Постановление от 15.01.2015 г № 118
Об утверждении Административного регламента исполнения муниципальной функции по организации комплектования архива документами архивного фонда Российской федерации и другими архивными документами
В соответствии с порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных (государственных) функций, утвержденным постановлением Администрации муниципального района от 23.01.2012 N 87, Администрация Солецкого муниципального района постановляет:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения муниципальной функции по организации комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
2.Опубликовать настоящее постановление в периодическом печатном издании - бюллетень "Солецкий вестник" и разместить на официальном сайте Администрации Солецкого муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
Глава муниципального района
Ю.П.СЫЧЁВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ
КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА ДОКУМЕНТАМИ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИМИ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
1.Общие положения
1.1.Наименование муниципальной функции
Организация комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
1.2.Наименование органа, исполняющего муниципальную функцию
1.2.1.Исполнение муниципальной функции осуществляет архивный отдел Администрации Солецкого муниципального района (далее - архивный отдел).
Непосредственное исполнение муниципальной функции осуществляет заведующий архивным отделом.
1.2.2.В процессе исполнения муниципальной функции заведующий архивным отделом взаимодействует с:
организациями - источниками комплектования архивного отдела;
организациями, находящимися в стадии ликвидации (банкротства);
гражданами, передающими документы личного происхождения в муниципальную собственность;
архивным управлением департамента культуры и туризма Новгородской области.
1.3.Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение муниципальной функции
Исполнение муниципальной функции регулируется следующими нормативными правовыми актами:
Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;
Нормами времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами, разработанными Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федерального архивного агентства, Москва, 2007 год;
Приказом Роскомархива от 18 августа 1992 года N 176 "Об утверждении Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия";
областным законом от 21.03.2005 N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области".
1.4.Описание результата исполнения муниципальной функции
Результатом исполнения муниципальной функции является комплектование (формирование) муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
2.Требования к порядку исполнения муниципальной функции
2.1.Порядок информирования об исполнении муниципальной функции
2.1.1.Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела.
Место нахождения архивного отдела: здание Администрации Солецкого муниципального района, каб. 7, почтовый адрес: 175040, Новгородская область, г. Сольцы, пл. Победы, д. 3.
График работы архивного отдела:
| понедельник | 8.00 - 17.00 | перерыв на обед: 13.00 - 14.00 |
| вторник | 8.00 - 17.00 | |
| среда | 8.00 - 17.00 | |
| четверг | 8.00 - 17.00 | |
| пятница | 8.00 - 17.00 | |
| суббота | выходной день | |
| Воскресенье | выходной день. |
2.1.2.Справочные телефоны:
телефон (факс) Администрации муниципального района: (8-81655)31-748;
телефон архивного отдела: 8(81655)31-183 (добавочный 207).
2.1.3.Адрес официального сайта Администрации Солецкого муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет": www.adminsoltcy.ru.
Адрес электронной почты Администрации муниципального района: soleco@adminsoltcy.ru.
2.1.4.Порядок получения информации организациями и гражданами по вопросам исполнения муниципальной функции:
непосредственно от заведующего архивным отделом при личном обращении;
с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты;
посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет) на официальном сайте Администрации муниципального района, в областной государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Новгородской области" и федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".
2.2.Сведения об оплате за исполнение муниципальной функции
Муниципальная функция исполняется на бесплатной основе.
2.3.Срок исполнения муниципальной функции
Срок исполнения муниципальной функции - до 15 рабочих дней.
Конкретные сроки исполнения отдельных видов работ в составе административных процедур муниципальной функции определяются "Нормами времени на работы и услуги, выполняемыми государственными архивами", разработанными Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (Москва, 2007 г.) и рекомендованными для применения в муниципальных архивах.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме
3.1.Перечень административных процедур при исполнении муниципальной функции по организации комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами включает в себя следующие административные процедуры:
принятие распоряжения Администрации Солецкого муниципального района об утверждении графика приема документов на хранение от организаций - источников комплектования архивного отдела на предстоящий год, а также заключение договоров между ликвидационной комиссией (ликвидатором) негосударственных организаций, гражданами и Администрацией Солецкого муниципального района о передаче документов на хранение;
прием на хранение в архив от организаций и граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Последовательность административных действий (процедур) по исполнению муниципальной функции отражена в блок-схеме, представленной в приложении N 1 (не приводится) к настоящему Административному регламенту.
3.2.Принятие распоряжения Администрации Солецкого муниципального района об утверждении графика приема документов на хранение от организаций - источников комплектования архивного отдела на предстоящий год, а также заключение договоров между ликвидационной комиссией
(ликвидатором) негосударственных организаций, гражданами
и Администрацией Солецкого муниципального района о передаче
документов на хранение
3.2.1.Основанием для начала исполнения административной процедуры является истечение сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях - источниках комплектования архивного отдела, ликвидация негосударственных организаций, наличие у граждан - источников комплектования архивного отдела документов Архивного фонда Российской Федерации, подготовленных к передаче на хранение в муниципальный архив.
3.2.2.Систематическое пополнение муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации (комплектование) включает:
определение источников комплектования архивного отдела;
определение состава архивных документов;
прием-передачу архивных документов в муниципальный архив.
Государственные органы и органы местного самоуправления, включая органы местного самоуправления городского и сельских поселений, включаются в списки источников комплектования архивного отдела в обязательном порядке. Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Негосударственные организации и граждане включаются в списки источников комплектования архивного отдела на основании договора.
3.2.3.Списки источников комплектования архивного отдела составляются архивным отделом периодически на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, норм, предусмотренных Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 (далее - Правила), и рекомендаций Федерального архивного агентства.
Список организаций - источников комплектования архивного отдела ведется по установленной форме. Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования архивного отдела ведется по принятой в архивном отделе форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в муниципальный архив.
Проекты списков источников комплектования архивного отдела представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии департамента культуры и туризма Новгородской области (далее - ЭПК), после согласования ЭПК утверждаются Главой Солецкого муниципального района.
3.2.4.От организаций - источников комплектования архивного отдела документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются муниципальным архивом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации, в соответствии с графиком, ежегодно утверждаемым распоряжением Администрации Солецкого муниципального района. В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе источника комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у муниципального архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
3.2.5.По истечении сроков временного хранения документов в организациях - источниках комплектования архивного отдела заведующий архивным отделом готовит проект распоряжения Администрации Солецкого муниципального района, который передается на рассмотрение заместителю Главы администрации - управляющей Делами и юристу Администрации муниципального района. При положительном заключении распоряжение подписывается Главой муниципального района.
3.2.6.При ликвидации негосударственных организаций заведующий архивным отделом определяет состав документов, подлежащих передаче на хранение в муниципальный архив, проводит экспертизу ценности документов, рассматривает проект договора о передаче документов на хранение, передает его на рассмотрение юристу Администрации муниципального района. При положительном заключении юриста договор подписывается Главой муниципального района.
3.2.7.При наличии документов Архивного фонда Российской Федерации у граждан - источников комплектования архивного отдела заведующий архивным отделом проводит экспертизу ценности документов, готовит сдаточную опись на документы и проект договора между собственником (владельцем) архивных документов и Администрацией Солецкого муниципального района. Сдаточная опись передается на рассмотрение ЭПК, проект договора передается на рассмотрение юристу Администрации муниципального района. При положительном заключении юриста договор подписывается Главой муниципального района.
3.2.8.Срок исполнения административной процедуры по приему архивных документов - до 10 рабочих дней.
3.2.9.Результатом выполнения административной процедуры является принятие распоряжения Администрации Солецкого муниципального района об утверждении графика приема документов на хранение от организаций - источников комплектования архивного отдела на предстоящий год, а также заключение договоров между ликвидационной комиссией (ликвидатором) негосударственных организаций, гражданами и Администрацией Солецкого муниципального района о передаче документов на хранение.
3.3.Прием на хранение в архив от организаций и граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
3.3.1.Основанием для начала исполнения административной процедуры является принятие распоряжения Администрации Солецкого муниципального района об утверждении графика приема документов на хранение от организаций - источников комплектования архивного отдела на предстоящий год, а также заключение договоров между ликвидационной комиссией (ликвидатором) негосударственных организаций, гражданами и Администрацией Солецкого муниципального района о передаче документов на хранение.
3.3.2.Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в муниципальный архив по утвержденным ЭПК описям дел, документов, сдаточным описям; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов.
3.3.3.При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния и проверка комплектности учетных документов. Прием дел производится поединично. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в муниципальный архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи архивных документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования архива принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документов могут быть заменены их копиями.
3.3.4.Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение, составляемым в двух экземплярах по форме, утвержденной Правилами. Один экземпляр акта остается в муниципальном архиве, другой - в организации. Вместе с архивными документами в муниципальный архив передаются три экземпляра описи дел, документов.
3.3.5.При первом приеме архивных документов от источника комплектования архива принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).
3.3.6.Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном п. п. 3.3.2 - 3.3.5 настоящего Административного регламента.
3.3.7.При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу поступают в муниципальный архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и Администрацией Солецкого муниципального района. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке, составление исторической справки об организации и ее фонде. Документы принимаются на хранение по согласованным ЭПК описям дел, документов.
3.3.8.Документы от граждан поступают в муниципальный архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по решению суда.
Прием указанных документов в муниципальный архив осуществляется на основании решения ЭПК департамента культуры и туризма Новгородской области по результатам рассмотрения сдаточной описи, заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения по форме, утвержденной Правилами.
3.3.9.Передача архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в другой архив осуществляется в соответствии с законодательством Российской федерации, Новгородской области, муниципальным правовым актом. При передаче составляется акт приема-передачи архивных документов на хранение в двух экземплярах, одновременно передаются три экземпляра описей дел, документов, дело фонда и лист фонда.
3.3.10.Срок исполнения административной процедуры по приему архивных документов - до 5 рабочих дней.
3.3.11.Результатом выполнения административной процедуры является комплектование (формирование) муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
4.Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по исполнению муниципальной функции, определенных настоящим Административным регламентом, и принятием решений заведующим архивным отделом осуществляется заместителем Главы администрации - управляющей Делами Администрации муниципального района, курирующей работу архивного отдела.
4.2.Заведующий архивным отделом, ответственный за исполнение муниципальной функции, несет персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем Административном регламенте.
Персональная ответственность заведующего архивным отделом закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.
4.3.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции осуществляется в форме регулярных проверок соблюдения и исполнения заведующим архивным отделом положений Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Новгородской области, муниципальных правовых актов. По результатам проверок заместитель Главы администрации - управляющая Делами Администрации муниципального района, курирующая работу архивного отдела, дает указания по устранению выявленных нарушений, контролирует их исполнение.
4.4.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции осуществляется на основании нормативных актов Администрации муниципального района и обращений заинтересованных лиц в целях выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрения, принятия решений и подготовки ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) заведующего архивным отделом, а также проверки исполнения положений Административного регламента.
4.5.Периодичность проведения поверок может носить плановый характер (осуществляться на основании утвержденного графика проведения проверок) и внеплановый характер (по конкретным обращениям заинтересованных лиц).
4.6.При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением муниципальной функции (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).
4.7.Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной функции правовым актом Администрации муниципального района формируется комиссия, председателем которой является заместитель Главы администрации - управляющая Делами Администрации муниципального района, курирующая работу архивного отдела. В состав комиссии включаются муниципальные служащие Администрации муниципального района.
Комиссия имеет право:
разрабатывать предложения по вопросам исполнения муниципальной функции;
привлекать к работе экспертов и иные организации.
Комиссия прекращает свою деятельность после окончания проведения проверки. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Справка подписывается председателем комиссии.
4.8.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений, осуществляется привлечение виновного лица к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.
4.9.Контроль за исполнением муниципальной функции, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, осуществляется посредством открытости деятельности органов местного самоуправления при исполнении муниципальной функции, получения гражданами, их объединениями и организациями актуальной, полной и достоверной информации о порядке исполнения муниципальной функции и обеспечения возможности досудебного (внесудебного) рассмотрения жалоб.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего муниципальную функцию, а также должностных лиц, муниципальных служащих
5.1.Действия (бездействие) и решения заведующего архивным отделом, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной функции, могут быть обжалованы заинтересованными лицами в досудебном и судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.1.1.Жалоба должна содержать:
1) наименование отдела, фамилию, имя, отчество и должность должностного лица, решения и действия (бездействие) которого обжалуются;
2) наименование юридического лица, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица архивного отдела;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностного лица архивного отдела. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.2.Заявитель может обратиться с жалобой в случае отказа в исполнении муниципальной функции, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Новгородской области, муниципальными правовыми актами.
5.3.Основания для приостановления рассмотрения жалобы и случаи, в которых ответ на жалобу не дается:
5.3.1.Если в письменном обращении не указано наименование юридического лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
5.4.Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является направление жалобы по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Администрации Солецкого муниципального района, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг. Жалоба может быть принята при личном приеме заявителя.
5.5.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Администрацию муниципального района.
5.6.Срок рассмотрения жалобы:
жалоба, поступившая в Администрацию муниципального района, подлежит рассмотрению должностными лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.7.По результатам рассмотрения жалобы Администрация муниципального района принимает одно из следующих решений (приложение N 2 к Административному регламенту - не приводится):
5.7.1.Удовлетворить жалобу;
5.7.2.Отказать в удовлетворении жалобы.
5.8.Мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы направляется заявителю в письменной форме и, по желанию заявителя, в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия одного из решений, указанных в пункте 5.7.