями, интересыкоторых в нем затрагиваются. Проект документа (документ) может быть согласованнепосредственно должностным лицом, служебным письмом илипротоколом, например:"СОГЛАСОВАНОДиректор ГОУ "Государственныйархив новейшей историиНовгородской области"_______________________ И.О.Фамилия"____" _________________ 20___ года" или"СОГЛАСОВАНОПисьмо Минкультуры Россииот 26.09.2011 № 01-18/115" Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближек нижнему полю документа без абзаца. 3.3.19. Виза - используется для согласования проектадокумента. Виза включает личную подпись, расшифровку подписи (инициалы,фамилия) и дату. При необходимости указывается наименованиедолжности лица, визирующего проект документа, например:"Начальник управления Администрацииобласти по взаимодействиюс административными органами______________________ И.О.Фамилия (подпись)(дата) илиПредседатель комитетаправового обеспеченияАдминистрации области ______________________ И.О.Фамилия (подпись) (дата) Допускается полистное визирование проекта документа и егоприложений. При наличии замечаний, особых мнений (информаций) к проектудокумента виза дополняется соответствующим указанием, например:Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)Начальник управления Администрацииобласти по взаимодействиюс административными органами____________________________ И.О.Фамилия (подпись)(дата) Замечания, особые мнения (информации) к проекту документаоформляются на отдельном листе, визируются и прилагаются к проектудокумента. Визы могут располагаться на отдельном листе. В этом случае напроекте документа делается отметка "Лист согласованияприлагается". Заполненный лист согласования визируется исполнителем,прилагается к проекту документа и является его неотъемлемойчастью. Образец оформления листа согласования приведен в приложении №10. 3.3.20. Оттиск печати - заверяет подлинность подписидолжностного лица на документах, удостоверяющих права лиц,фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами иобязательствами, а также на иных документах, предусматривающихзаверение подлинности подписи. Оттиск печати ставится надокументах в случаях, предусмотренных законодательными или иныминормативными правовыми актами. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, незахватывая личной подписи должностного лица, или на специальноотведенном месте, обозначенном отметкой "МП". Оттиск печати можетзахватывать часть наименования должности лица, подписавшегодокумент. Оттиск печати должен быть синего или фиолетового цвета ихорошо читаемым. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттискапечати должны быть равномерными. 3.3.21. Отметка о заверении копии - оформляется длясвидетельствования верности копии (выписки из документа)подлиннику документа на последнем листе копии (выписки издокумента) на свободном месте под текстом, включает слово "Верно",наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись,расшифровку подписи, дату заверения, оттиск печати (припредставлении копии документа (выписки из документа) в другуюорганизацию), например: ВерноНаименование должности ______________________ И.О.Фамилия (подпись) (оттиск печати)(дата) Допускается заверять отметкой "Верно" каждый листмногостраничной копии документа. 3.3.22. Отметка об исполнителе - в письмах Администрацииобласти, структурных подразделений проставляется в левом нижнемуглу лицевой стороны последнего листа документа. Отметка обисполнителе в письмах Губернатора области проставляется в левомнижнем углу оборотной стороны первого листа документа. Отметка об исполнителе печатается шрифтом размером 10межстрочным интервалом "точно" 10 пт, содержит фамилию, имя,отчество, контактный телефон исполнителя и дополняется указаниемпервых букв имени и фамилии лица, осуществлявшего набор документана бланк, даты набора, например:Фамилия Имя Отчество00-00-00фи 12.12.2010 3.3.23. Отметка об исполнении документа - состоит из слов "Вдело", указания индекса дела, в которое помещается документ,подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения идаты. Отметка об исполнении документа может дополняться информациейоб особенностях исполнения документа, например:Отправлен факс от 12.03.2004 N 130.В дело № 01-15.ПодписьДата Отметка об исполнении документа оформляется от руки на нижнемполе первого листа документа слева на свободном от текста месте.При необходимости может быть оформлена на оборотной сторонепервого листа документа. 3.3.24. Отметка о поступлении документа - содержит очереднойпорядковый номер, который может дополняться буквенным и цифровыминдексами по используемым при регистрации классификаторам, и датупоступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампана первом листе документа в правом нижнем углу или на егооборотной стороне (в левом нижнем углу), например: +----------------------------------------+ | Администрация Новгородской области | | Комитет контроля и | | делопроизводства | | | | Входящий № ___________________________ | | | | "_____" _________________ 20____ года | +----------------------------------------+ 3.3.25. Отметка о конфиденциальности - проставляется надокументах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне илик иному виду конфиденциальной информации. Виды конфиденциальнойинформации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6марта 1997 года № 188 "Об утверждении перечня сведенийконфиденциального характера". Отметка о конфиденциальности на документах, содержащихинформацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебногопользования". Необходимость проставления отметки "Для служебногопользования" на документах, содержащих служебную информациюограниченного распространения, определяется исполнителем идолжностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Отметка о конфиденциальности (грифы ограничения доступа "Дляслужебного пользования", "Конфиденциально") проставляется безкавычек в правом верхнем углу первого листа документа и можетдополняться указанием номера экземпляра документа. Номерэкземпляра документа центруется по отношению к наименованиюуказанного грифа. 3.4. Порядок подготовки и оформления правовых актовГубернатора области и Администрации области 3.4.1. Подготовка и оформление правовых актов Губернатораобласти и Администрации области 3.4.1.1. Правовые акты Губернатора области издаются в видеуказов Губернатора области, правовые акты Администрации области -в виде постановлений и распоряжений Администрации области (далее -правовые акты). В Администрации области подготовку проектов правовых актовосуществляют структурные подразделения, органы исполнительнойвласти области, территориальные органы федеральных органовисполнительной власти, организации (далее - орган (организация)); 3.4.1.2. Проекты правовых актов печатаются на стандартныхлистах бумаги формата А4. На первой странице проекта правовогоакта в правом верхнем углу у правой границы текстового поляпечатается слово "Проект" (без кавычек). Распоряжения Администрации области по личному составуоформляются сразу на бланке распоряжения АдминистрацииНовгородской области; 3.4.1.3. Проект правового акта имеет следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти области -АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ - печатается прописными буквамии выравнивается по центру. Реквизит "Наименование органаисполнительной власти области" не указывается на проектах указовГубернатора области; вид документа - УКАЗ ГУБЕРНАТОРА НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ,ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ - печатается прописными буквами,выравнивается по центру и отделяется от предыдущего реквизитаодинарным межстрочным интервалом; место составления (издания) документа - отделяется отпредыдущего реквизита тремя одинарными межстрочными интервалами,выравнивается по центру; заголовок к тексту - отделяется от предыдущего реквизитаодинарным межстрочным интервалом, печатается центрированнымспособом полужирным шрифтом с прописной буквы межстрочныминтервалом "точно" 12 пт; текст документа - отделяется от заголовка к тексту двумяодинарными межстрочными интервалами и печатается межстрочныминтервалом "минимум" 18 пт. Текст проекта должен: иметь предваряющую текст проекта преамбулу в случаенеобходимости определения целей и задач документа. Преамбула недолжна содержать нормативных предписаний и делиться на пункты; излагаться кратким и ясным языком с употреблением терминов встрого фиксированном значении, обеспечивающем однозначностьпонимания текста, исключая юридико-лингвистическуюнеопределенность. Текст может подразделяться на констатирующую часть(преамбулу) и постановляющую (распорядительную) часть. Постановляющая часть проекта постановления начинается со слов"Администрация Новгородской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:", которыепечатаются с красной строки, а при наличии преамбулы - в еепродолжение, при этом слово "ПОСТАНОВЛЯЕТ" печатается прописнымибуквами полужирным шрифтом. Каждый пункт проекта должен содержать, как правило, однонормативное предписание. Сочетание нескольких нормативныхпредписаний в одном пункте допустимо в случае, если без этогозатруднительно их правильное понимание и применение. Проект при необходимости должен содержать пункты о признанииутратившими силу полностью или частично ранее принятых правовыхактов с перечислением их в хронологическом порядке с указаниемдаты принятия, номера и полного наименования. В случае указания впроекте более одного такого акта необходимые сведения о каждомакте пишутся с новой строки. Пункты о признании правовых актов утратившими силу, оконтроле и необходимости опубликования включаются в проектпоследними в перечисленной последовательности; виза руководителя органа (организации), подготовившего проектдокумента - отделяется от текста тремя одинарными межстрочнымиинтервалами и состоит из наименования должности, расшифровкиподписи (инициалы, фамилия), печатается от поля межстрочныминтервалом "точно" 12 пт; визы согласования проекта документа - оформляются всоответствии с пунктом 3.3.19 Инструкции по делопроизводству,проставляются на листе согласования (приложение N 10), которыйприлагается к проекту правового акта и составляет его неотъемлемуючасть. Лист согласования может иметь продолжение при наличиибольшого количества согласующих органов (организаций), в этомслучае дополнительный лист согласования оформляется с заголовком"Продолжение листа согласования" (с указанием наименования проектадокумента); 3.4.1.4. При наличии приложений к проекту правового акта втексте на них обязательно дается ссылка, например: "(приложение №1 к постановлению)", "согласно приложению № 1 к распоряжению", "поформе согласно приложению № 2 к Порядку"; 3.4.1.5. Приложения к проектам правовых актов оформляются наотдельных листах и визируются в нижней части последнего листалицом, подготовившим проект. Приложения являются неотъемлемой частью проекта правовогоакта. Отметка о наличии приложений оформляется в соответствии спунктом 3.3.16 Инструкции по делопроизводству. При наличии в тексте формулировки "Утвердить прилагаемое(-ую, -ое, -ые)..." в правом верхнем углу приложения оформляетсягриф утверждения в соответствии с пунктом 3.3.11 Инструкции поделопроизводству. Название приложения отделяется одинарным межстрочныминтервалом, печатается центрированным способом межстрочныминтервалом "точно" 12 пт. Первое слово печатается прописнымибуквами полужирным шрифтом и отделяется от последующих строкдополнительным интервалом 6 пт, например: "ПОЛОЖЕНИЕ об управлении по международным связям Администрации области" Текст приложения отделяется от названия одинарным межстрочныминтервалом. Приложение заканчивается чертой, которая располагается поцентру и отделяется от текста одинарным межстрочным интервалом.Длина черты составляет 5 - 7 см. Страницы каждого приложения нумеруются самостоятельно,начиная со второй; 3.4.1.6. К проекту правового акта прилагается пояснительнаязаписка, в которой указываются: основания подготовки проекта: сведения о федеральных и областных правовых актах (дата,номер, наименование, официальный источник опубликования, номерастатей, пунктов), поручениях Губернатора области, заместителейГлавы администрации области, которыми предусматривается подготовкаи издание правового акта; сведения о федеральных и областных правовых актах (дата,номер, наименование, официальный источник опубликования, номерастатей, пунктов), определяющих полномочия Администрации области вслучае подготовки проекта по инициативе Губернатора области,заместителей Главы администрации области, органов исполнительнойвласти области, органов местного самоуправления области,структурных подразделений; сведения: о всех действующих правовых актах по вопросам, затрагиваемымпроектом (дата, номер, наименование, официальный источникопубликования, номера статей, пунктов). В случае отсутствиянеобходимости внесения изменений в действующие акты либо их отменыполностью или частично информация об этом также должна бытьотражена в пояснительной записке; о необходимости согласования проекта с иными органами иорганизациями; об отсутствии в проекте коррупциогенных факторов порезультатам антикоррупционной экспертизы, проведенной приразработке проекта (в отношении проектов, имеющих нормативныйхарактер); перечень федеральных и областных правовых актов,использованных при подготовке проекта (дата, номер, наименование,официальный источник опубликования, номера статей, пунктов). Пояснительная записка подписывается руководителем органа(организации), подготовившего проект правового акта, или егозаместителем; 3.4.1.7. К проекту правового акта прилагаются копиифедеральных и областных правовых актов, если на них имеется ссылкав тексте проекта. Если проектом правового акта предполагаетсявнесение изменений в действующий правовой акт, то к немуприлагаются копии первичного правового акта и правовых актов,вносящих изменения в него; 3.4.1.8. К проекту правового акта прилагается указательрассылки (приложение № 8). Все указы Губернатора области обязательно направляютсяГубернатору области, заместителю Главы администрации области,координирующему соответствующую сферу деятельности в соответствиис утверждаемым в установленном порядке распределением обязанностейпо исполнению полномочий Администрации области между Губернаторомобласти, первыми заместителями Главы администрации области,заместителями Главы администрации области и заместителем Главыадминистрации области - руководителем аппарата Администрацииобласти (далее - распределение обязанностей), в комитет правовогообеспечения Администрации области, в орган (организацию),подготовивший проект правового акта. Указы Губернатора области,имеющие нормативный характер, дополнительно направляются впрокуратуру Новгородской области и управление Министерства юстицииРоссийской Федерации по Новгородской области. Все распоряжения Администрации области обязательнонаправляются Губернатору области, заместителю Главы администрацииобласти, координирующему соответствующую сферу деятельности всоответствии с распределением обязанностей, в комитет правовогообеспечения Администрации области, в орган (организацию),подготовивший проект правового акта. Распоряжения, имеющиенормативный характер, дополнительно направляются в прокуратуруНовгородской области и управление Министерства юстиции РоссийскойФедерации по Новгородской области. Все постановления Администрации области обязательнонаправляются Губернатору области, заместителю Главы администрацииобласти, координирующему соответствующую сферу деятельности всоответствии с распределением обязанностей, в комитет правовогообеспечения Администрации области, в орган (организацию),подготовивший проект правового акта, в Главноегосударственно-правовое управление Президента РоссийскойФедерации. В прокуратуру Новгородской области, управлениеМинистерства юстиции Российской Федерации по Новгородской областинаправляются все постановления, за исключением принятых повопросам награждения организаций и граждан. Все правовые акты направляются в органы (организации), чьиинтересы они затрагивают. Нормативные правовые акты, подлежащие опубликованию,дополнительно направляются председателю областной Думы, вуправление Администрации области по взаимодействию со средствамимассовой информации и связям с общественными организациями, атакже в орган (организацию), осуществляющий полномочия редакциисредства массовой информации, являющегося в соответствии собластным законом от 06.01.95 № 9-ОЗ "О нормативных правовых актахзаконодательного (представительного) и исполнительных органовгосударственной власти Новгородской области" официальнымисточником опубликования областных нормативных правовых актов. Нормативные правовые акты, содержащие положения о контроле,дополнительно направляются в комитет контроля и делопроизводства. Нормативные правовые акты, требования о направлении которых вфедеральные органы исполнительной власти установленызаконодательством, направляются в соответствующие федеральныеорганы исполнительной власти; 3.4.1.9. Проект правового акта и все прилагаемые к немудокументы визируются руководителем органа (организации),подготовившего проект правового акта, с указанием даты визирования; 3.4.1.10. Проект правового акта согласовывается сзаинтересованными органами (организациями). Согласование (визирование) проекта правового актаосуществляется в течение трех рабочих дней с момента его получения(дата получения фиксируется в листе согласования), при объемеболее 20 листов срок согласования не должен превышать десятьрабочих дней; 3.4.1.11. Согласованный проект правового акта передается вкомитет правового обеспечения Администрации области для проведенияправовой экспертизы в соответствии с Регламентом АдминистрацииНовгородской области; 3.4.1.12. После согласования с комитетом правового обеспеченияАдминистрации области проект правового акта передается помощнику(референту) заместителя Главы администрации области,осуществляющего координацию соответствующей сферы деятельности всоответствии с распределением обязанностей, который проверяетсоблюдение требований к оформлению правовых актов, установленныхИнструкцией по делопроизводству, смысловое содержание проекта, ивизирует его. Проект правового акта, подготовленный без соблюденияуказанных требований, возвращается на доработку без визирования непозднее трех рабочих дней с момента его получения; (В редакцииПостановления Администрации Новгородской областиот 23.12.2011 г. N 725) 3.4.1.13. Заместитель Главы администрации области,осуществляющий подписание правовых актов в соответствующей сфередеятельности в соответствии с распределением обязанностей,визирует проект правового акта в правом верхнем углу первого листаи пишет резолюцию "На бланк" или "На бланк (с указанием за чьейподписью)"; 3.4.1.14. После получения резолюции "На бланк" проектправового акта представляется в комитет контроля иделопроизводства для проставления отметки о контроле; 3.4.1.15. Распоряжения Администрации области по личномусоставу визируются в следующей последовательности: исполнителем, подготовившим проект; председателем органа исполнительной власти области, которыйосуществляет функции кадровой службы Администрации области, илиего заместителем; руководителем комитета правового обеспечения Администрацииобласти; начальником управления финансового обеспечения Администрацииобласти - главным бухгалтером или его заместителем (принеобходимости); 3.4.1.16. Согласованный в установленном порядке проектправового акта передается в управление делопроизводства и архивадля набора на соответствующий бланк документа, после чегопередается на подпись Губернатору области, заместителю Главыадминистрации области; 3.4.1.17. Комитет правового обеспечения Администрацииобласти, управление делопроизводства и архива могут возвратитьразработчику проект правового акта на доработку с отметкой в листесогласования: "Возвращено на доработку"; 3.4.1.18. Если в процессе согласования в проект правовогоакта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежитпереоформлению и повторному согласованию; 3.4.1.19. Подписанные Губернатором области, заместителем Главыадминистрации области правовые акты возвращаются в управлениеделопроизводства и архива для регистрации, тиражирования и отправкив соответствии с указателем рассылки. Вместо бумажных копийправовых актов могут направляться электронные образы этихдокументов через СЭД ОИВ Новгородской области; (В редакцииПостановления Администрации Новгородской областиот 23.12.2011 г. N 725) 3.4.1.20. Правовые акты регистрируются в управленииделопроизводства и архива в день подписания. Регистрация и учет правовых актов ведется отдельно по ихвидам в журналах регистрации и в СЭД ОИВ Новгородской области; (Вредакции Постановления Администрации Новгородской областиот 23.12.2011 г. N 725) 3.4.1.21. Дата и регистрационный номер правового актапроставляются на бланке правового акта под реквизитом "Виддокумента", отделяются от него одинарным межстрочным интервалом,печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым способом. Регистрационный номер состоит из знака "N" и порядковогономера правового акта в пределах года, присваиваемого документупосле его подписания, печатается в продолжение даты. К порядковым номерам распоряжений Администрации области черездефис добавляется буквенный индекс: "рг" - распоряжение,подписанное Губернатором области, "рз" - распоряжение, подписанноезаместителем Главы администрации области, "рл" - распоряжение поличному составу; 3.4.1.22. Подлинники правовых актов и их проекты хранятся вуправлении делопроизводства и архива; 3.4.1.23. Образец оформления проекта распоряженияАдминистрации области приведен в приложении № 11. 3.4.2. Порядок внесения изменений в правовые акты 3.4.2.1. Изменениями в правовой акт считаются: замена предложения, фразы, слова, цифры, символа; исключение предложения, фразы, слова, цифры, структурнойединицы (раздел, пункт, подпункт, абзац), фрагмента текстадокумента, приложения; новая редакция структурной единицы, приложения; дополнение структурной единицы предложением, фразой, словом; дополнение структурной единицей, приложением, фрагментомтекста документа; признание утратившим силу правового акта или его структурнойединицы; приостановление действия правового акта или его структурнойединицы; продление действия правового акта или его структурной единицы; 3.4.2.2. Внесение изменений в правовой акт оформляетсясамостоятельным правовым актом с учетом вида правового акта. Недопускается оформление внесения изменений в несколько правовыхактов одним правовым актом; 3.4.2.3. Изменения вносятся только в основной правовой акт.Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения измененийв изменяющий его правовой акт недопустимо, за исключением внесенияизменений в правовой акт, не вступивший в силу; 3.4.2.4. Вносимые в правовой акт изменения должны излагатьсяпоследовательно с указанием конкретной структурной единицы, вкоторую они вносятся. Все изменения должны соответствоватьструктуре основного правового акта; 3.4.2.5. Независимо от характера вносимых изменений (замена,исключение, новая редакция, дополнение) заголовок к текступравового акта, которым вносятся изменения, всегда содержит слово"изменение" в соответствующем числе, указание на вид документа(правового акта), в который вносятся изменения, его дату ирегистрационный номер, например: "О внесении изменений в распоряжение Администрации области от 06.08.2010 № 456-рз" При внесении изменений в приложение к правовому акту либо вдокумент, утверждаемый правовым актом (далее - часть правовогоакта), в заголовке к тексту указывается наименование этой части,например: "О внесении изменений в Положение о комитете контроля и делопроизводства Администрации области" В заголовке к тексту правового акта, которым признаетсяутратившим силу правовой акт или его структурная единица,приостанавливается или продлевается действие правового акта илиего структурной единицы, указывается вид изменяемого правовогоакта, например: "О признании утратившим силу постановления Администрации области от 16.03.2010 № 382 О продлении срока действия распоряжения Администрации области от 08.08.2000 № 530-рз" 3.4.2.6. При внесении изменений в правовой акт указываютсявид правового акта, дата, регистрационный номер и его название,например: Внести изменения в указ Губернатора области от 25.12.2007 №354 "Об управлении по работе с обращениями граждан Администрацииобласти": Если изменения вносятся только в часть правового акта, тоуказываются наименование части правового акта, вид правового акта,дата, регистрационный номер и его название. Название правовогоакта не указывается, если оно включает наименование частиправового акта, например: Внести изменения в областную целевую программу "Ипотечноежилищное кредитование в Новгородской области на 2008 - 2011 годы",утвержденную постановлением Администрации области от 26.06.2008 №222 (далее - Программа): Необходимо учитывать отношение части правового акта к самомуправовому акту, например: программа, утвержденная; перечень, прилагаемый; 3.4.2.7. При внесении изменений одного характера в несколькоструктурных единиц слово "изменение" употребляется вомножественном числе, например: "О внесении изменений в областную целевую программу "Формирование здорового образа жизни у населения области на 2009 - 2011 годы" Администрация Новгородской области ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Внести изменения в мероприятия областной целевой программы"Формирование здорового образа жизни у населения области на 2009 -2011 годы", утвержденной постановлением Администрации области от07.08.2009 № 279, заменив в графе 5: в строке 7.2 цифру "344,0" на "48,0"; в строке 9 цифру "60,0" на "1221,7"; 3.4.2.8. Если в название правового акта были внесеныизменения, то при внесении следующих изменений указываетсяназвание правового акта с учетом внесенных изменений; 3.4.2.9. Внесение изменений в обобщенной форме (в том числезамена слов с использованием формулировки "по тексту") недопускается. Возможно внесение изменений в обобщенной форме в одну илинесколько структурных единиц правового акта, если в этиструктурные единицы другие изменения не вносятся, например: 1. Внести изменения в постановление Администрации области от09.12.2009 № 448 "Об утверждении Примерного положения об оплатетруда работников государственных учреждений, подведомственныхкомитету строительства и связи Новгородской области" (далее -Примерное положение): 1.1. Заменить в заголовке к тексту, пункте 1 постановления, вназвании, подпунктах 2.3.8, 2.4.4, 2.4.8 Примерного положения, вприложениях NN 1, 2 к Примерному положению слова "комитетстроительства и связи" на "комитет строительства и дорожногохозяйства"; 3.4.2.10. При внесении изменений сначала указывается характеризменения, затем структурная единица, которая подлежит изменению.Внесение изменения в правовой акт следует оформлять начиная снаименьшей структурной единицы, например: 1.1. Исключить во втором абзаце раздела "ИсполнителиПрограммы:" паспорта Программы слова "общество с ограниченнойответственностью "Новгородсельстрой";"; 3.4.2.11. При внесении изменений в структурную единицууказывается ее порядковый номер. Если структурная единица непронумерована, в кавычках указывается ее название. Порядковыйномер абзаца указывается словом. Первым считается абзац, скоторого начинается структурная единица, в составе которой оннаходится, например: 1.1. Исключить в пункте 3 второй абзац; 1.2. Заменить в разделе "Обоснование Программы:" паспортаПрограммы...; 3.4.2.12. Внесение изменений может оформляться приложением кправовому акту, например: 1.3. Изложить мероприятия Программы в прилагаемой редакции. В этом случае приложение к правовому акту о внесенииизменений оформляется следующим образом: "Приложение к постановлению Администрации области от "Приложение к областной целевой программе "Повышение конкурентоспособности промышленных предприятий Новгородской области на 2009 - 2011 годы" Мероприятия Программы+----+-------------+------+-----------+----------+------------------------+| № |Наименование |Испол-|Планируемый| Срок |Объем финансирования по ||п/п | мероприятия |нитель| результат |исполнения| годам (тыс. руб.) || | | | | +-------+-------+--------+| | | | | | 2009 | 2010 | 2011 |+----+-------------+------+-----------+----------+-------+-------+--------+|1.1.| | | | | | | |+----+-------------+------+-----------+----------+-------+-------+--------+|1.2.| | | | | | | |+----+-------------+------+-----------+----------+-------+-------+--------+"; 3.4.2.13. Текст изменения заключается в кавычки; 3.4.2.14. При необходимости заменить цифровые обозначенияупотребляется термин "цифры", а не "числа", например: заменить цифры "84371,0" на "81371,0", "10300,0" на "8300,0". При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин"слова", например: заменить слова "2010 год" на "2010 - 2012 годы"; 3.4.2.15. Если необходимо произвести замену слова или слов внескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены вразных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разныхпадежах, а другие изменения в эту структурную единицу не вносятся,то применяется следующая формулировка: заменить в пунктах 2, 4, 10, 11 слова "организацияавтомобильного транспорта" на "перевозчик" в соответствующих числеи падеже; или заменить в пункте 2 постановления, в названии приложения кпостановлению слова "чрезвычайная противоэпизоотическая комиссияна территории области" на "областная чрезвычайнаяпротивоэпизоотическая комиссия" в соответствующем падеже; 3.4.2.16. В целях сохранения структуры правового акта: дополнение абзацами может производиться только в конецсоответствующей структурной единицы; при необходимости дополнить абзац между уже имеющимися даетсяновая редакция структурной единицы правового акта, в которуювносится изменение; при признании абзаца утратившим силу пересчет последующихабзацев не производится. Утративший силу абзац участвует вподсчете абзацев при последующем внесении изменений в даннуюструктурную единицу; 3.4.2.17. При дополнении правового акта структурной единицей,исключении структурной единицы указывается ее порядковый номер(при отсутствии нумерации - ее название). Необходимая в такихслучаях замена знака препинания осуществляется без оговорки втексте, например: 1.1. Дополнить подпунктом 2.5 следующего содержания: "2.5. На производство элитных и репродукционных семянсельскохозяйственных культур: копия дневника поступления продукции (форма N СП-14), копияудостоверения о качестве семян, заверенные получателем субсидии."; 1.2. Исключить в пункте 4 второй абзац; 3.4.2.18. При внесении дополнений в структурную единицууказываются слова, после которых вносится дополнение, например: 1.1. Дополнить пункт 29 после слов "экономический комитет"словом "Новгородской"; При внесении дополнения в конец структурной единицы слова,после которых вносится изменение, не указываются, например: 1.1. Дополнить подпункт 8.1.7 словами ", а в случае если срокисполнения документа составляет менее 10 рабочих дней -незамедлительно"; Знак препинания, употребленный в конце дополняемойструктурной единицы, сохраняется без указания на него в текстевнесенного изменения; 3.4.2.19. Структурная единица правового акта излагается вновой редакции в случаях, если: необходимо внести существенные изменения; неоднократно вносились изменения; 3.4.2.20. При внесении изменений в таблицу вначалеуказывается характер изменения, затем графа и строка, кудавносится изменение, например: 1.1. Исключить в графе 2 строки 3 слова "по согласованию"; Если графы, строки не пронумерованы, то в кавычкахуказывается, наименование графы, строки, например: 1.1. Заменить в графе 4 строки "Проведениенаучно-практической конференции..." цифру "325,15" на "150,15"; Внесение изменений в обобщенной форме в одну или несколькострок, граф таблицы допускается, если в эти строки, графы другиеизменения не вносятся, например: 1.1. Заменить в строках 13.6, 14.1 - 14.7 цифры "100,0" насимволы "-"; 1.2. Заменить в строке 12 цифры "120,0" на "50,0"; 3.4.2.21. При дополнении таблицы новой строкой, изложениистроки в новой редакции необходимо изложить головку таблицы, вкоторую вносятся изменения. Изменяемая строка заключается вкавычки, закрывающие кавычки располагаются за границей таблицы науровне нижней строки, например: 1.2. Изложить строки 5.3.4, "Итого средств по Программе..."мероприятий Программы в редакции:+-------+----------------------+--------+--------+------------------------+| № | Наименование |Исполни-| Срок | Объем финансирования || п/п | мероприятия | тель |исполне-| по годам (млн. руб.) || | | | ния +------+------+----------+| | | | | 2008 | 2009 | 2010 |+-------+----------------------+--------+--------+------+------+----------+|"5.3.4.|Проведение областного |комитет | 2010 | - | - | 11,25 || |конкурса "Лучшее | | год | | | || |общеобразовательное | | | | | || |учреждение" | | | | | |+-------+----------------------+--------+--------+------+------+----------+";| |"Итого средств по | | |36,688|31,111|154,6387 || |Программе | | | | | |+-------+----------------------+--------+--------+------+------+----------+"; 3.4.2.22. При внесении изменений в состав комиссии,организационного комитета, рабочей группы (далее - состав): включение в состав оформляется в следующейпоследовательности: функция, должность, фамилия, инициалы; включение и исключение из состава оформляется в следующейпоследовательности: председатель (руководитель), заместительпредседателя (руководителя), секретарь, члены комиссии (рабочейгруппы) в алфавитном порядке; при исключении из состава указываются только фамилии,инициалы, например: 1.1. Включить в качестве председателя комиссии первогозаместителя Главы администрации области Фамилия И.О. (указываетсяв родительном падеже), в качестве секретаря комиссии -председателя комитета культуры Новгородской области Фамилия И.О.(указывается в родительном падеже), в качестве члена комиссии -председателя экономического комитета Новгородской области ФамилияИ.О. (указывается в родительном падеже), исключив Фамилия И.О.(указывается в родительном падеже); изменение должности или функции в составе оформляетсяследующим образом: 1.2. Считать Фамилия И.О. (указывается в родительном падеже)заместителем председателя комитета образования, науки и молодежнойполитики Новгородской области, членом комиссии. 3.5. Оформление отдельных видов документов в Администрацииобласти 3.5.1. Положения, правила, инструкции (регламенты) 3.5.1.1. В Администрации области разрабатываются положения,правила, инструкции (регламенты). В положении регламентируется деятельность конкретнойорганизационной структуры или дается порядок осуществленияуправленческого действия. В правилах излагаются системно связанные между собой нормы,требования осуществления какой-либо деятельности. В инструкции (регламенте) устанавливается технологиявыполнения определенного вида деятельности (работ) или порядокприменения положений законодательных и иных нормативных актов; 3.5.1.2. Положения, правила, инструкции (регламенты)относятся к организационно-правовым документам, применяются каксамостоятельные правовые акты и подлежат утверждению; 3.5.1.3. Положения, правила, инструкции (регламенты)утверждаются правовым актом или должностным лицом; 3.5.1.4. Порядок подготовки и оформления положений, правил,инструкций (регламентов), утверждаемых путем издания правовогоакта, установлен разделом 3.4 Инструкции по делопроизводству. 3.5.2. Протокол заседания (совещания) 3.5.2.1. Протокол заседания (совещания) - документинформационного характера, предназначенный для фиксации ходарассмотрения вопросов и принятия решений на заседанияхколлегиальных, совещательных органов при Администрации области(коллегии, комиссии, рабочие группы) и совещаниях; 3.5.2.2. В Администрации области протоколы издаются в полнойили краткой форме. Форма протокола определяется председателем заседания(совещания); 3.5.2.3. Протоколы печатаются на стандартных листах бумагиформата А4, имеют следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти области -выравнивается по центру; вид документа - отделяется от предыдущего реквизита одинарныммежстрочным интервалом, печатается прописными буквами полужирнымшрифтом, выравнивается по центру; вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущегореквизита дополнительным интервалом 6 пт, печатается межстрочныминтервалом "точно" 12 пт, выравнивается по центру; дата и номер протокола - отделяются от предыдущего реквизитаодинарным межстрочным интервалом. Дата оформляетсясловесно-цифровым способом, печатается у левой границы текстовогополя, номер печатается на этой же строке у правой границытекстового поля арабскими цифрами, состоит из знака "N" ипорядкового номера; место проведения заседания (совещания) - печатается подпредыдущим реквизитом, выравнивается по центру, указывается принеобходимости; текст протокола; подпись председателя - отделяется от текста тремя одинарнымимежстрочными интервалами; подпись секретаря - отделяется от предыдущего реквизитаодинарным межстрочным интервалом; 3.5.2.4. Текст полного протокола (приложение № 12 - неприводится) состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя(председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших назаседании (совещании), и при необходимости лиц, приглашенных назаседание (совещание) в качестве экспертов или заинтересованных врассмотрении вопроса. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля,подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаютсянаименования должностей присутствующих, справа от наименованиядолжностей - их инициалы, фамилии в алфавитном порядке.Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:Присутствовали:Заместители Главы администрацииобласти И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.ФамилияПредседатель комитета финансовНовгородской области И.О.Фамилия Если в заседании (совещании) принимают участие представителиразных органов государственной власти и организаций, указываетсяместо работы и должность каждого лица. Многострочные наименованиядолжностей присутствующих печатаются межстрочным интервалом"точно" 12 пт и отделяются дополнительным интервалом 6 пт. Если количество присутствующих превышает 15 человек, ввводной части протокола делается ссылка на список, являющийсянеотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 человек (список прилагается). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, котораяотделяется от списка сплошной чертой. Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ"печатаются прописными буквами, выравниваются по центру, после нихставится двоеточие. В повестку дня включается переченьрассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости суказанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросыповестки дня печатаются от границы левого поля (без абзаца)межстрочным интервалом "точно" 12 пт, нумеруются арабскимицифрами. Под формулировкой вопроса указываются наименованиедолжности, фамилия, инициалы докладчика, которые отделяются отвопроса дополнительным интервалом 6 пт. Не рекомендуется вопросили группу вопросов обозначать словом "Разное". Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). В подразделе "СЛУШАЛИ" указываются фамилия, инициалыдокладчика (наименование должности указывается в повестке дня),полное или краткое изложение доклада или текст докладаприлагается. В подразделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии, инициалывыступавших, при необходимости их должности, содержаниевыступлений в последовательности, в которой они прозвучали назаседании. Изложение записи выступления отделяется от фамилиидефисом, излагается от третьего лица единственного числа. Вопросы к докладчику, выступающим и ответы на нихзаписываются в той же последовательности, слова "Вопрос", "Ответ"не пишутся, указываются фамилия, инициалы лица, от которогопоступил вопрос или ответ, например:Фамилия И.О. - какие приняты меры по ликвидации аварии?Фамилия И.О. - к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение. В подразделе "ПОСТАНОВИЛИ" записываются принятые решения сиспользованием глаголов в неопределенной форме ("установить","рекомендовать"). Если решений несколько, они нумеруются арабскимицифрами. Если решение принималось голосованием, то после записирешения приводятся результаты голосования с указанием числаголосов "за", "против", "воздержавшиеся", список лиц, неучаствовавших в голосовании. Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня,о прекращении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщенийи т.п.) также отражаются в тексте протокола. В случае когда в протоколе фиксируется решение об утверждениикакого-либо документа, в тексте протокола должна содержатьсяссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. Участник заседания (совещания) может высказать особое мнениепо принятому решению. Особое мнение излагается на отдельном листе,подписывается и передается лицу, ответственному за ведениепротокола. Содержание особого мнения записывается в протокол послезаписи соответствующего решения; 3.5.2.5. В краткой форме протокола (приложение N 13 - неприводится) опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется толькопринятое по нему решение; 3.5.2.6. Основная часть протокола заседания (совещания)печатается межстрочным интервалом "минимум" 18 пт. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ")печатаются от левого поля прописными буквами, после них ставитсядвоеточие; 3.5.2.7. Датой протокола является дата проведение заседания(совещания); 3.5.2.8. Регистрация протокола заседания (совещания)осуществляется секретарем заседания (совещания); 3.5.2.9. Протокол заседания (совещания) оформляетсясекретарем заседания (совещания), юридическую силу протоколприобретает только при наличии двух подписей - председателя исекретаря. При необходимости протокол визируется лицами, выступавшими сдокладами по вопросам повестки дня; 3.5.2.10. Копии протокола рассылаются секретарем заседания(совещания) заинтересованным органам (организациям), должностнымлицам в соответствии с указателем рассылки (приложение № 8). Копии протокола заверяются секретарем заседания (совещания) вустановленном порядке. Если копия протокола представляется вдругую организацию, она заверяется оттиском печати комитетаконтроля и делопроизводства Администрации Новгородской области"Для документов"; 3.5.2.11. Принятые решения могут доводиться до исполнителей ввиде выписки из протокола (приложении № 14 - не приводятся). Если выписка дается для представления в другую организацию,подпись секретаря заседания (совещания) заверяется оттиском печатикомитета контроля и делопроизводства Администрации Новгородскойобласти "Для документов"; 3.5.2.12. Протоколы подшиваются секретарем заседания(совещания) в дела в соответствии с номенклатурой дел по мере ихпоступления. Если функции секретаря возлагаются на заседанияхколлегиального или совещательного органа на разных должностныхлиц, то хранение протоколов обеспечивает председатель этогоколлегиального или совещательного органа. 3.5.3. Поручения Губернатора области 3.5.3.1. Поручения Губернатора области, данные в ходесовещаний и рабочих поездок, оформляются в виде поручения илиперечня поручений отделом контроля комитета контроля иделопроизводства Администрации области; 3.5.3.2. Поручение, перечень поручений печатается настандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: гриф утверждения; вид документа - ПОРУЧЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ - печатаетсяцентрированным способом прописными буквами полужирным шрифтом; текст документа оформляется в виде таблицы; подпись должностного лица - отделяется от текста тремяодинарными межстрочными интервалами. виза согласования; дата регистрации и регистрационный номер документа -печатаются в левом нижнем углу у левой границы текстового поляпоследнего листа документа; 3.5.3.3. Регистрационный номер поручения, перечня порученийсостоит из порядкового номера в пределах календарного года,который дополняется через косую черту буквенным индексом: "ПА" -поручения, данные на аппаратном совещании, "ОС" - поручения,данные на отраслевом совещании, "ПР" - поручения, данные в ходерабочей поездки; 3.5.3.4. Поручение, перечень поручений подписываетсяпредседателем комитета контроля и делопроизводства, а в егоотсутствие - заместителем председателя комитета, согласовывается сзаместителем Главы администрации области - руководителем аппаратаАдминистрации области и передается на утверждение Губернаторуобласти; 3.5.3.5. Копии поручения, перечня поручений направляютсяисполнителям отделом контроля комитета контроля и делопроизводстваАдминистрации области в течение трех рабочих дней с даты егоутверждения; 3.5.3.6. Образец оформления перечня поручений Губернатораобласти приведен в приложении № 15. 3.5.4. Акты 3.5.4.1. Акт - документ, составляемый для подтвержденияустановленных фактов и событий. Образец оформления акта приведен вприложении № 16; 3.5.4.2. Акты составляются коллегиально: комиссией,создаваемой правовым актом Администрации области, или работникамиструктурных подразделений (не менее двух составителей) приисполнении ими своих должностных обязанностей; 3.5.4.3. Акт оформляется на стандартном листе бумаги форматаА4 и в случаях, для которых не предусмотрена специальная формаакта, содержит следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти области (принеобходимости); наименование структурного подразделения (при необходимости); вид документа - АКТ; дата; номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи; ознакомительные визы (в необходимых случаях); гриф утверждения (в необходимых случаях); 3.5.4.4. Датой акта является дата события; 3.5.4.5. Текст акта включает основание его составления,список лиц, составивших акт, с указанием должности, сущность,методы и сроки проделанной работы, установленные факты. При необходимости акт может содержать выводы или заключениякомиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии","Присутствовали" печатаются с прописной буквы от поля. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляровакта и месте их нахождения; 3.5.4.6. Акт подписывается председателем и членами комиссии,указанными в алфавитном порядке; 3.5.4.7. При составлении актов ревизий и обследований ихсодержание согласовывается с должностными лицами, деятельностькоторых отражается в акте. Член комиссии, имеющий замечания ксодержанию акта или не согласный с выводами комиссии, проставляетподпись на акте с изложением сути замечания на отдельном листе,который является приложением к акту. 3.5.5. Записки (аналитические, докладные, служебные иобъяснительные) 3.5.5.1. В Администрации области для информационного обменамежду структурными подразделениями, должностными лицами,работниками используются следующие виды записок: аналитические; докладные; служебные; объяснительные; 3.5.5.2. Аналитическая записка - документ, в котором даетсякраткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития,излагаются выводы, даются рекомендации. Докладная записка - документ, содержащий обстоятельноеизложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях свыводами и предложениями составителя в целях информированияруководства. Докладные записки могут оформляться рукописнымспособом. Служебная записка - документ, содержащий оперативнуюсправочную и управленческую информацию, связанную с исполнениемполномочий структурных подразделений и должностных лиц. Объяснительная записка - документ, содержащий объяснениепричины какого-либо действия, факта, события. Объяснительныезаписки могут оформляться рукописным способом; 3.5.5.3. Аналитические, докладные, служебные и объяснительныезаписки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 иимеют следующие реквизиты: наименование структурного подразделения (автора документа); вид документа; дата документа; регистрационный номер документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; подпись; 3.5.5.4. Наименование структурного подразделения - печатаетсяшрифтом размером 14 межстрочным интервалом "точно" 12 пт в верхнемлевом углу центрированным способом. Вид документа - печатается прописными буквами межстрочныминтервалом "точно" 12 пт с отступом перед абзацем 6 пт полужирнымшрифтом размером 14 в верхнем левом углу и центруется относительносамой длинной строки реквизита "Наименование структурногоподразделения". Дата и регистрационный номер документа - оформляются на однойстроке, печатаются одинарным межстрочным интервалом, например:Комитет контроля и делопроизводстваАдминистрации областиСЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА___________ № ________ 3.5.5.5. Текст в зависимости от содержания может состоять изодной, двух или трех частей. Если текст состоит из трех частей, то: в первой части излагаются причины, факты или события,послужившие поводом для составления документа; во второй части дается анализ сложившейся ситуации; в третьей части излагаются просьбы, предложения, рекомендации; 3.5.5.6. При адресовании записки Губернатору области, онавизируется заместителем Главы администрации области,координирующим деятельность соответствующего структурногоподразделения; 3.5.5.7. Регистрация записок осуществляется в соответствии сподразделом 4.8 Инструкции по делопроизводству. 3.5.6. Планы 3.5.6.1. План - документ, устанавливающий перечень намечаемыхк выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем,сроки, конкретных исполнителей; 3.5.6.2. План оформляется на стандартном листе бумаги форматаА4 и содержит следующие реквизиты: гриф утверждения (при необходимости); наименование органа исполнительной власти области (приформировании плана деятельности Администрации области); наименование структурного подразделения (при формированииплана деятельности структурного подразделения); вид документа - ПЛАН - печатается прописными буквамиполужирным шрифтом центрированным способом; заголовок к тексту; текст документа; подпись должностного лица; 3.5.6.3. Реквизиты плана оформляются в соответствии сподразделом 3.3 Инструкции по делопроизводству; 3.5.6.4. Текст плана, как правило, излагается в форметаблицы, например:+---+------------------------+---------------+---------------+------------+| № | Наименование | Срок | Исполнитель | Примечание ||п/п| мероприятия | исполнения | | |+---+------------------------+---------------+---------------+------------+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |+---+------------------------+---------------+---------------+------------+| | | | | |+---+------------------------+---------------+---------------+------------+ 3.5.7. Отчеты 3.5.7.1. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке,проведении и итогах выполнения мероприятий за определенный период; 3.5.7.2. Отчет оформляется на стандартном листе бумагиформата А4 и содержит следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти области (присоставлении отчета об итогах деятельности Администрации области); наименование структурного подразделения (при составленииотчета об итогах деятельности структурного подразделения); вид документа - ОТЧЕТ - печатается прописными буквамиполужирным шрифтом центрированным способом; заголовок к тексту; текст документа; подпись должностного лица; 3.5.7.3. Реквизиты отчета оформляются в соответствии сподразделом 3.3 Инструкции по делопроизводству. 3.5.8. Договоры (соглашения, контракты) 3.5.8.1. Договоры (соглашения, контракты), заключаемыеАдминистрацией области с органами власти и организациями,оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 в количествеэкземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам,установленным действующим законодательством для конкретных видовдоговоров; 3.5.8.2. Перечень лиц, осуществляющих согласование(визирование) договора (соглашения, контракта), определяетдолжностное лицо, уполномоченное на его подписание со стороныАдминистрации области. Как правило, перед подписанием договора(соглашения, контракта) его второй экземпляр визируется вследующей последовательности: исполнителем, ответственным за подготовку и оформление; руководителями заинтересованных структурных подразделений иорганов исполнительной власти области; начальником управления финансового обеспечения Администрацииобласти главным бухгалтером; председателем комитета финансов Новгородской области (припринятии Администрацией области финансовых обязательств); председателем комитета правового обеспечения Администрацииобласти; заместителем Главы администрации области, координирующимсоответствующую сферу деятельности в соответствии с распределениемобязанностей. Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора(соглашения, контракта); 3.5.8.3. Визы проставляются на оборотной стороне каждоголиста второго экземпляра договора, на оборотной стороне последнеголиста договора виза оформляется с указанием наименования должностии с расшифровкой подписи; 3.5.8.4. Срок согласования (визирования) договора(соглашения, контракта) каждым должностным лицом не долженпревышать трех рабочих дней с момента его получения; 3.5.8.5. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовыедоговоры (государственные контракты) учитываются и хранятся вуправлении финансового обеспечения Администрации области; 3.5.8.6. Договоры, соглашения, заключенные Администрациейобласти с федеральными органами власти, учитываются и хранятся вотделе прохождения документов комитета контроля и делопроизводстваАдминистрации области (далее - отдел прохождения документов); 3.5.8.7. Подписанные со стороны Администрации области договоры(соглашения, контракты) регистрируются в журнале регистрациидоговоров (соглашений, контрактов) и (или) в СЭД ОИВ Новгородскойобласти в пределах календарного года и после регистрации передаютсяна подписание второй стороне. (В редакции ПостановленияАдминистрации Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725) Форма журнала регистрации договоров (соглашений, контрактов)приведена в приложении № 20; 3.5.8.8. Регистрационный номер договора (соглашения,контракта) состоит из регистрационных номеров, присваиваемыхорганам власти, организациями, заключившими договор, разделенныхкосой чертой, в порядке упоминания сторон в тексте договора(соглашения, контракта). 3.5.9. Доверенности 3.5.9.1. Доверенности выдаются от имени Администрации областиили должностного лица; 3.5.9.2. Доверенности оформляются на бланках писемГубернатора Новгородской области и Администрации Новгородскойобласти в соответствии с подразделом 3.6 Инструкции поделопроизводству; 3.5.9.3. Текст доверенности содержит следующие сведения: полное наименование органа исполнительной власти области илидолжностного лица; должность, фамилия, имя, отчество (при необходимостипаспортные данные) доверенного лица; основания, подтверждающие полномочия органа исполнительнойвласти области или должностного лица; объем и содержание предоставляемых полномочий; срок действия доверенности; 3.5.9.4. Доверенности заверяются оттиском печати сизображением герба Новгородской области. 3.5.10. Справки 3.5.10.1. Справка - документ, содержащий информацию покакому-либо определенному вопросу, подтверждение тех или иныхфактов и событий; 3.5.10.2. Справка имеет следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти области (в случаепредставления справки за пределы Администрации области); наименование структурного подразделения (в случаепредставления справки внутри Администрации области); вид документа; дата документа; регистрационный номер документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; подпись должностного лица. Реквизиты справки оформляются в соответствии с подразделом3.3 Инструкции по делопроизводству; 3.5.10.3. Справки, представляемые за пределы Администрацииобласти (по запросам), оформляются на бланке письма АдминистрацииНовгородской области в соответствии с подразделом 3.6 Инструкциипо делопроизводству. Справки, представляемые внутри Администрации области,оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. 3.5.11. Характеристики 3.5.11.1. Характеристика - официальный документ, содержащийописание характерных, отличительных черт и качеств работника,проявленных им в трудовой и общественной деятельности, с отзывом оего деятельности; 3.5.11.2. Характеристика составляется, как правило,руководителем структурного подразделения, в котором работает(работал) работник; 3.5.11.3. Вид документа печатается центрированным способомпрописными буквами полужирным шрифтом. Ниже указываются должность,занимаемая работником, фамилия, имя, отчество работника(полностью) (в родительном падеже), например: ХАРАКТЕРИСТИКА ведущего специалиста 1 разряда управления финансового обеспечения Администрации Новгородской области Фамилия Имя Отчество 3.5.11.4. Текст характеристики состоит из четырех частей: анкетные данные (фамилия, инициалы работника, год рождения,образование (название учебных заведений, где и когда окончил),специальность (профессия), ученая степень и звание (еслиимеются)); данные о трудовой деятельности (периоды трудовой деятельности(с какого года и в какой должности начал трудовую деятельность вАдминистрации области, на какие должности и в какие подразделенияпереводился), результаты трудовой деятельности (наиболеезначимые), сведения о повышении квалификации, переквалификации,получении дополнительного образования); оценка деловых и личностных качеств (награды, поощрения,взыскания); назначение характеристики; 3.5.11.5. Текст характеристики излагается от 3-го лицанастоящего или прошедшего времени (окончил, работал, выполняет,имеет); 3.5.11.6. Характеристика оформляется на стандартных листахбумаги формата А4, визируется на оборотной стороне последнеголиста руководителем структурного подразделения и подписываетсязаместителем Главы администрации области - руководителем аппаратаАдминистрации области. Подпись удостоверяется оттиском печати сизображением герба Новгородской области. Дата выдачи характеристики проставляется внизу, под подписьюслева; 3.5.11.7. Характеристики относятся к документам, содержащимперсональные данные. Их подготовка и представление должныосуществляться с соблюдением норм действующего законодательства оперсональных данных. 3.6. Служебная переписка 3.6.1. Служебная переписка - различные виды официальныхдокументов информационно-справочного характера, используемых дляобмена информацией в деятельности Администрации области. В Администрации области используются следующие виды служебнойпереписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс),телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение). 3.6.2. Служебное письмо 3.6.2.1. Служебное письмо - документинформационно-справочного характера, направляемый Губернаторомобласти, Администрацией области, структурным подразделениемадресату (органу власти, организации, должностному или физическомулицу) по почтовой связи; 3.6.2.2. Служебные письма готовятся как: доклады о выполнении поручений Президента РоссийскойФедерации и Правительства Российской Федерации; сопроводительные письма; ответы на запросы; инициативные письма; 3.6.2.3. Служебные письма оформляются на бланках (приложенияNN 4, 5, 6) и имеют следующие реквизиты: адресат; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложений; подпись должностного лица; отметка об исполнителе. Схема расположения реквизитов на бланке письма АдминистрацииНовгородской области приведена в приложении № 17. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии сподразделом 3.3 Инструкции по делопроизводству; 3.6.2.4. Проект служебного письма оформляется на стандартномлисте бумаги формата А4. На первой странице проекта в правом верхнем углу печатаетсяслово "Проект". Ниже через одинарный межстрочный интервал в правом углупечатается адресат. Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизитаодинарным межстрочным интервалом, печатается в левом углу. Текст проекта служебного письма отделяется от заголовка ктексту двумя одинарными межстрочными интервалами, печатаетсямежстрочным интервалом "минимум" 18 пт; 3.6.2.5. Структура текста служебного письма, как правило,состоит из четырех частей: в первой - указываются цели, основания, причины; во второй - раскрываются суть проблемы, обстоятельства; в третьей - описываются принятые в области меры, направленныена изменение ситуации; в четвертой - приводятся выводы и излагаются просьбы,предложения; 3.6.2.6. Служебное письмо должно быть однопредметным посодержанию, мотивированным и обоснованным. В служебном письме должны излагаться вопросы, которые входятв компетенцию адресата. Служебные письма, оформляемые на бланке письма АдминистрацииНовгородской области, излагаются от первого лица множественногочисла ("Просим представить информацию...", "Направляем назаключение проект..." и др.), от третьего лица единственного числа("Администрация Новгородской области считает возможным...","Администрация Новгородской области предлагает рассмотреть..."),на бланке письма Губернатора Новгородской области - от первоголица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...","Считаю возможным принять участие в..."). В служебных письмах, адресованных должностным и физическимлицам, используются фразы этикетного характера перед текстомслужебного письма, например: Уважаемый... Объем служебного письма не должен превышать 1 - 2 страницы. Вотдельных случаях (информация по выполнению поручений,распоряжений Президента Российской Федерации, ПравительстваРоссийской Федерации) допускается увеличение объема служебногописьма; 3.6.2.7. При наличии материалов, прилагаемых к служебномуписьму, оформляется реквизит "Отметка о наличии приложений". Приложения к служебному письму визируются исполнителем иявляются его неотъемлемой частью; 3.6.2.8. Ниже через одинарный межстрочный интервалпроставляется виза руководителя органа (организации),подготовившего проект служебного письма. Визы согласования проекта служебного письма отделяютсяодинарным межстрочным интервалом от визы руководителя органа(организации), подготовившего проект письма; 3.6.2.9. Сроки подготовки инициативных писем определяютсяГубернатором области, заместителями Главы администрации области,руководителями структурных подразделений. Подготовка служебных писем-ответов осуществляется с учетомсроков, установленных действующим законодательством, или указанныхв резолюции. В данном случае оформляется реквизит "Ссылка наисходящий номер и дату документа адресанта", исполняемый документприлагается к проекту; 3.6.2.10. Служебные письма, подписываемые руководителями двухи более органов власти, организаций, оформляются на стандартномлисте бумаги формата А4. Наименования органов власти, организаций- авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностноголица"; 3.6.2.11. Письма, содержащие финансовые обязательства(гарантийные письма), подписываются двумя должностными лицами(заместителем Главы администрации области и начальником управленияфинансового обеспечения Администрации области - главнымбухгалтером) и заверяются оттиском печати с изображением гербаНовгородской области; 3.6.2.12. В служебных письмах, содержащих информациюограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка оконфиденциальности"; 3.6.2.13. Подготовленный соответствующим образом проектслужебного письма визируется исполнителем и передается насогласование. При необходимости к проекту прилагаютсяпояснительная записка, другие материалы, поясняющие содержаниеслужебного письма; 3.6.2.14. Проект служебного письма за подписью Губернатораобласти подлежит согласованию в следующем порядке: помощником (референтом) заместителя Главы администрацииобласти, осуществляющего координацию затрагиваемых в проекте письманаправлений деятельности Администрации области, который проверяетправильность составления и оформления проекта письма, принеобходимости редактирует текст; (В редакции ПостановленияАдминистрации Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725) руководителями органов (организаций), чьи интересызатрагивает содержание письма; председателем комитета финансов Новгородской области (еслиписьмо готовится по финансовым вопросам и касается финансовыхобязательств Администрации области или предусматривает расходы,покрываемые за счет областного бюджета); председателем комитета правового обеспечения Администрацииобласти; заместителем Главы администрации области, осуществляющимкоординацию затрагиваемых в проекте письма направленийдеятельности Администрации области; советником Губернатора области, который при отсутствиизамечаний визирует проект письма в левом верхнем углу первоголиста с указанием слов "На бланк" и даты визирования. При наличииу советника Губернатора области замечаний по тексту проект письмавизируется только после внесения разработчиком соответствующихправок; 3.6.2.15. Согласованный проект служебного письма за подписьюГубернатора области советник Губернатора области возвращаетпомощнику (референту) заместителя Главы администрации области,осуществляющего координацию затрагиваемых в проекте направленийдеятельности Администрации области, для передачи исполнителю,который сдает его в управление делопроизводства и архива дляоформления на бланк. (В редакции Постановления АдминистрацииНовгородской области от 23.12.2011 г. N 725) Проекты служебных писем, сданные в управлениеделопроизводства и архива до 15.00, оформляются на бланк ипередаются на подписание Губернатору области в этот же день.Проекты служебных писем, сданные в управление делопроизводства иархива после 15.00, передаются на подписание на следующий рабочийдень; 3.6.2.16. Проект служебного письма за подписью заместителяГлавы администрации области подлежит согласованию в следующемпорядке: руководителями органов (организаций), чьи интересызатрагивает содержание письма; председателем комитета финансов Новгородской области (еслиписьмо готовится по финансовым вопросам и касается финансовыхобязательств Администрации области или предусматривает расходы,покрываемые за счет областного бюджета). Проект служебного письма за подписью заместителя Главыадминистрации области после согласования передается исполнителемпомощнику (референту) заместителя Главы администрации области,осуществляющего координацию затрагиваемых в проекте направленийдеятельности Администрации области. (В редакции ПостановленияАдминистрации Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725) Помощник (референт) заместителя Главы администрации областипроверяет смысловое содержание, правильность составления иоформления проекта служебного письма, при необходимости редактируеттекст, обеспечивает его оформление на бланк письма АдминистрацииНовгородской области и передает на подпись заместителю Главыадминистрации области; (В редакции Постановления АдминистрацииНовгородской области от 23.12.2011 г. N 725) 3.6.2.17. После подписания служебное письмо вместе с проектомпередается в отдел прохождения документов для регистрации,отправки и направления копии в дело и исполнителю; 3.6.2.18. Служебные письма, направляемые ПрезидентуРоссийской Федерации, Председателю Правительства РоссийскойФедерации, Председателю Государственной Думы, Председателю СоветаФедерации Федерального Собрания Российской Федерации, оформляютсятолько за подписью Губернатора области. Служебные письма, направляемые в федеральные министерства,федеральные службы и агентства, аппарат полномочного представителяПрезидента Российской Федерации в Северо-Западном федеральномокруге, оформляются за подписью Губернатора области илизаместителей Главы администрации области. Служебные письма, направляемые в адрес органов исполнительнойвласти области, организаций и органов местного самоуправления,могут готовиться структурными подразделениями в пределах ихполномочий и оформляться на бланках писем структурныхподразделений; 3.6.2.19. Вносить исправления, дополнения в подписанныеслужебные письма не допускается. 3.6.3. Телеграмма 3.6.3.1. Телеграмма - документ информационно-справочногохарактера, направляемый адресату (органу власти, организации илидолжностному лицу) по телеграфной сети общего пользования. Подготовка телеграмм в Администрации области осуществляется всоответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи,утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от15 апреля 2005 года № 222; 3.6.3.2. В Администрации области готовятся телеграммыследующих категорий: "правительственная"; "срочная"; "обыкновенная"; 3.6.3.3. В зависимости от назначения, способа оформления,подачи или доставки в Администрации области используются следующиевиды телеграмм: "с уведомлением о вручении телеграфом" (с отметкой"уведомление телеграфом"); "на художественном бланке" (поздравительная); "схемная" (с отметкой "схема триста семьдесят девять", покоторой отправляются телеграммы одного содержания, адресованные вАдминистрации муниципальных районов и городского округа области); 3.6.3.4. Телеграммы оформляются за подписью Губернатораобласти или заместителей Главы администрации области.Правительственные телеграммы оформляются только за подписьюГубернатора области; 3.6.3.5. Телеграмма оформляется на стандартном листе бумагиформата А4 и имеет следующие реквизиты: категория и вид телеграммы - печатается центрированнымспособом. Категория "обыкновенная" не указывается; адресат - печатается в правом верхнем углу текстового поля(сокращения не применяются). В адресе телеграммы наименованиенаселенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается вименительном падеже, а наименование республики, края, области ирайона, на территории которых находится населенный пункт - вродительном падеже. Слова "строение", "корпус", "квартира","проспект", "проезд" и другие пишутся полностью. Номера домов,строений, корпусов и квартир пишутся цифрами. Дробные номерапишутся с использованием символа "/". Наименования номерных улиц иномерных организаций пишутся словами; текст телеграммы - излагается кратко, без союзов и предлогов(если при этом не искажается его содержание), без знаковпрепинания (или с их сокращенным обозначением), печатается безпереноса слов, без абзацев и исправлений. Текст телеграммызаканчивается регистрационным номером, который проставляется вотделе прохождения документов. После номера ставится "тчк"; подпись должностного лица - размещается под текстомтелеграммы и состоит из наименования должности, инициалов ифамилии лица, подписывающего телеграмму; адрес и наименование отправителя - проставляются ниже подписипод чертой от левой границы текстового поля (почтовый адресАдминистрации области, лицевой счет и дата телеграммы (деньотправления)). Ниже оформляется реквизит "подпись должностного лица"; отметка об исполнителе - оформляется в левом нижнем углутекстового поля с указанием фамилии, имени, отчества, контактныхтелефонов, с проставлением личной подписи и даты. Образец оформления телеграммы приведен в приложении № 18; 3.6.3.6. Подписанная телеграмма заверяется в отделепрохождения документов оттиском печати Администрации Новгородскойобласти "Для телеграмм". Копия телеграммы помещается в дело всоответствии с номенклатурой дел отдела прохождения документов; 3.6.3.7. Телеграммы передаются в отделение связи (телеграф)по реестру, который подписывается в двух экземплярах и заверяетсяоттиском печати Администрации Новгородской области "Длятелеграмм". Второй экземпляр реестра с отметкой работникаотделения связи (телеграфа) о приеме телеграммы возвращается вотдел прохождения документов. 3.6.4. Факсограмма (факс) 3.6.4.1. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажномносителе копия документа (письменного, графического,изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи; 3.6.4.2. По каналам факсимильной связи передаются документы,требующие срочной передачи. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в томчисле с отметкой "Для служебного пользования", для передачи пофаксимильной связи не принимаются; 3.6.4.3. Ответственность за содержание передаваемойинформации возлагается на исполнителя, подготовившего документ кпередаче, и руководителя соответствующего структурногоподразделения; 3.6.4.4. Для информирования адресата о досылке подлинника вправом верхнем углу документа, предназначенного для отправки пофаксу, исполнителем указывается "С досылкой подлинника" (кромеинформации, направляемой для сведения); 3.6.4.5. Работа с документами, поступившими по каналамфаксимильной связи, осуществляется в порядке, аналогичном порядкуработы с поступающей документацией на бумажном носителе,установленному Инструкцией по делопроизводству. В электроннойрегистрационной карточке (далее - РК) документа делается отметка оспособе доставки. 3.6.5. Телефонограмма 3.6.5.1. Телефонограмма - документ информационногохарактера, передаваемый по каналам телефонной связи (приглашение,экстренное сообщение и т.п.). Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, какправило, не более 50 слов. В тексте телефонограммы следует избегать труднопроизносимыхслов, словосочетаний и сложных речевых оборотов; 3.6.5.2. Переданная (поступившая) телефонограммасоставляется в одном экземпляре и оформляется на специальномбланке (приложение № 19); 3.6.5.3. Текст поступившей телефонограммы оперативнопередается руководителю, которому она адресована. Работа с поступившими телефонограммами осуществляется впорядке, аналогичном порядку работы с поступающей документацией набумажном носителе, установленному Инструкцией по делопроизводству.В РК документа делается отметка о способе доставки. 3.6.6. Электронное письмо (электронное сообщение) 3.6.6.1. Электронное письмо (электронное сообщение) -документ информационно-справочного характера, передаваемый поэлектронной почте. Электронное письмо (электронное сообщение) имеет статусдокумента, если оно заверено электронной цифровой подписью; 3.6.6.2. С помощью электронной почты могут передаватьсялюбые по форме представления данные (текстовые сообщения,графические изображения и др.), за исключением документов,содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе спометкой "Для служебного пользования", содержащих персональныеданные; 3.6.6.3. Электронное письмо (электронное сообщение) имеетследующие реквизиты: адресат (в поле "Кому" указывается электронный адресполучателя); заголовок к тексту (указывается в поле "Тема"); текст документа. Образец электронного сообщения: Дата: 18.01.11 12:30 От кого:Кому: Тема: НА: Re: из "Приглашение на семинар..." Уважаемая...! Спасибо за приглашение на семинар... Фамилия Имя, начальник управления делопроизводства и архива комитетаконтроля и делопроизводства Администрации области 73-23-04 3.6.6.4. Электронное письмо (электронное сообщение) можетиметь вложения, которые содержат электронную версию передаваемогодокумента либо его электронную копию, полученную в результатесканирования документа, оформленного на бумажном носителе; 3.6.6.5. Работа с поступившими электронными письмами(электронными сообщениями) осуществляется в порядке, аналогичномпорядку работы с поступающей документацией на бумажном носителе,установленному Инструкцией по делопроизводству. В РК документаделается отметка о способе доставки. 4. Организация документооборота в Администрации области 4.1. Общие требования к организации документооборота вАдминистрации области 4.1.1. В Администрации области документооборотосуществляется с использованием СЭД ОИВ Новгородской области. (Вредакции Постановления Администрации Новгородской областиот 23.12.2011 г. N 725) 4.1.2. Основными принципами организации документооборота вАдминистрации области являются: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов, имеющих одинаковый маршрут, надокументопотоки (маршрутизация); организация движения документа по наиболее короткому пути; организация предварительного рассмотрения поступающейдокументации; исключение возвратных движений документа, не обусловленныхделовой необходимостью; однократность регистрации документов. 4.1.3. Документооборот в Администрации области всоответствии с особенностями технологической обработки состоит издокументопотоков: поступающая документация; отправляемая документация; внутренняя документация. 4.1.4. В составе поступающей документации выделяются: законы Российской Федерации, указы, распоряжения, порученияПрезидента Российской Федерации, постановления, распоряжения,поручения Правительства Российской Федерации, протоколы совещанийи заседаний Правительства Российской Федерации и его комиссий,письма из аппарата полномочного представителя ПрезидентаРоссийской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, имеющиессылки на поручения Президента Российской Федерации (далее -специальная корреспонденция); документы, поступившие из других органов государственнойвласти, органов местного самоуправления области, из организаций,запросы депутатов Государственной Думы Федерального СобранияРоссийской Федерации и членов Совета Федерации ФедеральногоСобрания Российской Федерации и др.; обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). 4.1.5. В составе отправляемой документации выделяются: документы по выполнению специальной корреспонденции; копии правовых актов; письма Губернатора области и Администрации области; ответы на обращения граждан; письма структурных подразделений. 4.1.6. В составе внутренней документации выделяются: правовые акты; поручения Губернатора области; протоколы заседаний (совещаний); планы; отчеты; договоры (соглашения); документы структурных подразделений (служебные,объяснительные, аналитические записки, справки, акты и др.). 4.1.7. Регистрации подлежат все документы, создаваемые вАдминистрации области и поступающие от иных органов власти,юридических и физических лиц, независимо от способа их доставки,передачи или создания. 4.1.8. Регистрация документов в Администрации областиведется в соответствии с документопотоками в пределах группы взависимости от вида документа. Например, отдельно регистрируютсяраспоряжения Администрации области по личному составу, служебнаяпереписка. 4.1.9. Доставка и отправка документов осуществляютсясредствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи(телеграф, телефон, факсимильная связь и электронная почта), "снарочным". Средствами почтовой связи доставляется и отправляетсякорреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовыхкарточек, бандеролей и печатные издания. Средствами электросвязи доставляются и отправляютсятелеграммы, факсограммы (факсы), телефонограммы, электронныеписьма (электронные сообщения). 4.1.10. Для регистрации и учета документов используютсяклассификаторы (справочники): структурных подразделений; видов документов; должностных лиц; корреспондентов; предметно-тематический (вопросы деятельности). 4.2. Прием и первичная обработка поступающей документации 4.2.1. Поступающая документация принимается централизованноотделом прохождения документов. 4.2.2. При получении документа отдел прохождения документовпроверяет целостность конверта, пакета или упаковки, правильностьадресования документа, а при вскрытии конверта - наличие в немдокументов, включая приложения. При обнаружении отсутствия документов или приложений к нимсоставляется акт об отсутствии документов в полученнойкорреспонденции (приложение N 22 - не приводится) в двухэкземплярах: первый приобщается к поступившему документу, второйнаправляется отправителю документа. 4.2.3. Не вскрываются конверты с отметкой "Лично". 4.2.4. Конверты сохраняются и прилагаются к документам вслучаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя идату отправки. 4.2.5. При первичной обработке документы сортируются поадресатам на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии сперечнем документов, не подлежащих регистрации (приложение № 23). Нерегистрируемые документы передаются непосредственно поназначению, остальные направляются на предварительное рассмотрениеи регистрацию. 4.2.6. Телеграммы принимаются отделом прохождения документовпод расписку с проставлением даты и времени приема. 4.2.7. Документы с отметками "Вручить немедленно", "Весьмасрочно" и "Срочно" доставляются фельдъегерской связью в отделпрохождения документов. 4.2.8. Документы, поступившие в рабочее время, проходятпервичную обработку и передаются на регистрацию в деньпоступления, поступившие в нерабочее время - на следующий рабочийдень. 4.2.9. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращаетсяотправителю в день поступления или на следующий рабочий день. 4.3. Предварительное рассмотрение поступающей документации 4.3.1. Предварительное рассмотрение поступивших документовосуществляется в отделе прохождения документов. 4.3.2. Предварительное рассмотрение поступивших документов,адресованных Губернатору области, а также без указания конкретноголица или структурного подразделения, осуществляется председателемкомитета контроля и делопроизводства, в период его отсутствия -его заместителем для распределения их на требующие обязательногорассмотрения Губернатором области или заместителем Главыадминистрации области - руководителем аппарата Администрацииобласти. 4.3.3. Предварительное рассмотрение поступивших документовосуществляется с учетом их содержания и в соответствии сраспределением обязанностей. 4.3.4. Прошедшие предварительное рассмотрение поступившиедокументы подлежат регистрации в отделе прохождения документов. 4.4. Регистрация поступающей документации 4.4.1. Регистрация поступивших документов (за исключениемобращений граждан) осуществляется отделом прохождения документов вСЭД ОИВ Новгородской области. (В редакции ПостановленияАдминистрации Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725) 4.4.2. Поступившие документы регистрируются в деньпоступления, в случае их поступления в нерабочее время - наследующий рабочий день. 4.4.3. Поступившие документы с отметками "Срочно","Оперативно" передаются на регистрацию незамедлительно. 4.4.4. Регистрационный номер поступившего документа (заисключением специальной корреспонденции) состоит из порядковогономера поступления в пределах календарного года, которыйдополняется буквенным индексом "В" и через дефис порядковымномером заголовка дела по номенклатуре дел отдела прохождениядокументов, например: № 185В-23, где:185 - порядковый номер поступления в пределах календарного года;В - буквенный индекс, обозначающий принадлежность документа к поступающей документации;23 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел отдела прохождения документов. 4.4.5. Регистрационный номер поступившего документа,отнесенного к категории специальной корреспонденции, состоит изпорядкового номера поступления в пределах календарного года,который дополняется буквенным индексом "В", например: № 185В, где:185 - порядковый номер поступления в пределах календарного года;В - буквенный индекс, обозначающий принадлежность документа к поступающей документации. Письмам, поступившим во исполнение контрольного документа,присваивается входящий номер контрольного документа и через дробьочередной порядковый номер ответа на контрольный документ. 4.4.6. Поступившие документы с отметками "Для служебногопользования", "Конфиденциально" регистрируются в отдельном журнале(приложение № 24). К регистрационному номеру поступивших документов с отметкой"Для служебного пользования" добавляется через дефис буквенныйиндекс "дсп". 4.4.7. При регистрации поступившего документа в СЭД ОИВНовгородской области заводится РК (приложение № 25). (В редакцииПостановления Администрации Новгородской областиот 23.12.2011 г. N 725) 4.4.8. На поступивших документах в нижнем правом углу первоголиста документа проставляется с использованием штампа отметка опоступлении документа с указанием даты и регистрационного номерадокумента, служащих уникальным идентификатором документа в СЭД ОИВНовгородской области. (В редакции Постановления АдминистрацииНовгородской области от 23.12.2011 г. N 725) 4.4.9. Если поступивший документ является ответом надокумент Администрации области, то при наличии соответствующейссылки в реквизитах поступившего документа в РК в поле "Связки"устанавливается связка с документом, на который дается ответ. 4.4.10. Поступившие документы, содержащие конкретный срокисполнения, ставятся на контроль во время регистрации. Если вдокументе срок исполнения не указан, то сроки устанавливаются всоответствии с действующим законодательством (приложение № 26). 4.4.11. Постановка поступивших документов на контроль в СЭДОИВ Новгородской области осуществляется отделом прохождениядокументов при заполнении в РК полей "Плановая" (заносится плановаядата исполнения) и "Исполнители". В РК документа высвечиваетсясоответствующая индикация в виде буквы "К" красного цвета. (Вредакции Постановления Администрации Новгородской областиот 23.12.2011 г. N 725) При постановке поступившего документа на контроль в правомверхнем углу первого листа проставляются отметки о контроледокумента с использованием штампа "Контроль" и слева на нижнемполе "Подлежит возврату вместе с ответом", в правом верхнем углууказывается срок исполнения документа. Исполненные документывозвращаются в день их исполнения в отдел прохождения документовдля снятия с контроля в СЭД и направления их в дело. 4.4.12. Документы, поставленные на контроль, подлежатсканированию. Электронный образ документа (файл) прикрепляется к РКдокумента в СЭД ОИВ Новгородской области. (В редакции ПостановленияАдминистрации Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725) 4.4.13. Поступившие телеграммы, факсограммы (факсы) идокументы, поступившие по электронной почте, регистрируются в СЭДОИВ Новгородской области аналогично документам, поступившим набумажном носителе. (В редакции Постановления АдминистрацииНовгородской области от 23.12.2011 г. N 725) 4.4.14. Документы, поступившие в структурные подразделенияпо факсу, электронной почте, регистрируются в структурномподразделении в журнале регистрации документов, поступающих пофаксу, электронной почте (приложение № 27). 4.5. Порядок рассмотрения поступающей документации 4.5.1. После регистрации поступившие документы передаются нарассмотрение Губернатору области, заместителям Главы администрацииобласти, руководителям структурных подразделений. При этом резолюция первого заместителя Главы администрацииобласти, заместителя Главы администрации области не должнапротиворечить резолюции Губернатора области, заместителя Главыадминистрации области - руководителя аппарата Администрацииобласти. В резолюцию первого заместителя Главы администрации области,заместителя Главы администрации области в качестве исполнителейвключаются руководители структурных подразделений Администрацииобласти, органов исполнительной власти области, координациюдеятельности которых осуществляет первый заместитель Главыадминистрации области, заместитель Главы администрации области всоответствии с распределением обязанностей. Включение в резолюциюиных исполнителей допускается при условии предварительного (в томчисле письменного) согласования с должностным лицом, определившимсостав исполнителей ранее. Доставка поступивших документов Губернатору области,заместителям Главы администрации области осуществляетсяработниками отдела прохождения документов в день регистрации в10.00 и 16.00, срочных документов незамедлительно. (Пункт в редакции Постановления Администрации Новгородскойобласти от 28.09.2011 г. N 477) 4.5.2. Срок рассмотрения документа (с учетом оформлениярезолюции) не должен превышать трех рабочих дней. 4.5.3. После рассмотрения документов Губернатором области,заместителями Главы администрации области работники управленияделопроизводства и архива, работающие в соответствующих приемных,переносят содержание резолюции в РК. 4.5.4. Передача документов на исполнение осуществляетсяработниками отдела прохождения документов. Документ на бумажномносителе отправляется по почте или передается исполнителю подрасписку в реестре передачи документов (приложение № 28),одновременно осуществляется пересылка РК. Информация о передаче РК исполнителям фиксируется в поле"Пересылка". Передача документа на бумажном носителе фиксируется вРК в поле "Журнал передачи документа". 4.5.5. В соответствии с резолюцией подлинник документанаправляется ответственному исполнителю (указанному в резолюциипервым), остальным исполнителям передаются копии. Изготовлениенеобходимого количества копий документа обеспечивают советники(помощники) (референты) Губернатора области, заместителей Главыадминистрации области, на рассмотрении у которых находилсядокумент. (В редакции Постановления Администрации Новгородскойобласти от 23.12.2011 г. N 725) 4.5.6. Советники (помощники) (референты) Губернатора области,заместителей Главы администрации области, работники, ответственныеза ведение делопроизводства в структурных подразделениях, ежедневнов начале рабочего дня и после 16.00 осуществляют контрольпоступивших на исполнение документов в СЭД ОИВ Новгородской области(папка "Поступившие" в "Кабинете" руководителя) и принимаютпоступившие в виде РК документы к исполнению (перемещают РК в папку"На исполнении" или "На контроле"). (В редакции ПостановленияАдминистрации Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725) 4.6. Регистрация отправляемой документации 4.6.1. Документы, подписанные Губернатором области,заместителями Главы администрации области, передаются нарегистрацию в отдел прохождения документов вместе с проектами. Документы, подписанные руководителями структурныхподразделений, регистрируются в структурных подразделениях. 4.6.2. Работники отдела прохождения документов осуществляютпроверку правильности оформления документа, комплектности исоответствия количества экземпляров документа указателю рассылки. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции поделопроизводству, возвращаются исполнителю на доработку. 4.6.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется вСЭД ОИВ Новгородской области в день их подписания или на следующийрабочий день. (В редакции Постановления Администрации Новгородскойобласти от 23.12.2011 г. N 725) 4.6.4. Дата и регистрационный номер документа проставляютсяна подлиннике документа в реквизитах бланка и на проектедокумента. 4.6.5. Регистрационный номер отправляемого документа (заисключением специальной корреспонденции) состоит из порядковогономера отправления в пределах календарного года, которыйдополняется через косую черту кодом должностного лица,подписавшего документ, с проставлением буквенного индекса "И" ичерез дефис порядкового номера заголовка дела по номенклатуре делотдела прохождения документов, например: № 185/1И-23, где:185 - порядковый номер в пределах календарного года;1 - код должностного лица, подписавшего документ (перечень кодов должностных лиц утверждается заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации области);И - буквенный индекс, обозначающий принадлежность документа к отправляемой документации;23 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел отдела прохождения документов. 4.6.6. Регистрационный номер отправляемого документа,отнесенного к категории специальной корреспонденции, состоит изпорядкового номера отправления в пределах календарного года,который дополняется буквенным индексом "И", например: № 185И, где:185 - порядковый номер в пределах календарного года;И - буквенный индекс, обозначающий принадлежность документа к отправляемой документации. 4.6.7. К регистрационному номеру отправляемых документов сотметкой "Для служебного пользования" добавляется через дефисбуквенный индекс "дсп". 4.6.8. Копия зарегистрированного отправляемого документа сприложениями заверяется работником отдела прохождения документовпутем проставления на оборотной стороне первого листа отметки"Верно", подписи, даты. 4.7. Отправка документов 4.7.1. Отправка документов осуществляется отделомпрохождения документов. 4.7.2. Документы, предназначенные для отправки пофаксимильной связи, передаются в отдел прохождения документов суказанием номера телефона-факса адресата. 4.7.3. Документы, переданные на отправку в отдел прохождениядокументов до 15.00, отправляются адресатам в этот же день.Документы, поступившие в отдел прохождения документов после 15.00,отправляются на следующий рабочий день. Документы, подлежащие отправке фельдъегерской связью,принимаются отделом прохождения документов до 13.00. 4.7.4. Документы, предназначенные для пересылки по почте,вкладываются в конверты, которые маркируются на франкировальноймашине. 4.7.5. Обработка корреспонденции, предназначенной дляотправки почтовой связью, осуществляется в соответствии сПравилами оказания услуг почтовой связи, документов,предназначенных для отправки телеграфной связью в соответствии сПравилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденнымиПостановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля2005 года № 222. 4.7.6. Фельдъегерской связью отправляются срочные документы,направляемые Президенту Российской Федерации, ПредседателюПравительства Российской Федерации, полномочному представителюПрезидента Российской Федерации в Северо-Западном федеральномокруге, в Правительство Российской Федерации, Государственную Думуи Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации. 4.7.7. Отправка документов с отметкой "Для служебногопользования" осуществляется заказным почтовым отправлением. 4.8. Регистрация и прохождение внутренней документации 4.8.1. Регистрация внутренних документов, создаваемых вструктурных подразделениях, осуществляется работниками,ответственными за ведение делопроизводства в структурныхподразделениях, в журнале учета внутренних документов (приложение №29) и (или) в СЭД ОИВ Новгородской области. (В редакцииПостановления Администрации Новгородской областиот 23.12.2011 г. N 725) Объяснительные записки, оформляемые рукописным способом,регистрации не подлежат. 4.8.2. Регистрационный номер внутреннего документа состоитиз цифрового обозначения структурного подразделения поклассификатору структурных подразделений Администрации области,утверждаемому заместителем Главы администрации области -руководителем аппарата Администрации области, и через косую чертупорядкового номера в пределах календарного года, например: № 04/134, где:04 - код структурного подразделения;134 - порядковый номер в пределах календарного года. 4.8.3. Передача документов между структурнымиподразделениями осуществляется через отдел прохождения документовработниками, ответственными за ведение делопроизводства вструктурных подразделениях, под расписку в реестре передачидокументов (приложение № 28). 4.9. Порядок работы с иностранной корреспонденцией 4.9.1. Работа с иностранной корреспонденцией включает приеми первичную обработку поступившей иностранной корреспонденции,регистрацию, прохождение, отправку документов, направляемыхзарубежным корреспондентам. 4.9.2. После первичной обработки, осуществленной отделомпрохождения документов в соответствии с подразделом 4.2 Инструкциипо делопроизводству, поступившая иностранная корреспонденцияпередается в управление по международным связям Администрацииобласти. 4.9.3. Управление по международным связям Администрацииобласти осуществляет перевод поступившей иностраннойкорреспонденции на русский язык или составляет аннотацию ивозвращает их в отдел прохождения документов. 4.9.4. После перевода или составления аннотации поступившаяиностранная корреспонденция обрабатывается отделом прохождениядокументов в соответствии с подразделами 4.3 - 4.5 Инструкции поделопроизводству. 4.9.5. Документы на иностранных языках принимаются отделомпрохождения документов на отправку только при наличии перевода,заверенного должностным лицом, подписавшим отправляемый документ. 4.10. Учет и анализ объема документооборота 4.10.1. Объем документооборота - количество документов,поступивших в Администрацию области и созданных ею за определенныйпериод времени (месяц, календарный год). 4.10.2. Учет объема документооборота ведется в целяхсокращения избыточного документооборота и оптимизации численностиработников, занятых в делопроизводстве. Анализ объемадокументооборота проводится в целях рационального распределениядокументопотоков. 4.10.3. Учет количества документов проводится порегистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается экземплярдокумента (подлинник или копия, если это единственный экземплярдокумента). 4.10.4. Работники, ответственные за ведение делопроизводствав структурных подразделениях, ежегодно представляют в отделпрохождения документов данные о количестве документов, созданныхсоответствующим структурным подразделением. 4.10.5. Данные об объеме документооборота обобщаются,анализируются комитетом контроля и делопроизводства и принеобходимости представляются заместителю Главы администрацииобласти - руководителю аппарата Администрации области в видесправки (приложение № 30). 5. Работа исполнителей с документами 5.1. Работа исполнителей с документами осуществляется наосновании резолюций Губернатора области и (или) заместителей Главыадминистрации области, руководителей структурных подразделений. 5.2. Руководители структурных подразделений обеспечивают: оперативное рассмотрение документов; доведение документов до исполнителей в день поступления; контроль за качественным исполнением документов по существу. 5.3. Документы, поступившие в структурное подразделение,передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителемструктурного подразделения. Учет поступления, прохождения и контроль сроков исполнениядокументов в структурном подразделении осуществляется сиспользованием СЭД ОИВ Новгородской области и (или) по рееструдокументов, поступивших на исполнение (приложение № 31). (Вредакции Постановления Администрации Новгородской областиот 23.12.2011 г. N 725) 5.4. Результатом исполнения документа является проектдокумента, согласованный с заинтересованными органами(организациями). 5.5. Исполнитель в процессе исполнения документаосуществляет: сбор и обработку необходимой информации; подготовку проекта документа и всех необходимых приложений ссоблюдением требований Инструкции по делопроизводству; согласование проекта с заинтересованными органами(организациями); подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято","Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" ссоответствующим пояснением); доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходесогласования (в случае корректировки проекта по существу документапроводится его повторное согласование); подготовку указателя рассылки (при необходимости); представление проекта документа на подпись (утверждение)руководителю структурного подразделения. 5.6. При наличии нескольких исполнителей ответственнымисполнителем считается указанный в резолюции первым. Остальныеисполнители, подготовив необходимую информацию в пределахполномочий, заблаговременно представляют ее ответственномуисполнителю с учетом указанных в резолюции сроков. Все исполнителив равной степени ответственны за своевременное и качественноеисполнение документа. Не допускается представление проектовдокументов руководителю, давшему указание по исполнению документа,минуя ответственного исполнителя. При необходимости ответственныйисполнитель имеет право созывать исполнителей документа длявыработки совместных решений. 5.7. При невозможности выполнения указаний по исполнениюдокумента в установленный срок (отсутствуют реальные условиявыполнения) исполнитель заблаговременно в письменной формеинформирует об этом руководителя, давшего указание, с просьбой опродлении срока исполнения документа. Решение о продлении срока исполнения документа принимаетруководитель, давший указание по исполнению документа. Исполнитель информирует комитет контроля и делопроизводстваоб изменении срока исполнения документа. Отдел прохождения документов заносит в РК новый срокисполнения документа. 5.8. В ходе исполнения документа исполнителем вносятсянеобходимые отметки в РК документа. 5.9. Контроль и регулирование хода исполнения документовосуществляет комитет контроля и делопроизводства. Исполнителямрассылаются напоминания о приближении срока исполнения документов,допускается дополнительно информировать исполнителей по телефону. 5.10. После исполнения документа информация об исполнениизаносится исполнителем в РК документа в поле "Отчет исполнителя". 5.11. Документ считается исполненным после фактическогоисполнения заданий, поручений, запросов и документированногоподтверждения их исполнения по существу. 5.12. Снятие исполненного в Администрации области документас контроля осуществляется отделом прохождения документов,документа, поставленного на контроль в структурном подразделении -структурным подразделением. 6. Техническое обеспечение подготовки документов 6.1. В Администрации области оформление правовых актов,писем Губернатора области и Администрации области насоответствующих бланках осуществляется с использованиемкомпьютерной техники в управлении делопроизводства и архива. 6.2. Проекты документов, подлежащие оформлению насоответствующие бланки, передаются исполнителями в управлениеделопроизводства и архива на бумажном и электронном носителях. Не принимаются проекты, оформленные на двух сторонах листа,небрежно и неразборчиво написанные "от руки", с карандашнымиправками. 6.3. Копии правовых актов изготавливаются с помощью средствкопировально-множительной и компьютерной техники. На копиях правовых актов личная подпись должностного лица,подписавшего правовой акт, не воспроизводится, при этомрасшифровка подписи печатается на уровне последней строкинаименования должности с отступом от нее трех печатных знаков. Копии правовых актов заверяются оттиском печати комитетаконтроля и делопроизводства Администрации Новгородской области"Для документов". При изготовлении копий многостраничных документовиспользуется оборотная сторона листа с учетом смещения поляподшивки документа. Количество копий правовых актов определяется указателемрассылки. Выдача копий правовых актов органам (организациям), невключенным в указатель рассылки, осуществляется по их запросам. При необходимости из правового акта может оформлятьсявыписка, которая полностью воспроизводит реквизиты бланкадокумента, но вместо вида документа указывается: "Выписка из... ". 6.4. При необходимости управление делопроизводства и архивапо запросам органов (организаций) выдает заверенныесоответствующим образом копии правовых актов, выписок из правовыхактов. Листы многостраничной копии документа скрепляются(прошиваются нитками на 3 прокола), нумеруются в правом верхнемуглу карандашом. На месте скрепления с оборотной стороныпоследнего листа копии оформляется заверительная надпись "Всегопрошито, пронумеровано, скреплено печатью ________ л."(указывается количество листов цифрами, в скобках - прописью),подписывается начальником управления делопроизводства и архива(другим уполномоченным должностным лицом) и заверяется оттискомпечати комитета контроля и делопроизводства АдминистрацииНовгородской области. 6.5. Запросы органов (организаций) о предоставленииуказанных копий (выписок) исполняются управлением делопроизводстваи архива в течение 30 календарных дней с даты их поступления вАдминистрацию области. 6.6. В Администрации области копировально-множительныеработы осуществляет управление делопроизводства и архива наосновании заявки руководителя структурного подразделения. 6.7. Документы, подлежащие размножению, должны бытьтщательно подготовлены (в несброшюрованном виде, листыпронумерованы, завизированы исполнителем) и оформлены всоответствии с Инструкцией по делопроизводству. 6.8. Учет изготовленных копий ведется в журнале учетакопировальных работ. 7. Документальный фонд Администрации области 7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 7.1.1. Номенклатура дел используется для группировкиисполненных документов в дела, систематизации и учета дел и поискадокументов. Номенклатура дел является основой для составления описей делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дляучета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 7.1.2. Ответственность за составление номенклатуры делАдминистрации области, порядок формирования и оформления дел,обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел вархив Администрации области несет управление делопроизводства иархива. 7.1.3. В Администрации области составляются номенклатуры делструктурных подразделений (приложение № 32) и номенклатура делАдминистрации области (приложение № 33). 7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделениясоставляется работником, ответственным за ведение делопроизводствав структурном подразделении, с привлечением работниковподразделения, согласовывается с работником управленияделопроизводства и архива, ответственным за ведение архиваАдминистрации области, и начальником управления делопроизводства иархива, подписывается руководителем структурного подразделения ипредставляется до 1 декабря текущего года в управлениеделопроизводства и архива. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срокразрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее вуправление делопроизводства и архива. Ответственность за своевременность и правильность составленияноменклатуры дел структурного подразделения несет егоруководитель. 7.1.5. Номенклатура дел Администрации области составляетсяработником управления делопроизводства и архива, ответственным заведение архива Администрации области, из номенклатур делструктурных подразделений. 7.1.6. Номенклатура дел Администрации области подписываетсяпредседателем комитета контроля и делопроизводства и послесогласования с экспертной комиссией Администрации области (далее -ЭК) утверждается заместителем Главы администрации области -руководителем аппарата Администрации области не позднее концатекущего года и вводится в действие с 1 января следующего года. 7.1.7. Один раз в 5 лет номенклатура дел Администрацииобласти согласовывается с экспертно-проверочной методическойкомиссией органа управления архивным делом области (далее - ЭПМК). В случае изменения структуры и функций Администрации областиуправление делопроизводства и архива разрабатывает новуюноменклатуру дел Администрации области и представляет ее насогласование ЭПМК. 7.1.8. Номенклатура дел Администрации области готовится вчетырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянногохранения помещается в дело комитета контроля и делопроизводства,второй - используется в управлении делопроизводства и архива какрабочий экземпляр, третий - применяется в архиве Администрацииобласти, четвертый - в государственном архиве, в которыйпередаются на постоянное хранение образующиеся в процесседеятельности Администрации области документы Архивного фондаРоссийской Федерации. 7.1.9. В номенклатуре дел Администрации области разделырасполагаются в соответствии с классификатором структурныхподразделений Администрации области, утверждаемым заместителемГлавы администрации области - руководителем аппарата Администрацииобласти. Названиями разделов и подразделов номенклатуры делАдминистрации области являются наименования структурныхподразделений. 7.1.10. В номенклатуре дел Администрации областипредусматриваются заголовки дел для группировки документов,отражающих все документируемые участки и вопросы деятельностиАдминистрации области. Электронные документы (далее - ЭД) и базы данных такжевключаются в номенклатуру дел Администрации области на общихоснования. 7.1.11. Номенклатура дел составляется по установленной форме. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждогодела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит изустановленного в Администрации области кода структурногоподразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуредел внутри структурного подразделения. Индексы дел обозначаютсяарабскими цифрами, например: 12-05, где:12 - код структурного подразделения;05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексыдля однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года,являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующегогода с тем же индексом. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Заголовок дела в обобщенной форме отражает основноесодержание и состав документов дела. Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретныеформулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), атакже вводные слова и сложные обороты. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых вследующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или видадокумента (протоколы и др.); название органа власти, организации, структурногоподразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которойбудут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержаниедокументов дела; дата (период), к которой относятся документы дела; указание на копийность документа. Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит издокументов одного вида, в заголовке дела указывается виддокументов, например: Распоряжения Администрации Новгородской области по личному составу за 2007 год, NN 1-рл - 197-рл В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, ноне связанных последовательностью исполнения, в качестве вида делаупотребляется термин "документы", а в конце заголовка дела вскобках указываются основные виды документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (планы, доклады, обзоры, сводки, справки идр.), например: Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)Документы о проведении обучающих семинаров по делопроизводству для работников Администрации области и иных органов исполнительной власти области (планы, списки, доклады, информации) Термин "документы" применяется также в заголовках дел,содержащих документы приложения к какому-либо документу, например: Протоколы заседаний экспертной комиссии Администрации области и документы к ним В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем ипо какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащихпереписку с однородными корреспондентами, последние неуказываются, а указывается их общее название, например: Переписка с органами исполнительной власти Новгородской области о разработке и выполнении целевых программ В заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка о награждении работников Администрации Новгородской области, присвоении почетных званий В заголовках дел указывается конкретный корреспондент, еслипереписка ведется только с ним, например:Переписка с ГУ "Новгородский информационно-аналитический центр" по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота При обозначении в заголовках деладминистративно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородныхадминистративно-территориальных единиц, в заголовке дела неуказываются их конкретные названия, а указывается их общее видовоеназвание, например: Переписка с органами местного самоуправления муниципальных образований Новгородской области по вопросам ценообразования в Новгородской области если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы, ее название указывается взаголовке дела, например:Переписка с УФНС России по Новгородской области (Великий Новгород) об освобождении от уплаты налогов Переписка с ВНИИДАД (Москва) о разъяснении законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела В заголовках дел, содержащих плановую или отчетнуюдокументацию, указывается период (квартал, год), на (за) которыйсоставлены планы (отчеты), например: Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта за 2010 год Годовые планы финансовых мероприятий на 2011 год Если дело будет состоять из нескольких томов (частей), тосоставляется общий заголовок дела, при необходимости составляютсязаголовки дел каждого тома (части), уточняющие содержаниезаголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов иподразделов номенклатуры дел определяется степенью важностидокументов, составляющих дела, их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов,частей). Графа заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей поПеречню типовых управленческих архивных документов, образующихся впроцессе деятельности органов государственной власти, органовместного самоуправления и организаций, с указанием сроковхранения, утвержденному Приказом Министерства культуры РоссийскойФедерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее - типовойперечень). При включении в номенклатуру дел заголовков дел,содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрентиповым перечнем, срок их хранения устанавливается по согласованиюс ЭПМК. Сроки хранения ЭД соответствуют срокам хранения аналогичныхвидов документов на бумажном носителе и определяются по типовомуперечню. В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящихделах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных заформирование дел, передаче дел в другое структурное подразделениеили орган исполнительной власти области для продолжения и др. 7.1.12. Если в течение года в Администрации области возникаютновые документируемые участки работы, на них формируютсясоответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатурудел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатурыоставляются резервные номера. 7.1.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делаетсяитоговая запись, в которую вносятся сведения о количествезаведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временногохранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатурыдел Администрации области, передаются в соответствующийгосударственный архив. 7.2. Порядок формирования дел 7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документовв дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизациядокументов внутри дела. 7.2.2. Дела формируются всеми структурными подразделениямипри методическом руководстве работника управления делопроизводстваи архива, ответственного за ведение архива Администрации области. Ответственность за формирование дел в структурныхподразделениях несут их руководители и работники, ответственные заведение делопроизводства в структурных подразделениях. 7.2.3. Исполненные документы помещаются в дела всоответствии с номенклатурой дел. Номер (индекс) дела, в котороедолжен быть помещен документ, определяется руководителемструктурного подразделения или исполнителем на основанииноменклатуры дел совместно с работником, ответственным за ведениеделопроизводства в структурном подразделении. 7.2.4. Формирование дел осуществляется с учетом следующихправил: помещать в дело только исполненные документы, соответствующиепо своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел; помещать вместе все документы, относящиеся к решению одноговопроса; помещать приложения вместе с документами, к которым ониотносятся, независимо от даты их утверждения или составления; группировать в дело документы одного календарного года, заисключением переходящих дел; группировать в отдельные дела документы постоянного ивременного хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дело факсограммы, телеграммы, телефонограммы наобщих основаниях; помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный; не помещать в дело документы, подлежащие возврату. Сформированное дело не должно содержать более 250 листов(толщина не более 4 см). При превышении данного объема заводитсявторой том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс изаголовок дела проставляются на каждом томе с добавлениемобозначений "Том 1", "Том 2". 7.2.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз вхронологической, вопросно-логической последовательности или в ихсочетании. Все документы отчетного и информационного характера поисполнению правового акта, находящегося на контроле, подшиваются взаведенное на правовой акт дело. Если на правовой акт дело незаводилось, то отчетные документы подшиваются в отдельное делопостоянного хранения за текущий год. При наличии документа о снятии с контроля нескольких правовыхактов, подшитых в разные дела, в соответствующие дела подшиваютсякопии документа с указанием номера дела, в котором подшитподлинник документа. Протоколы заседаний (совещаний) в деле располагаются вхронологическом порядке. Документы к заседаниям (совещаниям)группируются в отдельное дело если они содержат более 25 страниц исистематизируются внутри дела по номерам протоколов заседаний(совещаний). Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами,группируются вместе с правовыми актами. Распоряжения Администрации области по основной деятельностигруппируются отдельно от распоряжений Администрации области поличному составу. Распоряжения Администрации области по личному составуформируются в отдельные дела по различным вопросам и всоответствии со сроками хранения (распоряжения о приеме,перемещении, увольнении формируются отдельно от распоряжений подругим вопросам (командировки, ежегодные отпуска и др.)). Плановые и отчетные документы следует хранить в делах года, ккоторому они относятся по своему содержанию, независимо от времениих составления или даты поступления. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением,располагаются в деле в хронологическом или алфавитном порядке. Переписка группируется за период одного календарного года исистематизируется в хронологической последовательности,документ-ответ помещается за документом-запросом. Привозобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся впредыдущем году, документы включаются в дело текущего года суказанием индекса дела предыдущего года. Резолюции, оформленные на бланках, размещаются переддокументом, к которому они относятся. Исполненные документы с отметкой "Для служебного пользования"группируются в дела в соответствии с номенклатурой делнесекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в котороепомещены такие документы, проставляется отметка "Для служебногопользования". 7.3. Оформление дел 7.3.1. Оформление дел осуществляется работниками,ответственными за ведение делопроизводства в структурныхподразделениях, при методической помощи и под контролем работникауправления делопроизводства и архива, ответственного за ведениеархива Администрации области. 7.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полноеили частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, чтопредусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 34); составление в необходимых случаях внутренней описи документовдела (приложение № 35); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела(название организации, крайние даты дела, заголовок дела). Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 летвключительно) хранения: допускается хранить дела впапках-скоросшивателях, не проводить систематизацию документов вделе, листы дела не нумеровать, лист-заверитель дела несоставлять. При оформлении дел временного (до 10 лет включительно)хранения в обязательном порядке заполняются реквизиты обложкидела. 7.3.3. Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и дел по личному составу оформляются по установленнойформе (приложение № 36). Надписи на обложках дел (томов, частей)следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляютсяследующим образом: наименование органа исполнительной власти области(фондообразователь) - Администрация Новгородской области -указывается полностью, в именительном падеже. В случаях, когда втечение года, за который готовятся дела, фондообразователь былпереименован (преобразован) и это не вызвало возникновения новогофондообразователя, под старым наименованием пишется новоенаименование, а старое заключается в скобки; наименование структурного подразделения - указываетсяназвание в соответствии со структурой; делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляетсяиндекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел,согласованной с ЭПМК, в необходимых случаях заголовок делауточняется; дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела вделопроизводстве. Для дел, сформированных из документов по номинальномупризнаку (распоряжения, акты и др.), датой начала дела являетсядата подписания (утверждения) самого раннего документа, датойокончания - дата подписания (утверждения) самого позднегодокумента. Используется словесно-цифровой способ написания даты. Если в дело включены документы, даты которых выходят закрайние даты дела, то под датами дела делается об этом запись "Вделе имеются документы за ___ год(ы)". Даты дел могут неуказываться на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты. Датой дела, содержащего протоколы заседаний (совещаний),является дата утверждения или составления первого и последнегопротоколов заседаний (совещаний). Крайними датами личного дела являются даты подписаниядокументов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела являетсядата поступления первого входящего (исходящего) документа, датойокончания - дата самого позднего входящего (исходящего) документанезависимо от места нахождения в делах; количество листов в деле - проставляется на основаниизаверительной надписи; срок хранения дела - переносится на обложку дела изсоответствующей номенклатуры дел после сверки его со срокомхранения, указанным в типовом перечне. На делах постоянногохранения пишется "Хранить постоянно"; архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи дели номера дела по описи дел) - проставляется в архиве Администрацииобласти после утверждения годовых разделов сводных описей дел ЭПМКна обложках дел постоянного хранения карандашом (проставляетсячернилами в государственном архиве после передачи дел напостоянное хранение), на обложках дел по личному составу ивременного хранения - чернилами. На обложках дел постоянного хранения предусматривается местодля наименования государственного архива, в который будутпередаваться дела, кодов государственного архива и органаисполнительной власти области по Общероссийскому классификаторуорганов государственной власти и управления (ОКОГУ). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения при несоответствии заголовкадела содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятсяизменения. Наименования фондообразователя и структурного подразделения,год и номер дела могут проставляться на обложке дела штампом. 7.3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все его листы, кромелиста-заверителя и внутренней описи документов дела, нумеруютсяарабскими цифрами валовой нумерацией карандашом в правом верхнемуглу листа. Чистые листы из дела изымаются (без поврежденияцелостности дела) и уничтожаются. Листы внутренней описидокументов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруютсяпо каждому тому (части) отдельно. Приложения к делу, поступившие впереплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруютсяотдельно. Документы с собственной нумерацией листов, в том числепечатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняютсобственную нумерацию, если она соответствует порядковомурасположению листов в деле. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративныедокументы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруютсяна оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист большого формата (формат А3, А2)разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. Лист с наклеенными документами (фотографии, вырезки, выпискии др.) нумеруется как один лист. В нижней части или на оборотетакого листа делается опись наклеенных на него документов. Вовнутренней описи документов дела и в заверительной надписи в концедела о таких листах делается запись, например: На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются какодин лист. На таких листах на обороте или свободном от текстаместе указывается количество листов в склейке. Во внутренней описидокументов дела и в заверительной надписи в конце дела о такихлистах делается запись, например: Лист 7 - карта-склейка из 10 листов Если к документу (листу) подклеены одним краем другиедокументы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), токаждый документ (лист) нумеруется отдельно очередным порядковымномером. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначалеконверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.Наиболее ценные в историческом и художественном отношениидокументы (чертежи, рукописи, графика и др.) не подшиваются, авкладываются в конверты. Если в нумерации листов допущены ошибки, дело нумеруетсязаново. Старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, рядомставится новый номер листа. В конце дела составляется новаязаверительная надпись, старая заверительная надпись зачеркивается,но сохраняется в деле, во внутреннюю опись документов делавносятся исправления или опись составляется заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делахдопускается употребление литерных (с буквенными дополнениями)номеров листов. 7.3.5. После завершения нумерации листов составляетсязаверительная надпись, которая располагается в конце дела.Заверительная надпись составляется в деле на отдельномлисте-заверителе дела (приложение N 34). В ней цифрами и прописьюуказывается количество листов в деле, отмечаются особенностиотдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) ифизического состояния документов (помарки, неразборчивый текст,порванные листы и др.). Лист-заверитель дела подписывается его составителем суказанием должности, расшифровки подписи и даты составления. 7.3.6. Для учета документов постоянного и временного (свыше10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данных документов(особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченногодоступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела(приложение № 35). Внутренняя опись документов дела в обязательном порядкесоставляется для дел, содержащих подлинники правовых актовГубернатора области и Администрации области, договоров(соглашений) о сотрудничестве, государственных контрактов,заключенных Администрацией области. Внутренняя опись документов дела составляется также наобъемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,если они сформированы по видам документов, заголовки которых нераскрывают конкретное содержание документов, с целью учета ибыстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю описьдокументов дела должны быть внесены все приложения, относящиеся кдокументам дела. Листы внутренней описи документов дела подшиваются в началедела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описидокументов дела, то составленная по установленной форме описьподклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложкидела. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельномлисте по установленной форме и содержит сведения о порядковыхномерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерахлистов дела, на которых расположен документ. К внутренней описидокументов дела составляется итоговая запись, в которой цифрами ипрописью указываются количество включенных в нее документов,приложений к делу и количество листов внутренней описи документовдела. При изменении состава документов дела (изъятие, включение,замена копиями и др.) изменения отражаются во внутренней описидокументов дела в графе "Примечание" со ссылками насоответствующие акты, при необходимости составляется новаяитоговая запись. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем суказанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи,при необходимости скрепляется печатью. 7.3.7. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре проколапрочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются сучетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат,виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки(переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за краяобложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко ккраю листа, к листу подклеивается полоска бумаги, за которуюдокумент подшивается (переплетается) в дело. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяетсяправильность их формирования, оформления, металлические скрепления(булавки, скрепки) из документов удаляются. 7.3.8. Дела постоянного хранения, состоящие из документовособой научно-исторической, художественной и иной ценности илинеформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки идругие документы большого формата), в целях их сохранности иудобства использования не подшиваются в дела, а хранятсясложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и завязкамиили в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам.На каждую папку или футляр (коробку) составляется внутренняя описьдокументов дела. 7.3.9. Если в дело в ходе его формирования были подшитыдокументы с разными сроками хранения, то дело расшивается иформируются новые дела исходя из сроков хранения документов.Документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам вустановленном порядке. 7.3.10. Обложки дел с документами, оформленными на листахформата А4, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел сдокументами, оформленными на нестандартных листах, могут иметьразмеры, соответствующие размерам подшитых в них листов. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и болеелет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. 7.3.11. Для предохранения документов от механическогоповреждения на первом и последнем листах дела (тома, части) передпрошивкой скрепками закрепляются полоски тонкого картона шириной1,5 - 2 см2 см, через которые пропускаются прочные нитки. Послепрошивки дела скрепки изымаются. 7.3.12. При оформлении дел не допускается применятьканцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры. 7.3.13. Документы Администрации области подлежат передаче напостоянное хранение в государственный архив после истечения срокових временного хранения в архиве Администрации области,установленных законодательством Российской Федерации об архивномделе. 7.4. Текущее хранение дел, обеспечение сохранности и доступак документам Администрации области 7.4.1. Дела со дня их заведения до передачи в архивАдминистрации области или на уничтожение хранятся по месту ихформирования. Дела считаются заведенными с момента включения в них первогоисполненного документа. 7.4.2. После исполнения документов и окончания работы с нимиони помещаются (подшиваются) для обеспечения сохранности в твердыеобложки или папки-регистраторы. 7.4.3. Руководители структурных подразделений и работники,ответственные за ведение делопроизводства в структурныхподразделениях, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. 7.4.4. При перемещении дел, возврате дел, смене руководителяструктурного подразделения, упразднении структурногоподразделения, передаче дел в архив Администрации областипроводится проверка наличия и состояния дел. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверкистатей номенклатуры дел с заголовками дел, физическое состояниедел определяется путем их визуального просмотра. Обнаруженныенедостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел(приложение № 37). В случае утраты документов и дел организуется их розыск, взависимости от результатов которого может быть назначена служебнаяпроверка. 7.4.5. Выдача дел из архива Администрации области,структурного подразделения другим структурным подразделениямпроизводится с разрешения руководителя соответствующегоструктурного подразделения, в котором находятся дела. На выданноедело заводится карта-заместитель дела (приложение № 38), которуюпомещают на место выданного дела с указанием его реквизитов икогда, кому, на какой срок выдано дело. Дела выдаются во временноепользование работникам структурных подразделений на срок не болееодного месяца и после его истечения подлежат возврату. Иным органам государственной власти и организациям, в томчисле органам суда и прокуратуры, дела выдаются на основании ихписьменных запросов с разрешения заместителя Главы администрацииобласти - руководителя аппарата Администрации области по актам овыдаче дел во временное пользование (приложение № 39). 7.4.6. Изъятие документов из дел постоянного хранениядопускается в исключительных случаях и производится на основанииписьменного запроса в присутствии должностных лиц с разрешениязаместителя Главы администрации области - руководителя аппаратаАдминистрации области. При этом в деле необходимо оставитьзаверенную копию документа и акт о причинах выдачи подлинника. На изъятые документы должна составляться специальная описьдокументов, в которой отражается содержание изъятых документов. 7.4.7. Если отдельные документы, включенные в дело,находящееся на текущем хранении в структурном подразделении,временно требуются работнику, они могут быть выданы из делаответственным за формирование и хранение дел, а на их местовкладывается лист-заместитель с указанием реквизитов выданногодокумента и когда, кому и на какой срок выдан документ. 7.4.8. Контроль за правильным формированием дел вструктурных подразделениях, проверку наличия и состояния делосуществляет работник управления делопроизводства и архива,ответственный за ведение архива Администрации области. 7.5. Передача документов на хранение в архив Администрацииобласти 7.5.1. Экспертиза ценности документов 7.5.1.1. Экспертиза ценности документов - изучениедокументов на основании критериев их ценности в целях определениясроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение; 7.5.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов в Администрации области создается постоянно действующаяЭК; 7.5.1.3. Экспертиза ценности документов постоянного ивременного хранения осуществляется ежегодно в структурныхподразделениях работниками, ответственными за ведениеделопроизводства в структурных подразделениях, под методическимруководством работника управления делопроизводства и архива,ответственного за ведение архива Администрации области. Экспертиза ценности документов постоянного и временногохранения в Администрации области осуществляется по согласованию сЭК; 7.5.1.4. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения для передачи в архив Администрации области, отбор делвременного хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минованиянадобности", подлежащих хранению в структурных подразделениях,выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, срокихранения которых истекли. Одновременно проверяется качество иполнота номенклатуры дел Администрации области, правильностьопределения сроков хранения дел; 7.5.1.5. Документы постоянного хранения, срок действиякоторых к моменту передачи на хранение в архив Администрацииобласти не истек, должны передаваться на архивное хранение в формеих заверенных в установленном порядке копий с последующейпередачей в архив Администрации области подлинников; 7.5.1.6. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистномупросмотру с целью определения и выделения из их составадокументов, подлежащих постоянному хранению. Оцениваетсязначимость события (явления), отраженного в документе, значениеимеющейся в документе информации, повторение информации документав других документах, вид документа, подлинность документа, а такжеучитывается форма фиксирования и передачи содержания,удостоверения, оформление документа, его физическое состояние. Документы постоянного хранения, выделенные из состава дел сотметкой "ЭПК", присоединяются к однородным делам или оформляютсяв самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиесядокументы временного хранения, уточняются по типовому перечню. Подшивка вновь сформированных дел производится послезавершения экспертизы ценности документов. 7.5.2. Порядок составления описей дел 7.5.2.1. Для обеспечения комплектования архива вАдминистрации области на все завершенные в делопроизводстве делапостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел; 7.5.2.2. Ежегодно в каждом структурном подразделениисоставляются описи дел на дела постоянного хранения, по которымдокументы сдаются в архив Администрации области. Опись дел - архивный справочник, содержащийсистематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.Отдельная опись дел представляет собой перечень дел ссамостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.Основой составления описи дел является номенклатура дел. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения,дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.На дела временного (до 10 лет) хранения описи дел не составляются. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями,служат основой для подготовки годового раздела сводной описи делАдминистрации области, которую готовит работник управленияделопроизводства и архива, ответственный за ведение архиваАдминистрации области, и по которой он сдает дела нагосударственное хранение в государственный архив; 7.5.2.3. Описи дел структурных подразделений составляются поустановленной форме (приложение № 40) в двух экземплярах (одинхранится в архиве Администрации области, второй - в структурномподразделении) и представляются в архив Администрации области непозднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве. В описи дел указывается полное наименование структурногоподразделения. В случаях, когда структурное подразделение втечение периода, за который вносятся дела в опись дел, былопереименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишетсяего новое наименование, а старое заключается в скобки. Описательная статья описи дел структурного подразделенияимеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи дел; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий егозаголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела (тома, части); примечание; 7.5.2.4. Перед внесением заголовков дел в опись делпроверяется качество формирования и оформления дел. В случаеобнаружения нарушений установленных правил формирования иоформления дел они устраняются; 7.5.2.5. При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования: заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с принятойсхемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись дел под самостоятельнымпорядковым номером (если дело состоит из нескольких томов(частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное вотдельный том приложение к делу, вносятся в опись дел подсамостоятельным номером); в описи дел применяется валовая нумерация; графы описи дел заполняются в точном соответствии сосведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись дел подряд дел с одинаковыми заголовкамипишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородныедела обозначаются словами "То же", другие сведения о делахвносятся в опись дел полностью (на каждом новом листе описи делзаголовок дела воспроизводится полностью). Графа описи дел "Примечание" используется для отметок оприеме дел, особенностях их физического состояния, передаче делдругим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующийакт, наличии копий и др. В конце описи дел составляется итоговая запись, в которойуказываются цифрами и прописью количество дел, первый и последнийномера дел, оговариваются особенности нумерации дел (наличиелитерных и пропущенных номеров). Опись дел структурного подразделения подписываетсясоставителем с указанием его должности, согласовывается сработником управления делопроизводства и архива, ответственным заведение архива Администрации области, и утверждается руководителемструктурного подразделения; 7.5.2.6. На основе описей дел структурных подразделенийсоставляются годовой раздел сводной описи дел постоянного храненияАдминистрации области (приложение № 41), годовой раздел своднойописи дел временного (свыше 10 лет) хранения Администрации области(приложение № 42), годовой раздел сводной описи дел по личномусоставу Администрации области (приложение № 43); 7.5.2.7. В годовые разделы сводных описей дел Администрацииобласти включаются заголовки дел, сформированных в течение года вдеятельности всех структурных подразделений, и заголовки дел,сформированных из документов, выделенных из дел временногохранения, имевших отметку "ЭПК", после сверки их с номенклатуройдел Администрации области за тот же год и проверки правильностиформирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки делуточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личномусоставу Администрации области систематизируются по номинальномупризнаку с учетом следующей последовательности: распоряжения Администрации области по личному составу; списки личного состава; карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельнойописи личных дел); личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел); лицевые счета работников по заработной плате (расчетныеведомости по зарплате); невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельнойописи дел); акты о несчастных случаях. Личные дела (личные карточки) вносятся в годовой разделсводной описи личных дел Администрации области по году увольнениялица, на которое заведено личное дело, и систематизируются поалфавиту. Заголовки дел, включенные в годовые разделы сводных описейдел Администрации области, нумеруются в валовом порядке; 7.5.2.8. После внесения в годовые разделы сводных описей делАдминистрации области записей о поступлении (выбытии) делсоставляется окончательная итоговая запись, в которой указываютсяцифрами и прописью количество включенных дел, первый и последнийномера дел, отражаются особенности нумерации (наличие литерных ипропущенных номеров). Итоговая запись подписывается составителем суказанием должности и даты составления; 7.5.2.9. К первым годовым разделам сводных описей делАдминистрации области составляется предисловие и при необходимости- оглавление, указатели, список сокращений; 7.5.2.10. Годовые разделы сводных описей дел Администрацииобласти подлежат рассмотрению ЭК, в случае их согласования вреквизите "Гриф согласования" указываются дата и номер протоколаЭК. Согласованные с ЭК годовые разделы сводных описей делАдминистрации области направляются на рассмотрение ЭПМК заисключением годового раздела сводной описи дел временного (свыше10 лет) хранения Администрации области. Годовой раздел сводной описи дел постоянного храненияАдминистрации области утверждается ЭПМК, заместителем Главыадминистрации области - руководителем аппарата Администрацииобласти, составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр вкачестве контрольного передается в государственный архив,остальные экземпляры остаются в архиве Администрации области допередачи дел на государственное хранение. Годовой раздел сводной описи дел по личному составуАдминистрации области согласовывается с ЭПМК, утверждаетсязаместителем Главы администрации области - руководителем аппаратаАдминистрации области, составляется в трех экземплярах. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет)хранения Администрации области согласовывается с ЭК, утверждаетсязаместителем Главы администрации области - руководителем аппаратаАдминистрации области, составляется в двух экземплярах. 7.5.2.11. Заголовки дополнительно обнаруженных дел взависимости от их количества могут быть внесены в утвержденныегодовые разделы сводных описей дел Администрации области подлитерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизацииили в конец годового раздела. Несколько годовых разделов сводных описей дел Администрацииобласти, число заголовков дел в которых достигло четырехзначнойцифры, считаются законченной архивной описью дел. Количествоединиц хранения в одной описи дел не должно превышатьчетырехзначную цифру 9999. Законченная архивная опись дел имеет самостоятельнуюнумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись изаверительная надпись. Обязательным элементом оформлениязаконченной архивной описи дел является титульный лист. Законченная архивная опись дел вместе с титульным листом исправочным аппаратом к ней переплетается в твердую обложку. 7.5.3. Передача дел на архивное хранение 7.5.3.1. В архив Администрации области передаются делапостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личномусоставу. Передача дел в архив Администрации области производится поутвержденным описям дел структурных подразделений. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) храненияпередаются в архив Администрации области не ранее чем через год ине позднее чем через три года после их завершения вделопроизводстве. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архивАдминистрации области не подлежат (хранятся в структурныхподразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожениюв установленном порядке). Передача дел в архив Администрации области осуществляется пографику, составленному работником управления делопроизводства иархива, ответственным за ведение архива Администрации области,согласованному с руководителями структурных подразделений,передающих документы в архив Администрации области, иутвержденному председателем комитета контроля и делопроизводства; 7.5.3.2. В период подготовки дел структурным подразделениемк передаче в архив Администрации области работник управленияделопроизводства и архива, ответственный за ведение архиваАдминистрации области, предварительно проверяет правильность ихформирования и оформления, соответствие количества дел, включенныхв опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенныхв соответствии с номенклатурой дел Администрации области.Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении делработники структурного подразделения обязаны устранить; 7.5.3.3. Прием каждого дела производится работникомуправления делопроизводства и архива, ответственным за ведениеархива Администрации области, в присутствии работника структурногоподразделения. На обоих экземплярах описи дел структурногоподразделения напротив каждого дела, включенного в нее, делаетсяотметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи делструктурного подразделения указывается количество фактическипринятых дел, дата приема-передачи дел, подписи работникауправления делопроизводства и архива, ответственного за ведениеархива Администрации области, и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов вделах; 7.5.3.4. Сверенные с описью дела размещают в хранилищеАдминистрации области на стеллажах, в шкафах с использованиемпервичных защитных средств хранения (коробки, папки, специальныефутляры, пакеты и др.) в соответствии с видами, форматом и другимивнешними особенностями документов. Дела постоянного хранения размещают в картонных коробках,дела временного хранения увязывают в архивные связки толщиной до20 см. Дела укладывают по возрастанию номеров, корешками на обестороны; 7.5.3.5. Дела и описи дел структурных подразделенийдоставляются в архив работниками структурных подразделений. Ответственность за сохранность документов при транспортировкеи сдаче их в архив Администрации области несет структурноеподразделение; 7.5.3.6. При упразднении структурного подразделенияработник, ответственный за ведение делопроизводства в структурномподразделении, в период проведения ликвидационных мероприятийформирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела ипередает их в архив Администрации области независимо от сроковхранения. Передача дел осуществляется по описи дел структурногоподразделения и номенклатуре дел Администрации области. 7.6. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения 7.6.1. Результаты отбора документов к уничтожению, срокихранения которых истекли, за соответствующий период времениоформляются актом о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению (далее - акт) (приложение № 44). 7.6.2. Дела включаются в акт, если установленный для нихсрок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт(например, законченные в 2004 году дела с трехлетним срокомхранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января2008 года). 7.6.3. Акт составляется на дела Администрации области, приэтом дела каждого структурного подразделения составляютсамостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел,отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общимзаголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. 7.6.4. Отбор документов к уничтожению и составление актовпроизводится после составления годового раздела сводной описи делпостоянного хранения Администрации области за этот же период(опись дел и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно). Согласованные с ЭК акты утверждаются заместителем Главыадминистрации области - руководителем аппарата Администрацииобласти после утверждения годового раздела сводной описи делпостоянного хранения Администрации области. 7.6.5. Дела, предназначенные для уничтожения, послеутверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте исдаются работником управления делопроизводства и архива,ответственным за ведение архива Администрации области, напереработку (утилизацию) по акту приема-передачи, в которомуказываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес. После уничтожения дел в номенклатуре дел Администрацииобласти проставляется отметка с указанием номера и даты акта,должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу делна уничтожение. Дата сдачи документов, их вес и номер актаприема-передачи указываются также в акте, который подшивается всоответствующее дело после внесения изменений в учетные документыархива Администрации области. 7.6.6. Запрещается уничтожать документы без акта, минуя ЭК иработника управления делопроизводства и архива, ответственного заведение архива Администрации области. 7.7. Учет документов в архиве Администрации области 7.7.1. Учет документов в архиве Администрации областиявляется одним из средств обеспечения их сохранности и контроля заих наличием. Учету подлежат все хранящиеся в архиве Администрации областидокументы, в том числе неописанные, а также описи дел. 7.7.2. Учет документов в архиве Администрации областиведется по основным учетным документам, которые в нем хранятся: книга учета поступления (выбытия) документов в архив - дляучета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а такжеколичества и состава документов, поступивших на хранение ивыбывших за определенный хронологический период времени, состоянияих описания; список фондов - для принятых на хранение архивных фондов,присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов,находящихся на хранении и выбывших; лист фонда - для учета в рамках архивного фонда, архивнойколлекции количества и состава описей дел и их нумерации,количества и состава документов, состояния их описания, динамикиизменений по каждой описи дел и фонду (коллекции) в целом,фиксации изменений по каждой описи дел и фонду (коллекции) вцелом, фиксации изменений в названии фонда; опись дел - для поединичного и суммарного учета единицхранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения,учета изменений в составе и объеме документов, включенных в даннуюопись дел; реестр описей дел - для регистрации описей дел и документов,учета их количества и состава; дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователяи фонда, ведется на каждый архивный фонд отдельно; лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле. 7.7.3. Учет использования дел и документов архиваАдминистрации области ведется в следующих учетных формах: книга выдачи дел из хранилища во временное пользование; журнал регистрации выданных копий, выписок, справок,тематических материалов. 7.7.4. Для централизованного государственного учетадокументов Архивного фонда Российской Федерации в архивеАдминистрации области ежегодно составляется паспорт архиваАдминистрации области на 1 декабря текущего года по установленнойформе. 7.8. Использование документов архива Администрации области 7.8.1. Организацию использования документов архиваАдминистрации области осуществляет управление делопроизводства иархива. 7.8.2. На основе документов, находящихся на хранении вархиве Администрации области, управление делопроизводства и архиваисполняет запросы органов государственной власти, организаций играждан, в том числе социально-правового характера (выдаетархивные справки, архивные копии, архивные выписки). Запросы исполняются в течение календарных 30 дней с даты ихпоступления в Администрацию области. 7.8.3. Архивные справки оформляются на бланке письмакомитета контроля и делопроизводства и заверяются оттиском печатикомитета контроля и делопроизводства Администрации Новгородскойобласти. Образец оформления архивной справки приведен в приложении№ 22. 7.8.4. Архивная выписка полностью воспроизводит названиеархивного документа, его дату и номер. Извлечениями из текстовархивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные позапросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски втексте архивного документа отдельных слов обозначаютсямноготочием. Отдельные слова и выражения оригинала неразборчивонаписанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению,вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так втексте оригинала", "Так в документе". После текста архивнойвыписки указываются архивный шифр, номера листов архивногодокумента. Архивная выписка оформляется на бланке письма комитетаконтроля и делопроизводства с обозначением вида документа"Архивная выписка", подписывается председателем комитета контроляи делопроизводства (другим уполномоченным должностным лицом) изаверяется оттиском печати комитета контроля и делопроизводстваАдминистрации Новгородской области. 7.8.5. Архивная копия изготавливается с помощьюкопировально-множительной техники. В правом верхнем углу лицевойстороны первого листа проставляется штамп с указанием видадокумента: "Архивная копия". На оборотной стороне последнего листауказываются архивный шифр, номер листа архивного документа,количество листов в копии, например: Архив Администрации Новгородской области. Фонд ____, опись ____, дело ____, лист _____, всего в копии _____ л. Многостраничные архивные копии оформляются в порядке,указанном в разделе 6 Инструкции по делопроизводству. 8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей иштампов 8.1. В Администрации области используются печать сизображением герба Новгородской области (далее - гербовая печать),печати структурных подразделений, печати для отдельных видовдокументов ("Для документов", "Для телеграмм", "Длякомандировочных удостоверений" и др.), металлические выжимныепечати для опечатывания помещений и штампы для проставленияотметок. 8.2. Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченномколичестве. 8.3. При необходимости использования в структурномподразделении печати, штампа руководитель структурногоподразделения направляет заместителю Главы администрации области -руководителю аппарата Администрации области заявку об изготовлениипечати, штампа с эскизом, согласованным с комитетом контроля иделопроизводства. Заместитель Главы администрации области - руководительаппарата Администрации области принимает решение об изготовлениипечати, штампа. 8.4. Оттиск гербовой печати ставится на документах всоответствии с перечнем документов, на которые ставится оттискпечати с изображением герба Новгородской области (приложении № 45). 8.5. Оттиск печати Администрации Новгородской области "Длядокументов" ставится на финансовых (бухгалтерских) документахАдминистрации области (доверенности на получениетоварно-материальных ценностей, поручения (бюджетные, платежные,банковские и др.), справки (лимитные, о выплате страховых сумм, обиспользовании бюджетных ассигновании и др.), реестры (чеков,бюджетных поручений, представляемых в банк), сметы расходов (насодержание аппарата Администрации области, органов исполнительнойвласти области, бухгалтерское и материально-техническоеобеспечение деятельности которых осуществляет Администрацияобласти), исполнительные листы и др.). 8.6. Оттиск печати комитета контроля и делопроизводстваАдминистрации Новгородской области "Для документов" ставится накопиях правовых актов. 8.7. Оттиск печати Администрации Новгородской области "Длятелеграмм" ставится на телеграммах Администрации области. 8.8. Оттиск печати Администрации Новгородской области "Дляпакетов" ставится на конвертах (бандеролях, посылках),отправляемых фельдъегерской связью, и на реестрах к ним. 8.9. Оттиск печати Администрации Новгородской области "Длякомандировочных удостоверений" ставится на командировочныхудостоверениях. 8.10. Для проставления отметок о получении, регистрации,прохождении и исполнении документов, других отметок применяютсясоответствующие штампы. 8.11. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (далее- факсимиле) Губернатора области, заместителей Главы администрацииобласти изготавливаются по поручению должностного лица. Факсимиле используется для подписания поздравительных,приветственных писем, юбилейных адресов, приглашений, телеграмм ииных документов, не требующих юридической идентификации, поуказанию должностного лица. Документ, подписанный с использованием факсимиле, считаетсякопией и не имеет юридической силы. 8.12. Ответственность за обоснованность использования инадежность хранения гербовой печати возлагается на председателякомитета контроля и делопроизводства. Ответственность за обоснованность использования и надежностьхранения печатей и штампов в структурных подразделенияхвозлагается на руководителей соответствующих структурныхподразделений. 8.13. Отдел прохождения документов осуществляет хранение,использование гербовой печати, факсимиле Губернатора области,печатей Администрации Новгородской области, "Для командировочныхудостоверений", "Для телеграмм", "Для пакетов" и контроль за ихприменением. 8.14. Помощники (референты) заместителей Главы администрацииобласти осуществляют хранение, использование факсимиле заместителейГлавы администрации области и контроль за их применением. (Вредакции Постановления Администрации Новгородской областиот 23.12.2011 г. N 725) 8.15. Управление финансового обеспечения Администрацииобласти осуществляет хранение, использование печати АдминистрацииНовгородской области "Для документов" и контроль за ееприменением. 8.16. Комитет контроля и делопроизводства ведет учетиспользуемых в Администрации области печатей и штампов (заисключением металлических выжимных печатей для опечатыванияпомещений) в журнале учета печатей и штампов, используемых вАдминистрации области (приложение № 46), листы которогонумеруются, прошиваются и скрепляются печатью. Печати и штампы выдаются сотрудником комитета контроля иделопроизводства под роспись работникам, ответственным за ихиспользование и хранение в структурных подразделениях. 8.17. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые иустаревшие печати и штампы возвращаются в комитет контроля иделопроизводства с соответствующей отметкой в журнале учетапечатей и штампов, используемых в Администрации области, дляорганизации их уничтожения. 8.18. Для уничтожения печатей и штампов распоряжениемАдминистрации области создается комиссия. Способы уничтоженияпечатей и штампов определяются комиссией и указываются в акте обуничтожении печатей и штампов, который хранится вместе с журналомучета печатей и штампов, используемых в Администрации области. Приложения 1 - 46 в базу не введены.