Распоряжение Администрации Новгородской области от 29.03.2013 № 121-рз
О внесении изменений в Регламент работы с документами в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области
Российская Федерация АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 29 марта 2013 г. № 121-рз Великий Новгород Утратилo силу - Распоряжение Правительства Новгородской области от 27.12.2013 г. N 262-рг О внесении изменений в Регламент работы с документами в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области 1. Внести изменения в Регламент работы с документами всистеме электронного документооборота органов исполнительнойвласти Новгородской области, утвержденный распоряжениемАдминистрации области от 15.11.2005 № 483-рз: 1.1. Исключить пункт 1.2; 1.2. Изложить пункты 1.4, 1.5 в редакции: "1.4. Работа в СЭД ОИВ Новгородской области основывается напринципе однократного ввода информации в систему и многократногоее использования. Обмен документами в СЭД ОИВ Новгородской областиосуществляется без повторной их регистрации. Органы исполнительнойвласти области и органы местного самоуправления области (всоответствии с заключенными соглашениями) работают в единойрегистрационной карточке (далее РК). Передача документов в СЭД ОИВ Новгородской областификсируется в "адресатах" РК и при необходимости электронномжурнале передачи и в формируемых реестрах передачи. Передача документов в адрес Администрации области,Губернатора области, первых заместителей Главы администрацииобласти, заместителей Главы администрации области (далеезаместители Главы администрации области), комитетов, управлений иотделов Администрации области осуществляется через справочник"Подразделения (должностные лица)", адресат "Администрацияобласти". Отчет об исполнении документа в РК заполняет исполнительдокумента. К отчету прикрепляется электронный образ документа,подтверждающего исполнение. Функция пересыла исходящих РКосуществляется только после прикрепления к ним электронного образадокумента. В СЭД ОИВ Новгородской области запрещена перерегистрацияправовых актов. Органы местного самоуправления осуществляют в системерегистрацию следующих групп исходящих документов: информации обисполнении нормативных актов, ответы на поручения Губернатораобласти, запросы Администрации области, областной Думы, органовисполнительной власти и органов местного самоуправления области,исходящие документы в адрес Администрации области, областной Думы,Губернатора области, заместителей Главы администрации области,органов исполнительной власти и органов местного самоуправленияобласти. 1.5. В СЭД ОИВ Новгородской области обрабатываются документы,содержащие информацию открытого характера. Разрешается производитьрегистрацию сопроводительных документов ограниченногораспространения (имеющих пометку "ДСП"). К документам, разрешеннымдля сканирования и прикрепления файла к РК в СЭД ОИВ Новгородскойобласти, относятся документы, поступившие из федеральных органовисполнительной и законодательной власти, органов исполнительной изаконодательной власти Новгородской области и других субъектовРоссийской Федерации, органов местного самоуправления Новгородскойобласти и других субъектов Российской Федерации, организаций, отграждан (в том числе полученных по средствам телеграфа,факсимильной связи, электронной почты), письма Администрацииобласти. Не допускается ввод текстов и сканирование шифрограмм,бухгалтерских документов, бланков строгой отчетности, документовдля служебного пользования, документов с грифом "секретно","конфиденциально", документов, сканирование которых невозможноввиду технических причин (плохое качество), прошитых документов,расшивать которые нельзя, судебных повесток, доверенностей,материалов по помилованию (приложения), ходатайств, обращений изаявлений, связанных с земельными участками и планами(программами) приватизации государственного имущества Новгородскойобласти."; 1.3. Дополнить подразделом 3.9 следующего содержания: "3.9. Виды работ, выполняемые в отделе по работе собращениями граждан комитета контроля и делопроизводстваАдминистрации области 3.9.1. Работа с входящими документами: регистрация документа с заполнением всех необходимых длядальнейшего поиска и аналитической работы полей РК сиспользованием внутренних спра воч ников программы "ДЕЛО":"Организации", "Подразделения (должностные лица)", "Граждане" (вРК заполняются полные данные о гражданине, при необходимостиустанавливается связка с ранее зарегистрированными документами); сканирование обращения и материалов по рассматриваемомуобращению (электронный образ обращения гражданина прикрепляется кРК); постановка документа на контроль (при необходимости) всоответствии с резолюцией должностного лица; пересылка РК документа по сети в приемные Губернатораобласти, заместителей Главы администрации области (в РК заноситсяинформация о передаче документа и его копий); проверка после возвращения документа с резолюциейруководителя правильности записи резолюции в РК, постановки наконтроль и записей о наличии отчетов исполнителей (информация обисполнении документа); снятие исполненного документа с контроля (в РК закладка "Д"результат рассмотрения); постановка документа на дополнительный или длительныйконтроль в соответствии с резолюцией должностного лица; списание документа в дело согласно номенклатуре дел спометкой в РК; 3.9.2. Работа с исходящими документами: регистрация документа с заполнением всех необходимых длядальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (принеобходимости в РК устанавливаются связки с ранеезарегистрированными документами); списание РК документа в дело согласно номенклатуре дел; 3.9.3. Регулярный контроль содержания папок "Поступившие","На исполнении" и папок "На исполнении", "На контроле" Губернатораобласти и заместителей Главы администрации области; 3.9.4. Контроль за исполнением документов с резолюциямиГубернатора области, заместителей Главы администрации области исроками рассмотрения обращений граждан; 3.9.5. Подготовка напоминаний, уведомлений гражданам,статистических отчетов."; 1.4. Исключить приложение к Регламенту работы с документами всистеме автоматизации делопроизводства и документооборота ворганах исполнительной власти области. 2. Опубликовать распоряжение в газете "Новгородскиеведомости". Заместитель Главы администрации области А.В. Костюков