Распоряжение Администрации Новгородской области от 15.11.2005 № 483-рз
Об утверждении регламента работы с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти области
Российская Федерация АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 15 ноября 2005 г. № 483-рз Великий Новгород Об утверждении регламента работы с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти области Во исполнение распоряжения Администрации области от18.02.2005 № 90-рз "О порядке внедрения системы автоматизацииделопроизводства и документооборота в органах исполнительнойвласти области": 1. Утвердить прилагаемый Регламент работы с документами всистеме автоматизации делопроизводства и документооборота ворганах исполнительной власти области (далее - Регламент). 2. Комитету государственной гражданской службы Новгородскойобласти, государственному учреждению "Новгородскийинформационно-аналитический центр", управлению делопроизводства иархива аппарата Администрации области, органам исполнительнойвласти области обеспечить поэтапный ввод Регламента в действие. 3. Контроль за выполнением распоряжения возложить назаместителя Главы администрации, управляющего Делами Администрацииобласти Земляка А.В. 4. Опубликовать распоряжение в газете "Новгородскиеведомости". Первый заместитель Главы администрации А.С.Бойцов Утвержден распоряжением Администрации области от 15.11.2005 № 483-рз РЕГЛАМЕНТ работы с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти области 1. Общие положения 1.1. Настоящий Регламент устанавливает общие требования корганизации и технологии работы с документами в органахисполнительной власти области в условиях использования системыавтоматизации делопроизводства и документооборота (далее - САДД) иобязателен для исполнения всеми лицами, имеющими доступ в САДД.Регламент не затрагивает технологию работы с проектами документов. 1.2. Регламент разработан в соответствии с распоряжениемАдминистрации области от 18.02.2005 № 90-рз "О порядке внедрениясистемы автоматизации делопроизводства и документооборота ворганах исполнительной власти области" и вводится в действиепоэтапно в сроки согласно приложению к Регламенту. 1.3. Работа с документами в структурных подразделенияхорганов исполнительной власти области, подключенных к САДД,осуществляется в соответствии с Инструкцией по организацииделопроизводства в Администрации области и настоящим Регламентом. 1.4. Работа в САДД основывается на принципе однократнойрегистрации документов. Документы, зарегистрированные в системе ипоступившие в органы исполнительной власти области из управленияделопроизводства и архива аппарата Администрации области (далее -управление делопроизводства и архива), отдела писем и приемаграждан управления Делами Администрации области (далее - отделписем и приема граждан) или других органов исполнительной властиобласти, повторно не регистрируются. Если в органах исполнительнойвласти области, подключенных к САДД, велась регистрациядокументов, для них в рамках центральной картотеки создаетсявнутренняя картотека. Передача документов между органами исполнительной властиобласти фиксируется в электронном журнале передачи и в формируемыхСАДД реестрах передачи. 1.5. В САДД обрабатываются документы, содержащие информациюоткрытого характера. Разрешается производить регистрациюдокументов ограниченного распространения (имеющих пометку "ДСП").Ввод текстов документов, имеющих пометку "ДСП", их сканирование,хранение и распечатка в системе САДД не разрешаются. Запрещается осуществлять в САДД регистрацию и иную обработкудокументов, содержащих сведения, составляющие государственнуютайну. 1.6. Организационно-методическое руководство и контроль заорганизацией документооборота в органах исполнительной властиобласти, подключенных к САДД, осуществляет управление,администрирование и техническое сопровождение САДД -государственное учреждение "Новгородскийинформационно-аналитический центр" (далее - ГУ "НИАЦ"). 1.7. Работники органов исполнительной власти области,подключенных к САДД, включаются в число пользователей САДД наосновании заявки, подписанной руководителем соответствующегокомитета, управления области или структурного подразделенияАдминистрации области. В приложении к заявке должны быть указаныфункции пользователя в САДД и права доступа (гриф "Общий", "ДСП"). ГУ "НИАЦ" обеспечивает установку клиентских мест САДД, вводперсональных идентификаторов и первичных паролей пользователей. 1.8. Ответственность за организацию использования САДД ворганах исполнительной власти области возлагается на руководителясоответствующего комитета, управления области или структурногоподразделения Администрации области (далее - руководитель). Руководитель назначает должностное лицо, ответственное заобеспечение правильного использования САДД и своевременноепредставление информации о пользователях (увольнение, переход вдругое подразделение или изменение полномочий) в ГУ "НИАЦ" длявнесения изменений в САДД администратором системы. 1.9. К работе в САДД допускаются сотрудники, прошедшиеспециальное обучение. Пользователям САДД запрещается передавать свои идентификаторыи пароли другим лицам. Пользователи должны периодически (принеобходимости, но не реже одного раза в квартал) менять своипароли. 2. Категории документов, работа с которыми осуществляется вСАДД 2.1. Программное обеспечение САДД предусматривает обработкуразличных видов документов в привязке к трем типам регистрационныхкарточек (далее - РК): РК входящих документов; РК исходящих документов; РК писем граждан. Классификация документов в привязке к типам РК отражается вклассификаторе САДД "Группы документов", который дополняется помере распространения САДД на работу с другими видами документов. 2.2. Входящие документы регистрируются в управленииделопроизводства и архива и в других структурных подразделенияхорганов исполнительной власти области, ведущих автоматизированнуюрегистрацию документов в САДД. Регистрация в САДД исходящих документов осуществляется вуправлении делопроизводства и архива и в структурныхподразделениях органов исполнительной власти области, ведущихсобственную автоматизированную картотеку исходящих документов. Письма граждан регистрируются в отделе писем и приема граждан. Акты Администрации области регистрируются в управленииделопроизводства и архива. Внутренние документы регистрируются органом исполнительнойвласти области, создавшим их. 2.3. Для групп документов, приведенных в классификаторе САДД"Группы документов", устанавливаются самостоятельные шаблоныномерообразования и индексации. В соответствии с группой документуавтоматически при регистрации присваиваются номер и индекс. 3. Виды работ, выполняемые в САДД 3.1. Виды работ, выполняемые в отделе прохождения документовуправления делопроизводства и архива 3.1.1. Работа с входящими документами: регистрация документа с заполнением всех необходимых длядальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (принеобходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированнымидокументами); постановка документа на контроль (при необходимости); передача документа и пересылка РК документа по сети вприемные Губернатора области, заместителей Главы администрацииобласти (в РК заносится информация о передаче документа и егокопий); проверка после возвращения документа с резолюциейруководителя правильности записи резолюции в РК, постановки наконтроль и записей о наличии отчетов исполнителей (информация обисполнении документа); отметка резолюций в РК документа после его возвращения отруководителя без регистрации; подготовка и рассыл напоминаний по исполнению документа; снятие исполненного документа с контроля; списание документа в дело согласно номенклатуре дел спометкой в РК; 3.1.2. Работа с исходящими документами: регистрация документа с заполнением всех необходимых длядальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (принеобходимости в РК устанавливается связка с ранеезарегистрированными документами); списание РК документа в дело согласно номенклатуре дел; подготовка, печать реестров и конвертов, отправка документовпо адресатам; подготовка описи дел для сдачи документов в архив; 3.1.3. Регулярный контроль содержания папок "Поступившие","На исполнении" и папок "На исполнении", "На контроле" Губернатораобласти и заместителей Главы администрации области; 3.1.4. Наблюдение за исполнением документов с резолюциямиГубернатора области и заместителей Главы администрации области вприемных, подготовка аналитических отчетов; 3.1.5. Участие в ведении классификаторов САДД: "Стандартные тексты" - постоянно; "Регионы", "Список организаций" - при изменении и поступлениисоответствующего документа. 3.2. Виды работ, выполняемые специалистами по спецпочтеотдела прохождения документов управления делопроизводства и архива 3.2.1. Работа с входящими документами: регистрация документа с заполнением всех необходимых длядальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (принеобходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированнымидокументами); занесение в РК контрольных резолюций с категорией "Пунктпоручения федерального руководства" (для документов, содержащихпоручения руководителей федеральных органов государственнойвласти); постановка документа на контроль; пересылка РК документа по сети в приемные Губернатораобласти, заместителей Главы администрации области, правовоеуправление аппарата Администрации области, отдел кадровой политикии контрольно-организационной работы комитета государственнойгражданской службы Новгородской области (в РК заносится информацияо передаче документа и его копий); проверка после возвращения документа с резолюциейруководителя правильности записи резолюции в РК, постановки наконтроль и записей о наличии отчетов исполнителей (информация обисполнении документа); снятие исполненного документа с контроля; списание документа в дело согласно номенклатуре дел спометкой в РК; 3.2.2. Регулярный контроль содержания папок "Поступившие","На исполнении" и папок "На исполнении", "На контроле" Губернатораобласти и заместителей Главы администрации области; 3.2.3. Наблюдение за исполнением документов с резолюциямиГубернатора области, заместителей Главы администрации области,подготовка аналитических отчетов; 3.2.4. Участие в ведении классификатора САДД "Списокорганизаций" при изменении и поступлении соответствующегодокумента. 3.3. Виды работ, выполняемые в отделе документов и архивауправления делопроизводства и архива 3.3.1. Работа с нормативными правовыми актами Администрацииобласти: регистрация с заполнением всех необходимых для дальнейшегопоиска и аналитической работы полей РК (с РК документа связываетсяфайл электронного документа в формате Microsoft Word, принеобходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированнымидокументами); 3.3.2. Пересылка РК зарегистрированного документа по сети вприемные Губернатора области, заместителей Главы администрацииобласти, правовое управление и другие подразделения аппаратаАдминистрации области, а также в подключенные к САДД органыисполнительной власти области в соответствии со списком рассыладокумента; 3.3.3. Занесение в РК информации о передаче копий документа. 3.4. Виды работ, выполняемые в отделе писем и приема граждан 3.4.1. Работа с входящими документами: регистрация документа с заполнением всех необходимых длядальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (принеобходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированнымидокументами); постановка документа на контроль (при необходимости); пересылка РК документа по сети в приемные Губернатораобласти, заместителей Главы администрации области (в РК заноситсяинформация о передаче документа и его копий); проверка после возвращения документа с резолюциейруководителя правильности записи резолюции в РК, постановки наконтроль и записей о наличии отчетов исполнителей (информация обисполнении документа); снятие исполненного документа с контроля; постановка документа на дополнительный или длительныйконтроль; списание документа в дело согласно номенклатуре дел спометкой в РК; 3.4.2. Работа с исходящими документами: регистрация документа с заполнением всех необходимых длядальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (принеобходимости в РК устанавливаются связки с ранеезарегистрированными документами); списание РК документа в дело согласно номенклатуре дел; 3.4.3. Регулярный контроль содержания папок отдела писем иприема граждан "Поступившие", "На исполнении" и папок "Наисполнении", "На контроле" Губернатора области и заместителейГлавы администрации области; 3.4.4. Контроль за исполнением документов с резолюциямиГубернатора области, заместителей Главы администрации области исроками рассмотрения обращений граждан; 3.4.5. Подготовка напоминаний, уведомлений, статистическихотчетов; 3.4.6. Участие в ведении классификаторов САДД "Списокорганизаций", "Граждане" при изменении и поступлениисоответствующего документа. 3.5. Виды работ, выполняемые в приемных заместителей Главыадминистрации области 3.5.1. Работа с входящими документами: проверка РК документа в папке "Поступившие" при егопоступлении в приемную; передача незарегистрированного документа для регистрации вотдел прохождения документов управления делопроизводства и архиваили отдел писем и приема граждан; прием документа к исполнению, передача зарегистрированногодокумента на рассмотрение руководству; занесение в РК документа резолюции заместителя Главыадминистрации области; контроль представления соисполнителями материалов (подокументам, ответственным исполнителем которых являетсязаместитель Главы администрации области); занесение в РК информации об исполнении документа; ответы на запросы органов исполнительной власти области иорганизаций об исполнителях зарегистрированных в САДД документов,по которым ведется совместная работа; поиск информации о ходе рассмотрения документа по запросам; 3.5.2. Работа с исходящими документами: передача завизированного или подписанного заместителем Главыадминистрации области документа в отдел прохождения документовуправления делопроизводства и архива для регистрации в САДД; 3.5.3. Наблюдение за исполнением документов с резолюциямизаместителя Главы администрации области; 3.5.4. Поиск РК документов по запросам руководителя; 3.5.5. Своевременная передача системному технологу САДДинформации об изменениях в структуре департамента и составедолжностных лиц - руководителей органов исполнительной властиобласти для оперативного редактирования классификаторов САДД"Подразделения", "Организации". 3.6. Виды работ, выполняемые в отделе кадровой политики иконтрольно-организационной работы комитета государственнойгражданской службы Новгородской области 3.6.1. Работа с входящими документами: контроль исполнения пунктов документа (по письмам ипоручениям органов государственной власти Российской Федерации); 3.6.2. Работа с нормативными правовыми актами (далее - акты)Администрации области (постановления и распоряжения Администрацииобласти): регистрация соответствующего числа документов группы "Пунктакта Администрации области" с заполнением всех необходимых дляпоиска, контроля и аналитической работы полей и с установлениемсвязки с РК акта Администрации области; 3.6.3. Работа с поручениями Губернатора области, заместителейГлавы администрации области и решениями коллегии Администрацииобласти: регистрация с заполнением всех необходимых для поиска ианалитической работы полей РК (с РК документа связывается файлэлектронного документа в формате Microsoft Word, при необходимостиустанавливается связка с ранее зарегистрированными документами); занесение контрольных пунктов документа в виде контрольныхрезолюций с категориями "Пункт поручения Губернатора области","Пункт поручения заместителя Главы администрации области" или"Пункт решения коллегии Администрации области"; занесение в РК информации о передаче документа; 3.6.4. Регулярный контроль содержимого папок отдела кадровойполитики и контрольно-организационной работы комитетагосударственной гражданской службы Новгородской области"Поступившие", "На исполнении" и папок "На исполнении", "Наконтроле" Губернатора области и заместителей Главы администрацииобласти; 3.6.5. Наблюдение за исполнением документов органовгосударственной власти Российской Федерации, актов Администрацииобласти, поручений Губернатора области и заместителей Главыадминистрации области, решений коллегии Администрации области; 3.6.6. Подготовка напоминаний, аналитических отчетов, расчетасводного коэффициента исполнительской дисциплины по каждомуисполнителю любого документа, находящегося в САДД. 3.7. Виды работ, выполняемые в приемных органовисполнительной власти области 3.7.1. Работа с входящими документами: прием РК зарегистрированного документа к исполнению; регистрация незарегистрированного документа с заполнениемвсех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работыполей РК (при необходимости устанавливаются связки с ранеезарегистрированными документами); занесение в РК информации по результатам рассмотрениядокумента руководителем (ввод резолюции, постановка на внутреннийконтроль, направление на исполнение); контроль исполнения; ввод в РК информации об исполнении; пересылка РК исполненного документа в отдел прохождениядокументов управления делопроизводства и архива; 3.7.2. Работа с исходящими и внутренними документами: регистрация документа с заполнением всех необходимых длядальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (принеобходимости устанавливаются связки с ранее зарегистрированнымидокументами); ввод резолюции руководителя; постановка на контроль; направление на исполнение; контроль исполнения; списание в дело; 3.7.3. Поиск документа по запросам; 3.7.4. Подготовка ответов на запросы по входящим документам; 3.7.5. Подготовка отчетов по работе с документами в органеисполнительной власти области. 3.8. Работа исполнителей - пользователей САДД с документами 3.8.1. Работа с зарегистрированными документами с резолюциямив РК в адрес исполнителя - пользователя САДД: прием РК к исполнению; занесение в РК информации о ходе и результатах исполнениярезолюции (при необходимости устанавливается связка с ранеезарегистрированными документами); пересылка РК ответственному исполнителю или руководителю -автору резолюции. 4. Контроль исполнения документов 4.1. Документ полностью или частично может быть поставлен наконтроль. 4.2. При постановке документа на контроль его РК поступает впапку "На контроле". Доступ к этой папке имеют специалисты,осуществляющие контроль исполнения документов. 4.3. Специалист, осуществляющий контроль, обязан ежедневнопросматривать папку "На контроле", осуществлять рассылку"напоминаний" в установленной форме ответственным исполнителям иинформировать руководство о ходе исполнения документа. 4.4. По всем контрольным документам в РК заносится информацияоб исполнении и фактическая дата исполнения. 5. Использование классификаторов САДД 5.1. Ведение классификаторов САДД осуществляют ГУ "НИАЦ" испециалисты органов исполнительной власти области - пользователиСАДД, которым предоставлены права ввода и редактирования записейсоответствующих классификаторов. 5.2. Вносить новые организации в классификатор "Организации"при регистрации документов могут пользователи САДД, которымпредоставлено соответствующее право. 5.3. Номенклатура дел органов исполнительной власти областина очередной год вводится в классификатор "Номенклатура дел"администратором САДД в соответствии с утвержденным разделомноменклатуры. При необходимости изменения номенклатуры делизменения в классификатор вносятся после согласования суправлением делопроизводства и архива. 6. Контроль правильности заполнения информационных полей РК 6.1. Контроль правильности заполнения информационных полей РКдокумента в органе исполнительной власти области возлагается налицо, ответственное за ввод информации. Приложение к Регламенту работы с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти области ЭТАПЫ введения регламента в действие------------------------------------------------------------------- № этапа Содержание этапа Срок Исполнитель исполнения------------------------------------------------------------------- I этап отработка технологии работы I квартал управление в САДД и введение Регламента 2006 года делопроиз- в действие в подразделениях водства и управления делопроизводства архива, и архива, в приемных помощники, заместителей Главы консультанты администрации области заместителей Главы администрации области, ГУ "НИАЦ" II этап отработка технологии работы II - III комитет госу- в САДД и введение Регламента кварталы дарственной в действие в отделе кадровой 2006 года гражданской политики и контрольно- службы организационной работы Новгородской комитета государственной области, гражданской службы отдел писем Новгородской области, отделе и приема писем и приема граждан граждан, ГУ "НИАЦ" III этап отработка технологии работы III - IV комитеты, в САДД и введение Регламента кварталы управления в действие в приемных 2006 года области, органов исполнительной ГУ "НИАЦ" власти области-------------------------------------------------------------------