Распоряжение от 29.03.2013 г № 121-РЗ
О внесении изменений в Регламент работы с документами в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области
1.Внести изменения в Регламент работы с документами в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области, утвержденный распоряжением Администрации области от 15.11.2005 N 483-рз:
1.1.Исключить пункт 1.2;
1.2.Изложить пункты 1.4, 1.5 в редакции:
"1.4. Работа в СЭД ОИВ Новгородской области основывается на принципе однократного ввода информации в систему и многократного ее использования.
Обмен документами в СЭД ОИВ Новгородской области осуществляется без повторной их регистрации. Органы исполнительной власти области и органы местного самоуправления области (в соответствии с заключенными соглашениями) работают в единой регистрационной карточке (далее - РК).
Передача документов в СЭД ОИВ Новгородской области фиксируется в "адресатах" РК и при необходимости электронном журнале передачи и в формируемых реестрах передачи.
Передача документов в адрес Администрации области, Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области (далее - заместители Главы администрации области), комитетов, управлений и отделов Администрации области осуществляется через справочник "Подразделения (должностные лица)", адресат "Администрация области".
Отчет об исполнении документа в РК заполняет исполнитель документа. К отчету прикрепляется электронный образ документа, подтверждающего исполнение. Функция пересыла исходящих РК осуществляется только после прикрепления к ним электронного образа документа.
В СЭД ОИВ Новгородской области запрещена перерегистрация правовых актов.
Органы местного самоуправления осуществляют в системе регистрацию следующих групп исходящих документов: информации об исполнении нормативных актов, ответы на поручения Губернатора области, запросы Администрации области, областной Думы, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления области, исходящие документы в адрес Администрации области, областной Думы, Губернатора области, заместителей Главы администрации области, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления области.
1.5.В СЭД ОИВ Новгородской области обрабатываются документы, содержащие информацию открытого характера. Разрешается производить регистрацию сопроводительных документов ограниченного распространения (имеющих пометку "ДСП"). К документам, разрешенным для сканирования и прикрепления файла к РК в СЭД ОИВ Новгородской области, относятся документы, поступившие из федеральных органов исполнительной и законодательной власти, органов исполнительной и законодательной власти Новгородской области и других субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления Новгородской области и других субъектов Российской Федерации, организаций, от граждан (в том числе полученных по средствам телеграфа, факсимильной связи, электронной почты), письма Администрации области.
Не допускаются ввод текстов и сканирование шифрограмм, бухгалтерских документов, бланков строгой отчетности, документов для служебного пользования, документов с грифом "секретно", "конфиденциально", документов, сканирование которых невозможно ввиду технических причин (плохое качество), прошитых документов, расшивать которые нельзя, судебных повесток, доверенностей, материалов по помилованию (приложения), ходатайств, обращений и заявлений, связанных с земельными участками и планами (программами) приватизации государственного имущества Новгородской области.";
1.3.Дополнить подразделом 3.9 следующего содержания:
"3.9. Виды работ, выполняемые в отделе по работе
с обращениями граждан комитета контроля и делопроизводства
Администрации области
3.9.1. Работа с входящими документами:
регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК с использованием внутренних справочников программы "ДЕЛО": "Организации", "Подразделения (должностные лица)", "Граждане" (в РК заполняются полные данные о гражданине, при необходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);
сканирование обращения и материалов по рассматриваемому обращению (электронный образ обращения гражданина прикрепляется к РК);
постановка документа на контроль (при необходимости) в соответствии с резолюцией должностного лица;
пересылка РК документа по сети в приемные Губернатора области, заместителей Главы администрации области (в РК заносится информация о передаче документа и его копий);
проверка после возвращения документа с резолюцией руководителя правильности записи резолюции в РК, постановки на контроль и записей о наличии отчетов исполнителей (информация об исполнении документа);
снятие исполненного документа с контроля (в РК закладка "Д" - результат рассмотрения);
постановка документа на дополнительный или длительный контроль в соответствии с резолюцией должностного лица;
списание документа в дело согласно номенклатуре дел с пометкой в РК.
3.9.2. Работа с исходящими документами:
регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости в РК устанавливаются связки с ранее зарегистрированными документами);
списание РК документа в дело согласно номенклатуре дел.
3.9.3. Регулярный контроль содержания папок "Поступившие", "На исполнении" и папок "На исполнении", "На контроле" Губернатора области и заместителей Главы администрации области.
3.9.4. Контроль за исполнением документов с резолюциями Губернатора области, заместителей Главы администрации области и сроками рассмотрения обращений граждан.
3.9.5. Подготовка напоминаний, уведомлений гражданам, статистических отчетов.";
1.4.Исключить приложение к Регламенту работы с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти области.
2.Опубликовать распоряжение в газете "Новгородские ведомости".
Заместитель
Главы администрации области
А.В.КОСТЮКОВ