Приложение к Постановлению от 30.03.2009 г № 262 Положение
Положение о порядке ведения договорной работы в администрации шимского муниципального района
1.Общие положения
1.1.Настоящее Положение устанавливает общие нормы о порядке заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее - договоров), заключаемых в соответствии со статьей 55 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд", за исключением договоров по отчуждению муниципального имущества и земельных участков.
1.2.Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.3.Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров, заключаемых между Администрацией муниципального района (далее - Администрация) и контрагентами, определяется действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Положением.
1.4.Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагаются на соответствующее структурное подразделение Администрации, должностное лицо, которое является исполнителем.
1.5.Консультационная поддержка и правовая экспертиза возлагаются на главного специалиста - юриста Администрации.
2.Понятие и условия договоров
2.1.Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.
2.2.Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора и включение которых в договор является обязательным:
а) предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами;
б) цена договора или порядок ее определения (может отражаться непосредственно в тексте договора либо в соответствующем приложении к договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного договора);
в) сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;
г) порядок расчетов;
д) права и обязанности сторон;
е) ответственность за неисполнение обязательств;
ж) порядок урегулирования и разрешения споров;
з) юридические адреса (почтовые реквизиты), банковские реквизиты, сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового).
3.Основные требования к оформлению договоров
3.1.Договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.
3.2.Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена требованиями профильных специалистов.
3.3.Договоры заключаются только в простой письменной либо, в случае необходимости, нотариальной форме, что означает невозможность заключения договора в устной форме.
3.4.Договоры должны содержать следующие сведения:
3.4.1.Преамбула (или вводная часть):
а) наименование договора (договор купли-продажи, поставки, комиссии, аренды и пр.);
б) дата подписания договора;
в) место подписания договора (город или населенный пункт);
г) полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в Едином государственном реестре юридических лиц, а также сокращенное название сторон по договору ("Заказчик", "Покупатель", "Арендатор" и пр.);
д) должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора;
3.4.2.Предмет договора:
а) предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны;
б) обязанности и права стороны по договору;
в) обязанности и права второй стороны по договору;
г) цена договора и порядок расчетов и др.;
д) срок выполнения сторонами своих обязательств.
Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения;
3.4.3.Дополнительные условия договора:
а) срок действия договора. Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту;
б) ответственность сторон. В разделе указывается, что стороны несут имущественную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
в) способы обеспечения обязательств;
г) основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке;
д) условия о конфиденциальности информации по договору;
е) порядок разрешения споров между сторонами по договору. Все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в арбитражном суде. Однако стороны могут установить и иное положение, в частности предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда;
ж) особенности перемены лиц по договору. В этом пункте можно предусмотреть, что уступка права требования по договору может быть осуществлена только с согласия должника;
3.4.4.Прочие условия договора:
а) законодательство, регулирующее отношения сторон (особенно это важно для внешнеторговых контрактов);
б) особенности согласований связи между сторонами. Здесь для каждой стороны могут указываться:
лица, полномочные давать информацию и решать вопросы, относящиеся к исполнению договора. Это может формулироваться двумя способами: 1) с персональным указанием полномочного лица (лиц) или 2) с указанием должностей;
сроки связи между сторонами. Например: "...каждый вторник с _____ ч.";
способы связи: телефон, факс, телекс, телеграф, электронная почта с указанием их номеров и иных данных;
в) судьба преддоговорной работы и ее результатов после подписания договора. Указывается, что после подписания договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу;
г) реквизиты сторон:
почтовые реквизиты;
местонахождение (адрес) контрагента;
банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка);
отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для контейнеров, для мелких отправок).
Необходимо обратить особое внимание на правильность указанных реквизитов контрагента, а в тексте договора следует предусмотреть ответственность за представление неправильных реквизитов и за несообщение об их изменении. В дополнение можно предусмотреть освобождение Администрации от ответственности за просрочку платежа в случае непредставления или неправильного указания платежных реквизитов;
д) количество экземпляров договора;
е) подписи сторон и печати сторон договора.
В случаях, когда законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, стороны принимают необходимые меры по регистрации соответствующего договора в уполномоченных государственных органах.
4.Заключение договоров
4.1.Предложение о заключении договора, поступившее от контрагента в Администрацию, должно содержать проект договора, сопроводительное письмо к прилагаемому проекту договора (в случае необходимости) либо договор, подписанный контрагентом.
4.2.В случае если предложение о заключении договора поступает от неизвестной организации, Администрации необходимо провести мероприятия по обеспечению условий экономической безопасности интересов Администрации. Для этого следует ознакомиться с учредительными документами организации (уставом, учредительным договором), свидетельством о государственной регистрации и свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. Необходимо обратить внимание на то, кто является ее учредителем, каков размер его уставного фонда и сформирован ли он, где располагается офис (а не просто так называемый "юридический адрес"), в каком банке организация обслуживается, ее финансовое положение и коммерческая репутация. Через партнеров, контрагентов, банкиров следует собрать о ней и ее руководителях как можно больше информации.
4.3.Главой муниципального района или заместителем Главы администрации назначается исполнитель. Исполнитель осуществляет анализ договора на предмет целесообразности его заключения, передает главному специалисту-юристу Администрации для согласования и проведения правовой экспертизы, после чего докладывает о результатах Главе муниципального района либо заместителю Главы администрации. При принятии Главой муниципального района или заместителем Главы администрации положительного решения договор подписывается, при принятии отрицательного решения исполнитель дает соответствующий ответ контрагенту.
4.4.Ответ на письменное предложение заключить договор должен быть дан в письменной форме не позднее 30 дней со дня поступления предложения о заключении договора в Администрацию.
5.Споры между сторонами по проектам договоров
5.1.Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением в соответствии с пп. 1.4 настоящего Положения и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен главным специалистом - юристом Администрации совместно с соответствующим подразделением в течение 10 (десяти) рабочих дней.
5.2.Если представленные разногласия принимаются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с пп. 1.4 настоящего Положения готовит новый проект договора с учетом предложений (замечаний), который визируется и передается на подпись в порядке, установленном п. 6 настоящего Положения.
5.3.Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с пп. 1.4 настоящего Положения передает контрагенту договор с протоколом разногласий и заключением о мотивах отклонения его предложений (замечаний).
5.4.Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения в соответствии с пп. 1.4 настоящего Положения или у главного специалиста - юриста Администрации, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением или главным специалистом - юристом Администрации, у которого возникли замечания (предложения) по договору.
6.Порядок согласования договора
6.1.Для всех структурных подразделений, должностных лиц Администрации устанавливается следующий порядок согласования договоров:
а) проект договора предварительно согласовывается исполнителем со структурными подразделениями (должностными лицами) по принадлежности предмета договора в соответствии с пп. 6.2 настоящего Положения;
б) проект договора представляется для юридической экспертизы в отпечатанном виде главному специалисту - юристу Администрации. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;
в) главный специалист - юрист Администрации в зависимости от объема представленных на согласование проектов договоров, но не позднее 10 (десяти) рабочих дней подготавливает заключение по представленному проекту договора и направляет его исполнителю либо при отсутствии замечаний согласовывает проект. При наличии у главного специалиста - юриста Администрации замечаний по договору им составляется заключение, которое оформляется по установленной форме за его подписью и содержит мотивированное резюме и замечания по договору;
г) при отрицательном заключении проект договора направляется исполнителю на доработку;
д) после доработки проекта договора исполнителем документ печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров и согласовывается в соответствии с пп. 6.2 настоящего Положения;
е) после согласования проекта договора со всеми необходимыми структурными подразделениями исполнитель представляет его на подпись Главе муниципального района (или иного уполномоченного лица), договор подписывается, заверяется печатью Администрации и регистрируется в установленном порядке.
6.2.Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными структурными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются:
а) исполнитель договора;
б) структурные подразделения и заместители Главы администрации муниципального района по принадлежности к предмету договора;
в) председатель комитета финансов Администрации;
г) заведующий отделом - главный бухгалтер Администрации;
д) главный специалист - юрист Администрации.
6.3.При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора, остающегося в Администрации. Виза обязательно включает в себя личную подпись должностного лица, фамилию, дату. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся на отдельном листе согласования, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учете и хранении.
6.4.Договор визируется на каждом листе главным специалистом-юристом Администрации.
6.5.При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает генеральный директор, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении либо ознакомиться с протоколом собрания учредителей контрагента. В отношении последних следует обратить внимание на ограничение полномочий генерального директора, которые предоставляются ему только с согласия правления, совета директоров, собрания учредителей и т.д. Например, в уставе организации, в разделе "Компетенция генерального директора", может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 100 тыс. руб. только с согласия совета директоров организации, представителем которой он является. Поэтому следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации-контрагента и убедиться, что полномочия генерального директора не ограничены.
В том случае если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность считается недействительной), срок ее действия, объем полномочий по доверенности.
6.6.Договоры от имени Администрации подписывает Глава муниципального района или заместитель Главы администрации.
7.Регистрация, выполнение и хранение договоров
7.1.Договоры оформляют те структурные подразделения (должностные лица), которые осуществляют функции по их исполнению либо контролю за исполнением контрагентами договорных обязательств. На данные структурные подразделения возлагается обязанность по представлению копий заключенных договоров главному специалисту - юристу Администрации и иные инстанции по их запросу с разрешения Главы муниципального района.
7.2.Оригиналы договоров хранятся в бухгалтерии Администрации.
7.3.Обязанность по регистрации договоров возлагается на главного специалиста - юриста Администрации.
7.4.Все договоры регистрируются и учитываются главным специалистом - юристом Администрации в специальном журнале, регистрационный номер которых является номером договора. Регистрация происходит после подписания договора уполномоченным лицом.
7.5.В случае заключения дополнительных соглашений к договорам в журнале делается соответствующая отметка.