Постановление Администрации Новгородской области от 06.07.2005 № 231
О Порядке подготовки служебных писем и организации контроля за служебной перепиской
Российская Федерация АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 6 июля 2005 г. № 231 Великий Новгород Утратилo силу - Постановление Администрации Новгородской области от 08.06.2011 г. N 239 О Порядке подготовки служебных писем и организации контроля за служебной перепиской (В редакции Постановления Администрации Новгородской области от 13.02.2006 г. N 69) ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемый Порядок подготовки служебных писем иорганизации контроля за служебной перепиской (далее - Порядок). 2. Заместителям Главы администрации, руководителям комитетов,управлений области, работникам Администрации области приподготовке и оформлении служебных писем строго руководствоватьсявышеуказанным Порядком. 3. Считать утратившим силу распоряжение Администрации областиот 06.04.2000 № 238-рг "О порядке подготовки служебных писем иорганизации контроля за служебной перепиской". 4. Опубликовать постановление в газете "Новгородскиеведомости". Губернатор области М.М.Прусак Утвержден постановлением Администрации области от 06.07.2005 № 231 ПОРЯДОК подготовки служебных писем и организации контроля за служебной перепиской (В редакции Постановления Администрации Новгородской области от 13.02.2006 г. N 69) 1. Общие положения 1.1. Порядок подготовки служебных писем и организацииконтроля за служебной перепиской (далее - Порядок) подготовлен всоответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированныесистемы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования коформлению документов" и подлежит применению при организацииработы в Администрации области, отделах, комитетах, управленияхобласти. 1.2. Служебное письмо является самым распространенным видомделовой переписки. Особенности содержания служебного письма вомногом зависят от того, для какой цели оно составлено. Однакосуществуют общие требования к его содержанию и оформлению. 2. Требования, предъявляемые к подготовке служебных писем 2.1. Оформление служебных писем (далее - писем) 2.1.1. Письмо изготавливается на специальном бланке для писемформата А4 (210 x 298 мм). Каждый лист письма, оформленный как на бланке, так и безнего, должен иметь поля не менее: 35 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 2.1.2. Название вида документа в письмах не указывается, заисключением гарантийного письма. Гарантийное письмо, устанавливающее или подтверждающееобязательства партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего оплату,должно иметь название "Гарантийное письмо", подписи руководителя иглавного бухгалтера, печать. На остальных письмах на подписьруководителя печать организации не ставится. 2.1.3. Письмо составляется и подписывается в двухэкземплярах, после регистрации первый экземпляр направляетсяадресату, второй (с визой исполнителя) - хранится в деле.Приложения к письму должны быть завизированы исполнителем. 2.1.4. Обязательными реквизитами бланка письма являются: гербНовгородской области; наименование организации, являющейся авторомписьма, которое должно соответствовать наименованию, закрепленномув учредительных документах; справочные данные об организации,которые включают в себя почтовый адрес, номера телефонов, факсов,счетов в банке, адрес электронной почты и др.; дата;регистрационный номер письма; ссылка на регистрационный номер идату входящего письма, на который должен быть дан ответ; адресат;заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложений; подписьруководителя; отметка об исполнителе. 2.1.5. Адресатом могут быть организации, их структурныеподразделения, должностные или физические лица. На угловом бланкеписьма реквизит "Адресат" располагается на одном уровне сназванием организации - автора письма. Наименование организации и ее структурного подразделенияуказывается в именительном падеже, например: Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации Федеральная служба по труду и занятости При адресовании письма должностному лицу адресат указываетсяв дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией, например: Председателю комитета государственной гражданской службы Новгородской области Д.Г.Завидовскому Если письмо отправляется в несколько однородных организацийили в несколько структурных подразделений одной организации, то ихследует называть обобщенно, например: Комитеты, управления области Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" поотношению к самой длинной строке, например: Заместителю Главы администрации, управляющему Делами Администрации области А.В.Земляку В письме не должно быть указано более четырех адресатов.Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом непечатается. При большем количестве адресатов (более пяти)составляется список рассылки письма. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входитьпочтовый адрес, который оформляется в последовательности,установленной Правилами оказания услуг почтовой связи,утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от15 апреля 2005 года № 221. Если письмо адресуется организации, с которой нет постояннойпереписки, указывается ее наименование, затем почтовый адрес,например: Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе Васильевский остров, 3-я линия, д. 12, Санкт-Петербург, 199004 При адресовании письма физическому лицу указывается фамилия иинициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Попову С.И. Большая Московская ул., д. 12, кв. 7, Великий Новгород, 173009 2.1.6. Заголовок к тексту письма включает в себя краткоесодержание письма, состоит из одной фразы, отвечает на вопросы очем? (о ком?), должен быть максимально кратким и точным. Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок долженформулироваться обобщенно. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается безкавычек и не подчеркивается. 2.1.7. Если письмо является ответным, то в бланке письмауказывается ссылка на регистрационный номер и дату письма, накоторое дается ответ. 2.1.8. Отметка о наличии приложения, названного в текстеписьма, оформляется следующим образом: Приложение: на 2 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, тоуказывается его наименование, количество листов и экземпляров, приналичии нескольких приложений, они нумеруются, например:Приложение: 1. Копия письма Администрации Новгородской области от 21.03.2005 N 633/12И-16 на 1 л. в 1 экз. 2. Копия письма Министерства регионального развития Российской Федерации от 03.03.2005 N 745-МП/40 на 2 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается. Если к письму прилагается другой документ, также имеющийприложение, отметка о наличии приложения оформляется следующимобразом:Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/072 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляется не всем указанным в письмеадресатам, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. 2.1.9. В состав реквизита "Подпись" входят: наименованиедолжностного лица, подписавшего письмо (полное, если письмооформлено не на бланке организации, и сокращенное - на письме,оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи(инициалы, фамилия) например:Первый заместительГлавы администрацииНовгородской области личная подпись А.С.Бойцов или, если письмо оформлено на бланке:Первый заместительГлавы администрации личная подпись А.С.Бойцов При оформлении письма на бланке должностного лица должностьэтого лица в подписи не указывается. При подписании письма несколькими должностными лицами ихподписи располагаются одна под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности. Письмо оформляется набланке, например:Заместитель Главы администрации,управляющий ДеламиАдминистрации области личная подпись А.В.ЗемлякЗаведующая отделом по бухгалтерскому учету,главный бухгалтер управления ДеламиАдминистрации области личная подпись Р.И.Попова При подписании письма несколькими лицами равных должностей ихподписи располагаются на одном уровне. Письмо оформляется начистом листе бумаги, указываются полные наименования должностейлиц, подписавших письмо, например:Губернатор ПредседательНовгородской области Новгородской областной ДумыМ.М.Прусак А.А.Бойцев 2.1.10. Отметка об исполнителе располагается на лицевойстороне первого листа письма в левом нижнем углу над инициаламимашинистки, датой печатания, номером бланка и включает фамилию,имя, отчество исполнителя письма и номер его телефона, например: Иванов Петр Федорович 731-750 гс 11.04.2005 б-0073 Исполнителем может быть только руководитель, а в егоотсутствие - лицо, его замещающее. 2.2. Требования, предъявляемые к содержанию и процедуреподготовки письма 2.2.1. Текст письма должен быть четким, логичным,последовательным, убедительным и корректным по форме, обладатьполнотой информации, не должен допускать различного толкования.Факты и события должны излагаться достоверно, объективно,лаконично, ясно. Для упрощения операций по обработке писем иускорения их исполнения не рекомендуется в одном письмерассматривать два и более различных вопросов, письмо должно бытьоднопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышатьдвух страниц, в исключительных случаях допускаются письма объемомдо пяти страниц машинописного текста. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой частиуказывают причины, основания, цели, во второй - решения, выводы,просьбы, предложения, рекомендации. В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить","направляем" и т.д.); от первого лица единственного числа ("прошу решить", "считаюнеобходимым" и т.д.); от третьего лица единственного числа ("Администрация областисчитает", "не возражает" и т.д.). 2.2.2. В письмах, направляемых в вышестоящие органы, комитеты,управления области, областные организации, в Администрациигородского округа и муниципальных районов области, должныизлагаться только те вопросы, которые действительно требуют решенияименно этих органов. (В редакции Постановления АдминистрацииНовгородской области от 13.02.2006 г. N 69) 2.2.3. При подготовке проекта письма, затрагивающего интересыдругих комитетов, управлений, автор проекта должен предварительносогласовать с ними все вопросы. Визируется проект письма на второмэкземпляре, остающемся в дальнейшем на хранении в ведомственномархиве Администрации области, при этом указывается должность,личная подпись, расшифровка подписи визирующего и датавизирования. При наличии разногласий ставится подпись визирующегос записью: "Замечания прилагаются", "С прилагаемыми замечаниями".Замечания, подписанные визирующим лицом, прикладываются к проектуписьма. 2.2.4. Согласованный проект письма представляетсяорганизацией-разработчиком советнику Губернатора области иликонсультанту (помощнику) заместителя Главы администрации области всоответствии с распределением должностных обязанностей междуГубернатором области и заместителями Главы администрации области,который проверяет правильность составления и оформления проектаписьма, при необходимости редактирует текст, обеспечиваетперепечатку на номерной бланк и передает на подпись Губернаторуобласти или заместителю Главы администрации области. 2.2.5. Письма, направляемые Президенту Российской Федерации, вГосударственную Думу и Совет Федерации Федерального СобранияРоссийской Федерации, Правительство Российской Федерации, в адресГлавы городского округа и Глав муниципальных районов области,подписываются только Губернатором области. (В редакцииПостановления Администрации Новгородской областиот 13.02.2006 г. N 69) Письма, направляемые в федеральные министерства, федеральныеслужбы и федеральные агентства, иные федеральные органыисполнительной власти, а также в комитеты, управления области,областные организации, Администрации городского округа имуниципальных районов области, Главе городского округа, отдельнымГлавам муниципальных районов области, подписываются Губернаторомобласти, заместителями Главы администрации области в соответствии свозложенными на них обязанностями. (В редакции ПостановленияАдминистрации Новгородской области от 13.02.2006 г. N 69) 2.2.6. Не разрешается внесение каких-либо исправлений,дополнений в подписанные письма. Датой письма является дата егоподписания. 2.2.7. Проверка правильности оформления письма, регистрация иотправка его адресату осуществляется специалистами управленияделопроизводства и архива аппарата Администрации области (далее -управление делопроизводства и архива). 3. Организация контроля за служебной перепиской 3.1. Контроль за исполнением поручений Президента РоссийскойФедерации, письмами федеральных министерств, служб, агентств, иныхфедеральных органов, поручений и резолюций Губернатора области,заместителей Главы администрации области 3.1.1. Поступившие в Администрацию области порученияПрезидента Российской Федерации, Правительства РоссийскойФедерации, служебные письма из федеральных министерств, служб,агентств (далее - документы федеральных органов власти)регистрируются в управлении делопроизводства и архива ирассматриваются Губернатором области, заместителями Главыадминистрации области. 3.1.2. Советник Губернатора области, консультанты, помощникизаместителей Главы администрации области готовят проекты резолюцийдля руководителей, содержащие указания об исполнителях, порученияхи сроках исполнения. 3.1.3. Контролю подлежат требующие исполнения документыфедеральных органов власти: в тексте которых содержатся поручения, указания илирекомендации в адрес органов государственной власти области; по которым имеются соответствующие конкретные резолюцииГубернатора области, заместителей Главы администрации области. На таких документах проставляются штампы "контроль" и"подлежит возврату вместе с ответом". 3.1.4. Документы федеральных органов власти, поставленные наконтроль, передаются на рассмотрение Губернатору области,заместителям Главы администрации области. 3.1.5. Исполнители, в адрес которых направлены документы соштампом "контроль", в течение 10 рабочих дней со дня их полученияразрабатывают и направляют в адрес Губернатора области,заместителей Главы администрации области предложения или проектыответов по реализации указаний, рекомендаций и поручений,содержащихся в документе или резолюции. Предложения должны содержать конкретную информацию подокументу, сведения о принятых и рекомендуемых мерах, обисполнителях и сроках. При отсутствии необходимости принятия Администрацией областидополнительных мер, исполнители готовят мотивированные заключенияв адрес руководителя, давшего поручение. 3.1.6. При направлении контрольного документа несколькимлицам исполнитель, указанный в резолюции первым, организуетподготовку соответствующих предложений для принятия окончательногорешения, обобщает их и представляет на подпись Губернатору областиили заместителю Главы администрации области. 3.1.7. Контроль за своевременным представлением исполнителямипредложений по исполнению документов Президента РоссийскойФедерации, Правительства Российской Федерации осуществляютсоветник Губернатора области, консультанты, помощники заместителейГлавы администрации области и управление делопроизводства и архива. 3.1.8. Исполнение контрольных документов федеральных органоввласти осуществляется в указанные в них сроки. Если срокисполнения документов не определен, то он устанавливается в одинмесяц и исчисляется с даты их регистрации в управленииделопроизводства и архива. Документы с пометкой "срочно"исполняются в течение трех рабочих дней. 3.1.9. Решение о продлении срока исполнения документа можетбыть принято только тем должностным лицом, которое установилопервоначальный срок исполнения. Если по объективным причинамвозникает необходимость продления срока исполнения контрольногодокумента, исполнитель резолюции Губернатора области, заместителяГлавы администрации области готовит мотивированное предложение обизменении срока его исполнения. Письмо за подписью Губернатораобласти, заместителя Главы администрации области не позднее чем затри дня до истечения установленного срока направляется в адресфедерального органа власти. Копия письма остается в управленииделопроизводства и архива, где в регистрационную карточкуобязательно вносятся сведения о продлении срока исполненияконтрольного документа. Изменение срока исполнения контрольного документа с пометкойоб этом в регистрационной карточке допускается по устнойдоговоренности исполнителя с должностным лицом, установившимпервоначальный срок исполнения. 3.1.10. При уходе в отпуск или отъезде в командировкуисполнитель обязан передать неисполненные документы другомуисполнителю и поставить об этом в известность руководителя,обеспечивающего контроль. Не переданные исполнителем документысчитаются неисполненными. При увольнении исполнитель передаетнеисполненные документы своему непосредственному руководителю поакту. 3.1.11. Управление делопроизводства и архива ежемесячно напервое число представляет сведения по исполнению контрольныхдокументов в приемные Губернатора области, заместителей Главыадминистрации области. 3.2. Контроль за исполнением служебных писем 3.2.1. Организацию контроля за своевременным рассмотрением,исполнением и продлением сроков исполнения служебных писемосуществляют советник Губернатора области, консультанты, помощникизаместителей Главы администрации области и управлениеделопроизводства и архива. 3.2.2. Контроль за письмами организуется так, чтобыГубернатор области, заместители Главы администрации области,исполнители могли в любой момент получить необходимую полную идостоверную информацию о ходе их исполнения. 3.2.3. Необходимость постановки на контроль служебных писемопределяется при ознакомлении с их текстом. 3.2.4. Контроль осуществляется с помощью электроннойрегистрационной карточки. Текущий контроль начинается с моментарегистрации письма в управлении делопроизводства и архива. Письмо,в котором определен срок исполнения, сразу же ставится на контроль. 3.2.5. Советник Губернатора области, консультанты, помощникизаместителей Главы администрации области, подготовив проектрезолюции, передают письмо на рассмотрение руководителю, затемвозвращают его в управление делопроизводства и архива. 3.2.6. Управление делопроизводства и архива рассылает письмона исполнение. 3.2.7. Поступивший от исполнителей ответ регистрируется вуправлении делопроизводства и архива, где в регистрационнуюкарточку вносится фактическая дата возврата письма. Перепискапередается в приемную Губернатора области, заместителя Главыадминистрации области для получения заключения о дальнейшемпрохождении письма (снятие с контроля, списание в дело,возвращение на доработку). 3.2.8. Сроки исполнения писем исчисляются со дня ихрегистрации в управлении делопроизводства и архива и, если они неопределены в тексте письма, следующие: безотлагательно исполняются не требующие дополнительногоизучения и проверки запросы, заявления и письма членов СоветаФедерации, депутатов Государственной Думы Федерального СобранияРоссийской Федерации, телеграммы и телефонограммы; до 3 дней - телеграммы, требующие дополнительной проверки; до 10 дней - письма органов законодательной власти, требующиеответа; запросы, заявления и письма депутатов областной Думы;письма организаций, учреждений с резолюцией Губернатора области,заместителей Главы администрации области; до 30 дней - поручения Президента Российской Федерации,Правительства Российской Федерации, которые требуют исполнения;запросы, заявления и письма членов Совета Федерации, депутатовГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,требующие дополнительного изучения и проверки; рекомендациипостоянных комиссий областной Думы. 3.2.9. Письмо считается исполненным и может быть снято сконтроля, когда решены по существу все поставленные в нем вопросыи направлены ответы заинтересованным лицам. Промежуточный неточныйответ, а также запрос по исполняемому письму не могут служитьоснованием для признания его исполненным. 3.2.10. Контроль за прохождением и исполнением писем ввышестоящих органах осуществляют Губернатор области, заместителиГлавы администрации области, советник Губернатора области,консультанты, помощники заместителей Главы администрации области,исполнители. 3.2.11. Управление делопроизводства и архива систематическианализирует состояние исполнения служебных писем и еженедельноделает напоминания по неисполненным письмам.