Постановление от 15.01.2015 г № 119
Об утверждении Административного регламента исполнения муниципальной функции по организации хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
В соответствии с порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных (государственных) функций, утвержденным постановлением Администрации муниципального района от 23.01.2012 N 87, Администрация Солецкого муниципального района постановляет:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения муниципальной функции по организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
2.Опубликовать настоящее постановление в периодическом печатном издании - бюллетене "Солецкий вестник" и разместить на официальном сайте Администрации Солецкого муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
Глава муниципального района
Ю.П.СЫЧЁВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.Общие положения
1.1.Наименование муниципальной функции
Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
1.2.Наименование органа, исполняющего муниципальную функцию
1.2.1.Исполнение муниципальной функции осуществляет архивный отдел Администрации Солецкого муниципального района (далее - архивный отдел).
Непосредственное исполнение муниципальной функции осуществляют заведующий архивным отделом и служащий 1 категории архивного отдела.
1.2.2.В процессе исполнения муниципальной функции заведующий архивным отделом взаимодействует с:
организациями - источниками комплектования архивного отдела;
организациями, находящимися в стадии ликвидации (банкротства);
гражданами, передающими документы личного происхождения в муниципальную собственность;
архивным управлением департамента культуры и туризма Новгородской области.
1.3.Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение муниципальной функции
Исполнение муниципальной функции регулируется следующими нормативными правовыми актами:
Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12 января 2009 года N 3 "Об утверждении "Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации";
Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;
Нормами времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами, разработанными Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федерального архивного агентства, Москва, 2007 год;
Приказом Роскомархива от 18 августа 1992 года N 176 "Об утверждении примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия";
областным законом от 21.03.2005 N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области".
1.4.Описание результата исполнения муниципальной функции
Результатом исполнения муниципальной функции является надлежащая организация хранения архивных документов, обеспечение их оперативного поиска, создание нормативных условий, исключающих хищение и утрату архивных документов, обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
2.Требования к порядку исполнения муниципальной функции
2.1.Порядок информирования об исполнении муниципальной функции
2.1.1.Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела.
Место нахождения архивного отдела: здание Администрации Солецкого муниципального района, каб. 7, почтовый адрес: 175040, Новгородская область, г. Сольцы, пл. Победы, д. 3.
График работы архивного отдела:
| понедельник | 8.00 - 17.00 | перерыв на обед: 13.00 - 14.00 |
| вторник | 8.00 - 17.00 | |
| среда | 8.00 - 17.00 | |
| четверг | 8.00 - 17.00 | |
| пятница | 8.00 - 17.00 | |
| суббота | выходной день | |
| воскресенье | выходной день. |
2.1.2.Справочные телефоны:
телефон (факс) Администрации муниципального района: (8-81655)31-748;
телефон архивного отдела: 8(81655)31-183 (добавочный 207).
2.1.3.Адрес официального сайта Администрации Солецкого муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет": www.adminsoltcy.ru.
Адрес электронной почты Администрации муниципального района: soleco@adminsoltcy.ru.
2.1.4.Порядок получения информации организациями и гражданами по вопросам исполнения муниципальной функции:
непосредственно от заведующего архивным отделом или служащего 1 категории архивного отдела при личном обращении;
с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты;
посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет) на официальном сайте Администрации муниципального района, в областной государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Новгородской области" и федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".
2.2.Сведения об оплате за исполнение муниципальной функции
Муниципальная функция исполняется на бесплатной основе.
2.3.Срок исполнения муниципальной функции
Хранение архивных документов и архивных фондов в архивном отделе осуществляется постоянно и бессрочно.
Конкретные сроки исполнения отдельных видов работ при исполнении административных процедур муниципальной функции определяются в соответствии с "Нормами времени на работы и услуги, выполняемыми государственными архивами", разработанными Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (Москва, 2007 г.) и рекомендованными для применения в муниципальных архивах.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме
3.1.Перечень административных процедур при исполнении муниципальной функции по организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов включает в себя следующие административные процедуры:
хранение архивных документов в архивохранилище;
проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов.
Последовательность административных действий (процедур) по исполнению муниципальной функции отражена в блок-схеме, представленной в приложении N 1 (не приводится) к настоящему Административному регламенту.
3.2.Хранение архивных документов в архивохранилище
3.2.1.Основанием для начала исполнения административной процедуры является постановка на учет архивных документов в архивном отделе после их приема на хранение.
3.2.2.Ответственным за организацию хранения архивных документов в архивохранилищах является заведующий архивным отделом.
3.2.3.Архивохранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных смешанных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитным составом. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи. Администрация муниципального района обеспечивает муниципальный архив соответствующим нормативным условиям хранения архивных документов зданием (помещением), средствами хранения и оборудованием.
3.2.4.Архивные документы в архивохранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск. Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, горизонтально или вертикально в коробках, папках, связках.
3.2.5.Для обеспечения оперативного поиска архивных документов все стеллажи, шкафы и полки нумеруются (стеллаж в каждом помещении - слева направо от входа, полки на стеллажах - сверху вниз слева направо), затем составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели на каждое архивохранилище отдельно. Они хранятся в архивохранилищах в соответствии с размещенными в них архивных фондах. Ведение топографических указателей осуществляется на бумажном носителе в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются в топографических указателях.
3.2.6.Архивные документы хранятся в связках и архивных коробках, которые снабжаются ярлыком с указанием названия и номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номеров единиц хранения, находящихся в связке (коробке). Надписи на ярлыках исполняются тушью или водостойкими чернилами.
3.2.7.Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы по архивным фондам хранятся в рабочем кабинете архивного отдела, описи дел хранятся в архивохранилище в металлическом шкафу.
3.2.8.Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19, и Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12 января 2009 года N 3.
3.2.9.Исполнение данной административной процедуры в отношении документов, хранящихся в архивохранилище, осуществляется бессрочно в течение всего срока хранения архивных документов.
3.2.10.Результатом выполнения административной процедуры являются надлежащая организация хранения и обеспечение нормативных условий хранения архивных документов, а также их оперативного поиска.
3.3.Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов
3.3.1.Основанием для начала исполнения административной процедуры является необходимость проведения плановой цикличной проверки наличия архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве (проводится 1 раз в 10 лет). В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующего архивным отделом проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).
3.3.2.Проверка наличия и состояния архивных документов производится заведующим архивным отделом и служащим 1 категории архивного отдела. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает:
установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей;
уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов;
проверку правильности составления итоговых записей в описях дел.
Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.
3.3.3.Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов по установленным формам.
3.3.4.Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акты о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов и другие акты.
3.3.5.На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.
3.3.6.Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку учета физического состояния архивных документов.
3.3.7.После проверки наличия и состояния архивных документов связки и коробки с архивными документами опечатываются, кроме документов часто запрашиваемых архивных фондов.
3.3.8.Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета.
На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска. Этот акт и справка вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в комиссию по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска дел департамента культуры и туризма Новгородской области для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов. После утверждения акта комиссией производится снятие архивных документов с учета с отметкой в картотеке необнаруженных архивных документов.
3.3.9.Срок проведения проверки не должен превышать 60 рабочих дней с момента начала проверки наличия и состояния архивных документов.
3.3.10.Результатом выполнения административной процедуры является установление фактического наличия находящихся на хранении архивных документов, выявление отсутствующих архивных документов, устранение недостатков в учете, постановка на учет архивных документов, требующих реставрационной и технической обработки.
4.Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по исполнению муниципальной функции, определенных настоящим Административным регламентом, и принятием решений заведующим архивным отделом осуществляется заместителем Главы администрации - управляющей Делами Администрации муниципального района, курирующим работу архивного отдела.
4.2.Заведующий архивным отделом и служащий 1 категории архивного отдела, ответственные за исполнение муниципальной функции, несут персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем Административном регламенте.
Персональная ответственность заведующего архивным отделом и служащего 1 категории архивного отдела закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.
4.3.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции осуществляется в форме регулярных проверок соблюдения и исполнения заведующим архивным отделом положений Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Новгородской области, муниципальных правовых актов. По результатам проверок заместитель Главы администрации - управляющая Делами Администрации муниципального района, курирующий работу архивного отдела, дает указания по устранению выявленных нарушений, контролирует их исполнение.
4.4.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции осуществляется на основании нормативных актов Администрации муниципального района и обращений заинтересованных лиц в целях выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрения, принятия решений и подготовки ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) заведующего архивным отделом, а также проверки исполнения положений Административного регламента.
4.5.Периодичность проведения поверок может носить плановый характер (осуществляться на основании утвержденного графика проведения проверок) и внеплановый характер (по конкретным обращениям заинтересованных лиц).
4.6.При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением муниципальной функции (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).
4.7.Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной функции правовым актом Администрации муниципального района формируется комиссия, председателем которой является заместитель Главы администрации - управляющая Делами Администрации муниципального района, курирующий работу архивного отдела. В состав комиссии включаются муниципальные служащие Администрации муниципального района.
Комиссия имеет право:
разрабатывать предложения по вопросам исполнения муниципальной функции;
привлекать к работе экспертов и иные организации.
Комиссия прекращает свою деятельность после окончания проведения проверки. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Справка подписывается председателем комиссии.
4.8.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений, осуществляется привлечение виновного лица к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.
4.9.Контроль за исполнением муниципальной функции, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, осуществляется посредством открытости деятельности органов местного самоуправления при исполнении муниципальной функции, получения гражданами, их объединениями и организациями актуальной, полной и достоверной информации о порядке исполнения муниципальной функции и обеспечения возможности досудебного (внесудебного) рассмотрения жалоб.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего муниципальную функцию, а также должностных лиц, муниципальных служащих
5.1.Действия (бездействие) и решения заведующего архивным отделом, служащего 1 категории архивного отдела, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной функции, могут быть обжалованы заинтересованными лицами в досудебном и судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.1.1.Жалоба должна содержать:
1) наименование отдела, фамилию, имя, отчество и должность должностного лица, решения и действия (бездействие) которого обжалуются;
2) наименование юридического лица, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица архивного отдела;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностного лица архивного отдела. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.2.Заявитель может обратиться с жалобой в случае отказа в исполнении муниципальной функции, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Новгородской области, муниципальными правовыми актами.
5.3.Основания для приостановления рассмотрения жалобы и случаи, в которых ответ на жалобу не дается:
5.3.1.Если в письменном обращении не указано наименование юридического лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
5.4.Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является направление жалобы по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Администрации Солецкого муниципального района, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг. Жалоба может быть принята при личном приеме заявителя.
5.5.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Администрацию муниципального района.
5.6.Срок рассмотрения жалобы:
жалоба, поступившая в Администрацию муниципального района, подлежит рассмотрению должностными лицом, наделенным полномочиям по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.7.По результатам рассмотрения жалобы Администрация муниципального района принимает одно из следующих решений (приложение N 2 к Административному регламенту - не приводится):
5.7.1.Удовлетворить жалобу;
5.7.2.Отказать в удовлетворении жалобы.
5.8.Мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы направляется заявителю в письменной форме и, по желанию заявителя, в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия одного из решений, указанных в пункте 5.7.