Постановление от 15.01.2015 г № 117
Об утверждении Административного регламента исполнения муниципальной функции по организации учета документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве
В соответствии с порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных (государственных) функций, утвержденным постановлением Администрации муниципального района от 23.01.2012 N 87, Администрация Солецкого муниципального района постановляет:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения муниципальной функции по организации учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве.
2.Признать утратившим силу постановление Администрации Солецкого муниципального района от 14.01.2011 N 35 "Об утверждении Административного регламента исполнения муниципальной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации".
3.Опубликовать настоящее постановление в периодическом печатном издании - бюллетень "Солецкий вестник" и разместить на официальном сайте Администрации Солецкого муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
Глава муниципального района
Ю.П.СЫЧЁВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
1.Общие положения
1.1.Наименование муниципальной функции
Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве.
1.2.Наименование органа, исполняющего муниципальную функцию
1.2.1.Исполнение муниципальной функции осуществляет архивный отдел Администрации Солецкого муниципального района (далее - архивный отдел).
Непосредственное исполнение муниципальной функции осуществляет заведующий архивным отделом.
1.2.2.В процессе исполнения муниципальной функции заведующий архивным отделом взаимодействует с:
организациями - источниками комплектования архивного отдела;
архивным управлением департамента культуры и туризма Новгородской области.
1.3.Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение муниципальной функции
Исполнение муниципальной функции регулируется следующими нормативными правовыми актами:
Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (далее - Правила);
Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;
Нормами времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами, разработанными Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федерального архивного агентства, Москва, 2007 год;
Приказом Роскомархива от 18 августа 1992 года N 176 "Об утверждении примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия";
областным законом от 21.03.2005 N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области".
1.4.Описание результата исполнения муниципальной функции
Результатом исполнения муниципальной функции является наличие полного комплекта учетных документов и учетная база данных государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на постоянном хранении в муниципальном архиве, а также документов государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования архивного отдела.
2.Требования к порядку исполнения муниципальной функции
2.1.Порядок информирования об исполнении муниципальной функции
2.1.1.Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела.
Место нахождения архивного отдела: здание Администрации Солецкого муниципального района, каб. 7, почтовый адрес: 175040, Новгородская область, г. Сольцы, пл. Победы, д. 3.
График работы архивного отдела:
| понедельник | 8.00 - 17.00 | перерыв на обед: 13.00 - 14.00 |
| вторник | 8.00 - 17.00 | |
| среда | 8.00 - 17.00 | |
| четверг | 8.00 - 17.00 | |
| пятница | 8.00 - 17.00 | |
| суббота | выходной день | |
| воскресенье | выходной день. |
2.1.2.Справочные телефоны:
телефон (факс) Администрации муниципального района: (8-81655)31-748;
телефон архивного отдела: 8 (81655)31-183 (добавочный 207).
2.1.3.Адрес официального сайта Администрации Солецкого муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет": www.adminsoltcy.ru.
Адрес электронной почты Администрации муниципального района: soleco@adminsoltcy.ru.
2.1.4.Порядок получения информации организациями и гражданами по вопросам исполнения муниципальной функции:
непосредственно от заведующего архивным отделом при личном обращении;
с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты;
посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет) на официальном сайте Администрации муниципального района, в областной государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Новгородской области" и федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".
2.2.Сведения об оплате за исполнение муниципальной функции
Муниципальная функция исполняется на бесплатной основе.
2.3.Срок исполнения муниципальной функции
Срок исполнения муниципальной функции - 25 дней.
Конкретные сроки исполнения отдельных видов работ в составе административных процедур муниципальной функции определяются "Нормами времени на работы и услуги, выполняемыми государственными архивами", разработанными Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (Москва, 2007 г.) и рекомендованными для применения в муниципальных архивах.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме
3.1.Перечень административных процедур при исполнении муниципальной функции по организации учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве включает в себя следующие административные процедуры:
учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, принятых по актам приема-передачи архивных документов на хранение от организаций - источников комплектования архивного отдела, ликвидированных организаций и граждан;
обновление учетной базы данных архивного отдела и передача ее в Сводную учетную базу данных архивного управления департамента культуры и туризма Новгородской области.
Последовательность административных действий (процедур) по исполнению муниципальной функции отражена в блок-схеме, представленной в приложении N 1 (не приводится) к настоящему Административному регламенту.
3.2.Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
3.2.1.Основанием для начала исполнения административной процедуры является изменение в составе и объеме архивных фондов при приеме или выбытии архивных документов в результате работы по комплектованию архива, описанию архивных документов, переработке или усовершенствованию описей дел.
3.2.2.Состав, порядок ведения документов государственного учета архивных документов и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Учету подлежат:
хранящиеся в муниципальном архиве архивные документы, описи дел и документов;
документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.
Учет производится путем присвоения архивным документам учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров. Архивный шифр состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива и номеров архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения.
3.2.3.Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляет заведующий архивным отделом. Заведующий архивным отделом ежегодно на 1 января составляет на основе сводных учетных данных паспорт архива с пояснительной запиской к нему, а также сводный отчет о состоянии и объеме документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на хранении в организациях-источниках комплектования (ежегодно на 1 декабря). В составе годового отчета сводные сведения представляются в архивное управление департамента культуры и туризма Новгородской области.
3.2.4.Учет поступления и выбытия архивных документов осуществляется на основании актов установленной формы. Архивные документы ставятся на учет и снимаются с учета также по результатам проведения отдельных видов архивных работ. Все принятые архивные документы вносятся в книгу поступлений документов, все выбывшие архивные документы вносятся в книгу учета выбытий документов. Необходимые изменения вносятся в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Соответствующие учетные сведения в установленном порядке вносятся также в учетную базу данных архивного отдела.
3.2.5.Срок исполнения административной процедуры по составлению комплекса архивных документов одного архивного фонда - 5 дней, по составлению паспорта архива и сводного отчета по источникам комплектования архива - 10 дней (всего 15 дней).
3.2.6.Результатом выполнения административной процедуры является наличие полного комплекта учетных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на постоянном хранении в архивном отделе, а также документов государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в источниках комплектования архива.
3.3.Обновление учетной база данных архивного отдела и передача ее в Сводную учетную базу данных архивного управления департамента культуры и туризма
Новгородской области
3.3.1.Основанием для начала исполнения административной процедуры является завершение работы по ведению основных (обязательных) учетных документов архивного отдела по архивным фондам, по которым в истекшем периоде произошло движение.
3.3.2.Учетная база данных архивного отдела обеспечивает: информационную поддержку учета, ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме, оперативное представление сведений о наличии в архиве документов фондообразователей. Заведующий архивным отделом на основании показателей основных (обязательных) учетных документов архивного отдела вносит изменения в учетную базу данных, проводит анализ ее полноты и сбалансированности.
3.3.3.После проведенного анализа учетной базы данных заведующий архивным отделом на электронном носителе передает копию информационного массива данных учетной базы в Сводную учетную базу данных архивного управления.
3.3.4.Общий максимальный срок выполнения административной процедуры составляет не более 10 дней.
3.3.5.Результатом выполнения административной процедуры является обновление учетной базы данных государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на постоянном хранении в архивном отделе; предоставление сведений для составления Сводной учетной базы данных архивов Новгородской области.
4.Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по исполнению муниципальной функции, определенных настоящим Административным регламентом, и принятием решений заведующим архивным отделом осуществляется заместителем Главы администрации - управляющей Делами Администрации муниципального района, курирующим работу архивного отдела.
4.2.Заведующий архивным отделом, ответственный за исполнение муниципальной функции, несет персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем Административном регламенте.
Персональная ответственность заведующего архивным отделом закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.
4.3.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции осуществляется в форме регулярных проверок соблюдения и исполнения заведующим архивным отделом положений Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Новгородской области, муниципальных правовых актов. По результатам проверок заместитель Главы администрации - управляющая Делами Администрации муниципального района, курирующий работу архивного отдела, дает указания по устранению выявленных нарушений, контролирует их исполнение.
4.4.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции осуществляется на основании нормативных актов Администрации муниципального района и обращений заинтересованных лиц в целях выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрения, принятия решений и подготовки ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) заведующего архивным отделом, а также проверки исполнения положений Административного регламента.
4.5.Периодичность проведения поверок может носить плановый характер (осуществляться на основании утвержденного графика проведения проверок) и внеплановый характер (по конкретным обращениям заинтересованных лиц).
4.6.При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением муниципальной функции (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).
4.7.Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной функции правовым актом Администрации муниципального района формируется комиссия, председателем которой является заместитель Главы администрации - управляющая Делами Администрации муниципального района, курирующий работу архивного отдела. В состав комиссии включаются муниципальные служащие Администрации муниципального района.
Комиссия имеет право:
разрабатывать предложения по вопросам исполнения муниципальной функции;
привлекать к работе экспертов и иные организации.
Комиссия прекращает свою деятельность после окончания проведения проверки. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Справка подписывается председателем комиссии.
4.8.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений, осуществляется привлечение виновного лица к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.
4.9.Контроль за исполнением муниципальной функции, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, осуществляется посредством открытости деятельности органов местного самоуправления при исполнении муниципальной функции, получения гражданами, их объединениями и организациями актуальной, полной и достоверной информации о порядке исполнения муниципальной функции и обеспечения возможности досудебного (внесудебного) рассмотрения жалоб.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего муниципальную функцию, а также должностных лиц, муниципальных служащих
5.1.Действия (бездействие) и решения заведующего архивным отделом, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной функции, могут быть обжалованы заинтересованными лицами в досудебном и судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.1.1.Жалоба должна содержать:
1) наименование отдела, фамилию, имя, отчество и должность должностного лица, решения и действия (бездействие) которого обжалуются;
2) наименование юридического лица, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица архивного отдела;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностного лица архивного отдела. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.2.Заявитель может обратиться с жалобой в случае отказа в исполнении муниципальной функции, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Новгородской области, муниципальными правовыми актами.
5.3.Основания для приостановления рассмотрения жалобы и случаи, в которых ответ на жалобу не дается:
5.3.1.Если в письменном обращении не указано наименование юридического лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
5.4.Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является направление жалобы по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Администрации Солецкого муниципального района, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг. Жалоба может быть принята при личном приеме заявителя.
5.5.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Администрацию муниципального района.
5.6.Срок рассмотрения жалобы:
жалоба, поступившая в Администрацию муниципального района, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиям по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.7.По результатам рассмотрения жалобы Администрация муниципального района принимает одно из следующих решений (приложение N 2 к Административному регламенту - не приводится):
5.7.1.Удовлетворить жалобу;
5.7.2.Отказать в удовлетворении жалобы.
5.8.Мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы направляется заявителю в письменной форме и, по желанию заявителя, в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия одного из решений, указанных в пункте 5.7.