Приложение к Постановлению от 26 2016 г № 343 Порядок
Порядок постоянного хранения, использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений
1.1.Настоящий Порядок устанавливает требования к постоянному хранению, использованию технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Новгородской области, являющихся собственностью Новгородской области (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное) (далее - учетно-техническая документация), а также предоставлению копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений.
1.2.Постоянное хранение, использование, а также предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений осуществляются учреждением или организацией, заключившей с департаментом имущественных отношений и государственных закупок Новгородской области (далее - уполномоченный орган) договор хранения документов в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - организация, заключившая договор хранения).
1.3.В целях обеспечения постоянного хранения, использования и предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений организация, заключившая договор хранения, выполняет следующие функции:
обеспечивает сохранность документов в пределах всего срока хранения;
осуществляет учет и использование документов;
осуществляет проверку наличия и состояния документов, размещенных на постоянное хранение.
2.Порядок хранения учетно-технической документации
2.1.Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется в специально оборудованном помещении (помещениях), недоступном для посторонних лиц, обеспечивающем предотвращение хищения, утраты или порчи архивных документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также поддержание их в нормальном физическом состоянии (далее - хранилище).
2.2.Сохранность учетно-технической документации осуществляется организацией, заключившей договор хранения, и обеспечивается комплексом мероприятий, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание учетно-технической документации в нормальном физическом состоянии.
2.3.В комплекс мероприятий по обеспечению сохранности учетно-технической документации включаются:
предоставление помещений для размещения учетно-технической документации;
выполнение требований к размещению документов в хранилище;
проверка наличия и состояния документов;
оснащение хранилищ специальным оборудованием для хранения учетно-технической документации;
оборудование хранилищ средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
соблюдение противопожарного режима;
соблюдение охранного режима;
создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
2.4.В целях обеспечения сохранности учетно-технической документации хранилище должно быть изолированным, сухим и соответствовать требованиям противопожарной безопасности. Оконные проемы хранилищ, расположенных ниже 2 этажа, заделываются металлическими решетками.
2.5.Для размещения учетно-технической документации хранилище оборудуется стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел. Для хранения алфавитных и статистических карточек в помещении архива устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы с ящиками.
2.6.Хранилище обеспечивается:
переносной лестницей-стремянкой в целях безопасной работы на верхних стеллажах;
пылесосом для удаления пыли;
рабочими халатами для работников хранилища.
2.7.Хранящаяся в хранилище учетно-техническая документация должна размещаться на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел.
2.8.В целях проверки наличия, состава, состояния и сохранности учетно-технической документации постоянного бессрочного хранения должна проводиться ежегодная инвентаризация. Инвентаризация проводится комиссией, созданной на основании правового акта руководителя организации, заключившей договор хранения. Инвентаризация учетно-технической документации проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года N 49.
При проведении инвентаризации учетно-технической документации составляется инвентарная опись. Количество и стоимость единиц хранения учетно-технической документации на дату проведения инвентаризации указываются в инвентарной книге.
2.9.Ответственность за сохранность документов несет руководитель организации, заключившей договор хранения, в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком.
3.Порядок использования учетно-технической документации,
предоставления копий такой документации и содержащихся в ней
сведений
3.1.Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен федеральным законом. Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.
3.2.Общедоступные сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, предоставляются по запросам любых лиц (далее - заявитель).
3.3.Инвентарные дела, документы из архива выдаются работникам организации, заключившей договор хранения, для выполнения запросов о предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации.
3.4.Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются заявителям за плату в размере, установленном постановлением Правительства Новгородской области, за исключением случаев, установленных федеральными законами.
3.5.Запрос направляется в организацию, заключившую договор хранения:
путем личного обращения;
посредством почтовой связи;
в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";
через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.
3.6.В запросе указываются:
наименование, адрес места нахождения объекта, сведения, копии документов по которому запрашиваются;
сведения о заявителе (паспортные данные физического лица либо реквизиты юридического лица, а также реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя соответствующего физического или юридического лица).
3.7.К запросу прилагается копия документа, подтверждающего личность заявителя, а в случае обращения представителя юридического или физического лица - копия документа, подтверждающего полномочия представителя юридического или физического лица, копия документа, подтверждающего оплату за предоставление сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации, за исключением случаев предоставления такой информации безвозмездно. При личном обращении заявителя работник организации, заключившей договор хранения, заверяет копии представленных документов после сверки их с оригиналами (кроме заверенных в установленном законодательством Российской Федерации порядке). При подаче запроса посредством почтовой связи или в электронной форме направляются копии указанных документов, заверенные в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
3.8.Запрос должен быть зарегистрирован организацией, заключившей договор хранения, в день его поступления.
3.9.Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации по устным обращениям не предоставляются.
3.10.В течение 10 рабочих дней со дня поступления запроса организация, заключившая договор хранения, принимает одно из следующих решений:
вручает (направляет) заявителю документы (копии документов), содержащие запрашиваемую информацию;
вручает (направляет) заявителю справку об отсутствии запрашиваемой информации;
принимает решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации, которое вручается (направляется) заявителю.
3.11.Решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации принимается, если:
запрос не соответствует требованию, предусмотренному пунктом 3.6 настоящего Порядка, или к запросу не приложены документы, предусмотренные пунктом 3.7 настоящего Порядка;
содержание запроса не позволяет однозначно идентифицировать объект недвижимости, сведения о котором запрашиваются, и отсутствует возможность уточнить содержание указанного запроса (в случае подачи запроса о выдаче сведений, копий документов о конкретном объекте недвижимости);
запрошены сведения, копии документов, доступ к которым ограничен федеральным законом.
3.12.По запросу органа кадастрового учета копии документов и содержащиеся в них сведения предоставляются бесплатно в течение 5 рабочих дней со дня поступления такого запроса.
3.13.Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации, справка об отсутствии запрашиваемой информации, решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации вручаются заявителю (его представителю) лично, направляются по адресу электронной почты или почтовым отправлением по адресу, указанному в запросе, либо через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.