Постановление Администрации Новгородской области от 04.10.2005 № 361
Об утверждении Положения о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда области
Российская Федерация
АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 4 октября 2005 г. № 361 Великий Новгород
Об утверждении Положения о Государственном реестре уникальных
документов Архивного фонда области
(В редакции Постановлений Администрации Новгородской области
от 18.07.2011 г. N 322; Постановлений
Правительства Новгородской области от 21.11.2013 г. N 365;
от 20.02.2020 г. № 46)
В соответствии с областным законом от 21.03.2005 № 441-ОЗ "Об
архивном деле в Новгородской области"
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемое Положение о Государственном реестре
уникальных документов Архивного фонда области.
2. Опубликовать постановление в газете "Новгородские
ведомости".
Первый заместитель
Главы администрации А.С.Бойцов
Утверждено
постановлением Администрации
области от 04.10.2005 № 361
ПОЛОЖЕНИЕ
о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда
области
(В редакции Постановлений Администрации Новгородской области
от 18.07.2011 г. N 322; Постановлений
Правительства Новгородской области от 21.11.2013 г. N 365;
от 20.02.2020 г. № 46)
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок создания, ведения
и использования Государственного реестра уникальных документов
Архивного фонда области - систематического перечня уникальных
документов Архивного фонда области (далее - Государственный реестр
области).
1.2. Положение разработано в соответствии с федеральными
законами от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в
Российской Федерации", от 15 апреля 1993 года № 4804-1 "О вывозе и
ввозе культурных ценностей", областным законом от 21.03.2005 №
441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области", Регламентом
Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда
Российской Федерации, утвержденным Приказом Федеральной архивной
службы России от 09.10.2001 № 75.
1.3. К уникальным документам Архивного фонда области
относятся особо ценные документы Архивного фонда области, не
имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их
внешним признакам, не восполнимые при утрате с точки зрения их
значения и (или) автографичности.
1.4. Государственный реестр области создается с целью
выявления, учета и обеспечения сохранности уникальных документов,
находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, в архивах организаций области и частных лиц.
1.5. Ведение Государственного реестра области осуществляется
архивным комитетом Новгородской области в целях
централизованного учета уникальных документов Архивного фонда
области как памятников, имеющих исключительное значение для истории
области, а также в целях обеспечения контроля за их сохранностью и
информирования пользователей. (В редакции Постановлений
Администрации Новгородской области от 19.09.2008 г. N 316;
от 18.07.2011 г. N 322; Постановлений Правительства Новгородской
области от 21.11.2013 г. N 365; от 11.03.2019 г. № 86;
от 20.02.2020 г. № 46)
1.6. Включение уникальных документов в Государственный реестр
области осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы
(оценки) и регистрации в Государственном реестре области в
порядке, определенном настоящим Положением.
Документ Архивного фонда области, занесенный в
Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда
Российской Федерации, также включается в Государственный реестр
области.
2. Выявление уникальных документов
2.1. Архивный комитет Новгородской области
организует работу по выявлению уникальных документов Архивного
фонда области, рекомендуемых для включения в Государственный реестр
области. (В редакции Постановлений Администрации Новгородской
области от 18.07.2011 г. N 322;
Постановлений Правительства Новгородской области
от 21.11.2013 г. N 365; от 11.03.2019 г. № 86;
от 20.02.2020 г. № 46)
2.2. Непосредственно работу по выявлению документов ведут
государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные
организации, в собственности, оперативном управлении или
пользовании которых находятся документы Архивного фонда области, а
также собственники документов в рамках соглашений (договоров),
заключаемых ими с архивными учреждениями области, либо по
собственному желанию.
3. Экспертиза ценности уникальных документов
3.1. Отнесение архивных документов к уникальным документам
Архивного фонда области производится на основании экспертизы их
ценности.
3.2. Экспертиза ценности уникальных документов проводится с
целью обоснования включения их в Государственный реестр области с
учетом следующих критериев:
3.2.1. Подлинность документа - обязательна для всех
документов, включаемых в Государственный реестр области. В порядке
исключения могут рассматриваться копии на правах подлинников или
копии документов, если известно место хранения подлинника;
3.2.2. Историко-культурная значимость документа - отражение в
документах сведений об уникальном для данной местности
историческом, культурном событии, явлении, человеке;
3.2.3. Древность документа - к уникальным относятся все
документы Архивного фонда области, созданные по 1727 год
включительно, как подлинники, так и изготовленные тогда же копии,
фрагменты сохранившихся подлинников и копий;
3.2.4. Публичность документа - документы, вносимые в
Государственный реестр области, должны находиться на открытом
хранении и не содержать каких-либо сведений, ограничивающих доступ;
3.2.5. Принадлежность к историческому событию - документы
должны фиксировать социально-исторические явления, определяющие
пути развития региона, международные соглашения и т.п. Документ
должен непосредственно принадлежать этому событию, быть его
неотъемлемой составной частью;
3.2.6. Принадлежность документа к определенной исторической
личности - автографы, подлинные личные документы, относящиеся к
личностям, занимавшим видные места в истории развития региона,
независимо от национальности, вероисповедания, партийной и
социальной принадлежности;
3.2.7. Художественные и оформительские особенности документа
- документ может быть отнесен к категории уникальных как по
одному, так и по нескольким критериям одновременно.
3.3. Результаты экспертизы рассматриваются
экспертно-методическими, экспертными комиссиями архивных органов и
учреждений, соответствующими комиссиями других организаций и
представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии
(далее ЭПК) архивного комитета Новгородской области (далее ЭПМК)
департамента культуры и туризма Новгородской
области. (В редакции Постановлений Администрации Новгородской
области от 18.07.2011 г. N 322;
Постановлений Правительства Новгородской области
от 21.11.2013 г. N 365; от 11.03.2019 г. № 86;
от 20.02.2020 г. № 46)
4. Описание уникальных документов
4.1. Описание уникальных документов, рекомендуемых к внесению
в Государственный реестр области, производится на листах учета и
описания уникального документа (приложение к Положению).
4.2. Описанию подлежит каждый документ, рекомендуемый к
включению в Государственный реестр области.
5. Представление предложений о включении документов в
Государственный реестр области
5.1. В архивный комитет Новгородской области
предложения о включении документа(ов) в Государственный реестр
области представляют государственные и муниципальные архивы, музеи,
библиотеки, юридические и физические лица, собственники уникальных
документов. (В редакции Постановлений Администрации Новгородской
области от 18.07.2011 г. N 322;
Постановлений Правительства Новгородской области
от 21.11.2013 г. N 365; от 11.03.2019 г. № 86;
от 20.02.2020 г. № 46)
5.2. Предложения представляются в виде заполненных в 2
экземплярах листов учета и описания уникальных документов с
приложением экспертных заключений. Экспертные заключения должны
содержать обоснованные выводы о включении документов в
Государственный реестр области.
Юридические лица - собственники уникальных документов могут
представлять свои предложения в архивный комитет Новгородской
области в форме заявления. В этом случае архивный комитет
Новгородской области проводит работу по
подготовке предложений или поручает подготовку предложений
соответствующему государственному архиву. (В редакции Постановлений
Администрации Новгородской области от 19.09.2008 г. N 316;
от 18.07.2011 г. N 322; Постановлений Правительства Новгородской
области от 21.11.2013 г. N 365; от 11.03.2019 г. № 86;
от 20.02.2020 г. № 46)
5.3. Предложения рассматривает ЭПК архивного комитета
Новгородской области и принимает решение о включении в
Государственный реестр области либо отклонении представленного
документа в 3-месячный срок. (В редакции Постановлений
Администрации Новгородской области от 19.09.2008 г. N 316;
от 18.07.2011 г. N 322; Постановлений Правительства Новгородской
области от 21.11.2013 г. N 365; от 11.03.2019 г. № 86;
от 20.02.2020 г. № 46)
6. Включение документов в Государственный реестр области
6.1. Решение ЭПК архивного комитета Новгородской области о
включении документа в Государственный реестр области передается
специалисту архивного комитета Новгородской области, ведущему
реестр, который присваивает уникальному документу регистрационный
номер по реестру. Регистрационный номер проставляется на 2
экземплярах листа учета и описания уникального документа. (В
редакции Постановлений Правительства Новгородской области
от 11.03.2019 г. № 86; от 20.02.2020 г. № 46)
6.2. Государственный реестр области ведется в виде картотеки.
Архивный комитет Новгородской области включает
информацию об уникальном документе в электронную базу данных
"Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда
Новгородской области". (В редакции Постановлений Администрации
Новгородской области от 19.09.2008 г. N 316;
от 18.07.2011 г. N 322; Постановлений Правительства Новгородской
области от 21.11.2013 г. N 365; от 11.03.2019 г. № 86;
от 20.02.2020 г. № 46)
6.3. Первые экземпляры листов учета и описания уникальных
документов хранятся постоянно в архивном комитете Новгородской
области единым комплексом в валовой последовательности
их номеров по Государственному реестру области. (В редакции
Постановлений Администрации Новгородской области
от 18.07.2011 г. N 322; Постановлений
Правительства Новгородской области от 21.11.2013 г. N 365;
от 11.03.2019 г. № 86; от 20.02.2020 г. № 46)
Вторые экземпляры листов учета и описания уникального
документа передаются организации, в оперативном управлении или
пользовании которой находится уникальный документ, или
собственнику документа.
7. Внесение изменений в Государственный реестр области
7.1. Сведения, полученные в результате научного изучения
уникального документа, а также информация о других изменениях,
произошедших с уникальным документом (смена собственника,
проведение реставрации, организация экспонирования и т.д.),
регистрируются в Государственном реестре области.
7.2. Изменения вносятся на основании актов об изменениях и
дополнениях листа учета и описания уникального документа
произвольной формы, которые составляются, подписываются и
представляются в архивный комитет Новгородской области
собственниками или организациями, в оперативном управлении
или пользовании которых находятся уникальные документы. (В редакции
Постановлений Администрации Новгородской области
от 18.07.2011 г. N 322; Постановлений
Правительства Новгородской области от 21.11.2013 г. N 365;
от 11.03.2019 г. № 86; от 20.02.2020 г. № 46)
7.3. После внесения изменений в лист учета и описания
уникального документа и электронную базу данных "Государственный
реестр уникальных документов Архивного фонда Новгородской области"
акты формируются в дело и хранятся постоянно.
8. Пользование информацией Государственного реестра области
8.1. Информация об уникальных документах Архивного фонда
области, включенных в Государственный реестр области, является
общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных
документов, доступ к которой осуществляется с согласия
собственников.
8.2. Архивный комитет Новгородской области
обеспечивает исполнение соответствующих запросов физических и
юридических лиц на основе базы данных "Государственный реестр
уникальных документов Архивного фонда Новгородской области". (В
редакции Постановлений Администрации Новгородской области
от 18.07.2011 г. N 322; Постановлений
Правительства Новгородской области от 21.11.2013 г. N 365;
от 11.03.2019 г. № 86; от 20.02.2020 г. № 46)
Приложение
к Положению о Государственном
реестре уникальных документов
Архивного фонда области
ЛИСТ
учета и описания уникального документа
(В редакции Постановления Правительства Новгородской
области от11.03.2019 г. № 86)
Регистрационный номер ________________________________________
Дата включения документа в Государственный реестр уникальных
документов Архивного фонда области________________________________
1. Описаниедокумента
Название(заголовок) документа _______________________________
___________________________________________________________________
Самоназваниедокумента _______________________________________
___________________________________________________________________
Виддокумента ________________________________________________
Автордокумента ______________________________________________
Дата (времясоздания) документа ______________________________
Век__________________________________________________________
Ориентировочная дата создания документа (при отсутствии точной
даты (времени создания) документа)________________________________
Языкдокумента _______________________________________________
Аннотация____________________________________________________
___________________________________________________________________
Историческаясправка _________________________________________
___________________________________________________________________
Наличиедрагоценных металлов и камней ________________________
___________________________________________________________________
Палеографические особенности _________________________________
___________________________________________________________________
Печати_______________________________________________________
___________________________________________________________________
Художественные особенности оформления документа ______________
___________________________________________________________________
Собственность ________________________________________________
2.Физическое состояние документа
Материальныйноситель ________________________________________
Размеры______________________________________________________
Объем________________________________________________________
Физическоесостояние _________________________________________
Сведения ореставрации _______________________________________
3. Местохранения документа
Местохранения документа _____________________________________
Адрес местахранения документа _______________________________
Архивный шифр: фонд № __ , оп. № __ , ед.хр. № __ , ед.уч. №
__ , л. __
4. Служебнаяинформация
Кемпредставлен документ _____________________________________
| Протокол экспертно-проверочной комиссии министерства культуры Новгородской области от |
| года № |
|
| Протокол центральной экспертно-проверочной комиссии при федеральном архивном агентстве от |
| года № | _______ |