Распоряжение от 15.11.2005 г № 483-РЗ
Об утверждении Регламента работы с документами в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области
Во исполнение распоряжения Администрации области от 18.02.2005 N 90-рз "О порядке внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти области":
1.Утвердить прилагаемый Регламент работы с документами в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области (далее - Регламент).
2 - 3.Утратили силу
4.Опубликовать распоряжение в газете "Новгородские ведомости".
Первый заместитель
Главы администрации
А.С.БОЙЦОВ
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
1.Общие положения
1.1.Настоящий Регламент устанавливает общие требования к организации и технологии работы с документами в органах исполнительной власти области в условиях использования системы электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области (далее - СЭД ОИВ Новгородской области) и обязателен для исполнения всеми лицами, имеющими доступ в СЭД ОИВ Новгородской области. Действие Регламента не распространяется на технологию работы с проектами документов.
1.2.Исключен
1.3.Работа с документами в структурных подразделениях органов исполнительной власти области, подключенных к СЭД ОИВ Новгородской области, осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.
1.4.Работа в СЭД ОИВ Новгородской области основывается на принципе однократного ввода информации в систему и многократного ее использования.
Обмен документами в СЭД ОИВ Новгородской области осуществляется без повторной их регистрации. Органы исполнительной власти области и органы местного самоуправления области (в соответствии с заключенными соглашениями) работают в единой регистрационной карточке (далее - РК).
Передача документов в СЭД ОИВ Новгородской области фиксируется в "адресатах" РК и при необходимости электронном журнале передачи и в формируемых реестрах передачи.
Передача документов в адрес Администрации области, Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области (далее - заместители Главы администрации области), комитетов, управлений и отделов Администрации области осуществляется через справочник "Подразделения (должностные лица)", адресат "Администрация области".
Отчет об исполнении документа в РК заполняет исполнитель документа. К отчету прикрепляется электронный образ документа, подтверждающего исполнение. Функция пересыла исходящих РК осуществляется только после прикрепления к ним электронного образа документа.
В СЭД ОИВ Новгородской области запрещена перерегистрация правовых актов.
Органы местного самоуправления осуществляют в системе регистрацию следующих групп исходящих документов: информации об исполнении нормативных актов, ответы на поручения Губернатора области, запросы Администрации области, областной Думы, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления области, исходящие документы в адрес Администрации области, областной Думы, Губернатора области, заместителей Главы администрации области, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления области.
1.5.В СЭД ОИВ Новгородской области обрабатываются документы, содержащие информацию открытого характера. Разрешается производить регистрацию сопроводительных документов ограниченного распространения (имеющих пометку "ДСП"). К документам, разрешенным для сканирования и прикрепления файла к РК в СЭД ОИВ Новгородской области, относятся документы, поступившие из федеральных органов исполнительной и законодательной власти, органов исполнительной и законодательной власти Новгородской области и других субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления Новгородской области и других субъектов Российской Федерации, организаций, от граждан (в том числе полученных по средствам телеграфа, факсимильной связи, электронной почты), письма Администрации области.
Не допускаются ввод текстов и сканирование шифрограмм, бухгалтерских документов, бланков строгой отчетности, документов для служебного пользования, документов с грифом "секретно", "конфиденциально", документов, сканирование которых невозможно ввиду технических причин (плохое качество), прошитых документов, расшивать которые нельзя, судебных повесток, доверенностей, материалов по помилованию (приложения), ходатайств, обращений и заявлений, связанных с земельными участками и планами (программами) приватизации государственного имущества Новгородской области.
1.6.Организационно-методическое руководство и контроль за организацией документооборота в органах исполнительной власти области, подключенных к СЭД ОИВ Новгородской области, осуществляет комитет контроля и делопроизводства Администрации области, администрирование и техническое сопровождение СЭД ОИВ Новгородской области - государственное учреждение "Новгородский информационно-аналитический центр" (далее - ГУ "НИАЦ").
1.7.Работники органов исполнительной власти области, структурных подразделений Администрации области получают право работать в СЭД ОИВ Новгородской области на основании заявки установленной формы за подписью руководителя соответствующего органа исполнительной власти области, структурного подразделения Администрации области. Заявка подлежит согласованию с комитетом контроля и делопроизводства Администрации области и управлением Администрации области по взаимодействию с административными органами, затем передается в ГУ "НИАЦ" на исполнение.
ГУ "НИАЦ" обеспечивает установку клиентских мест СЭД ОИВ Новгородской области, ввод персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей.
1.8.Ответственность за организацию использования СЭД ОИВ Новгородской области в органах исполнительной власти области возлагается на руководителя соответствующего комитета, управления области или структурного подразделения Администрации области (далее - руководитель).
Руководитель назначает должностное лицо, ответственное за обеспечение правильного использования СЭД ОИВ Новгородской области и своевременное представление информации о пользователях (увольнение, переход в другое подразделение или изменение полномочий) в ГУ "НИАЦ" для внесения изменений в СЭД ОИВ Новгородской области администратором системы.
1.9.К работе в СЭД ОИВ Новгородской области допускаются сотрудники, прошедшие специальное обучение.
Пользователям СЭД ОИВ Новгородской области запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам. Пользователи должны периодически (при необходимости, но не реже одного раза в квартал) менять свои пароли.
2.Категории документов, работа с которыми осуществляется в СЭД ОИВ Новгородской области
2.1.Программное обеспечение СЭД ОИВ Новгородской области предусматривает обработку различных видов документов в привязке к трем типам РК:
РК входящих документов;
РК исходящих документов;
РК писем граждан.
Классификация документов в привязке к типам РК отражается в классификаторе СЭД ОИВ Новгородской области "Группы документов", который дополняется по мере распространения СЭД ОИВ Новгородской области на работу с другими видами документов.
2.2.Исключен
2.3.Для групп документов, приведенных в классификаторе СЭД ОИВ Новгородской области "Группы документов", устанавливаются самостоятельные шаблоны номерообразования и индексации. В соответствии с группой документу автоматически при регистрации присваиваются номер и индекс.
3.Виды работ, выполняемые в СЭД ОИВ Новгородской области
3.1.Виды работ, выполняемые в отделе прохождения документов комитета контроля и делопроизводства
Администрации области
3.1.1.Работа с входящими документами:
регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);
постановка документа на контроль (при необходимости);
передача документа и пересылка РК документа по сети в приемные Губернатора области, заместителей Главы администрации области, а также в подключенные к СЭД ОИВ Новгородской области органы исполнительной власти области (в РК заносится информация о передаче документа и его копий);
проверка после возвращения документа с резолюцией руководителя правильности записи резолюции в РК, постановки на контроль и записей о наличии отчетов исполнителей (информация об исполнении документа);
сканирование поступившего документа и резолюций к нему и прикрепление их электронных образов к РК;
подготовка и рассыл напоминаний по исполнению документа;
снятие исполненного документа с контроля;
списание документа в дело согласно номенклатуре дел с пометкой в РК;
3.1.2.Работа с исходящими документами:
регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости в РК устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);
списание РК документа в дело согласно номенклатуре дел;
подготовка, печать реестров и конвертов, отправка документов по адресатам;
подготовка описи дел для сдачи документов в архив;
3.1.3.Регулярный контроль содержания папок "Поступившие", "На исполнении" и папок "На исполнении", "На контроле" Губернатора области и заместителей Главы администрации области;
3.1.4.Наблюдение за исполнением документов с резолюциями Губернатора области и заместителей Главы администрации области в приемных, подготовка аналитических отчетов;
3.1.5.Участие в ведении классификаторов СЭД ОИВ Новгородской области:
"Стандартные тексты" - постоянно;
"Регионы", "Список организаций" - при изменении и поступлении соответствующего документа.
3.2. Виды работ, выполняемые специалистами по спецпочте
отдела прохождения документов управления делопроизводства
и архива
Исключен
3.3. Виды работ, выполняемые в управлении делопроизводства
и архива комитета контроля и делопроизводства
Администрации области
3.3.1. Работа с нормативными правовыми актами Администрации области:
регистрация с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (с РК документа связывается файл электронного документа в форматах Microsoft Word и PDF, при необходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);
заверение электронных копий документов с использованием электронной цифровой подписи;
3.3.2. Пересылка РК зарегистрированного документа через СЭД ОИВ Новгородской области в приемные Губернатора области, заместителей Главы администрации области, структурные подразделения Администрации области, а также подключенные к СЭД ОИВ Новгородской области органы исполнительной власти области в соответствии с указателем рассылки;
3.3.3. Занесение в РК информации о передаче копий документа.
3.4. Виды работ, выполняемые в отделе писем и приема граждан
Исключен
3.5. Виды работ, выполняемые в приемных заместителей Главы
администрации области
3.5.1. Работа с входящими документами:
проверка РК документа в папке "Поступившие" при его поступлении в приемную;
абзац исключен
прием документа к исполнению, передача зарегистрированного документа на рассмотрение руководству;
занесение в РК документа резолюции заместителя Главы администрации области;
контроль представления соисполнителями материалов (по документам, ответственным исполнителем которых является заместитель Главы администрации области);
занесение в РК информации об исполнении документа;
абзацы восьмой - девятый исключены
постановка на контроль резолюций заместителей Главы администрации области (при необходимости);
снятие исполненных резолюций заместителей Главы администрации области с контроля;
информирование организаций о ходе исполнения направленных ими документов или документов, по которым ведется совместная работа, с использованием СЭД ОИВ Новгородской области;
регистрация записок (служебные, докладные, аналитические, объяснительные) в СЭД ОИВ Новгородской области;
распечатка электронных копий документов, поступивших через СЭД ОИВ Новгородской области, для передачи на рассмотрение заместителям Главы администрации области;
3.5.2. Работа с исходящими документами:
передача завизированного или подписанного заместителем Главы администрации области документа в отдел прохождения документов управления делопроизводства и архива для регистрации в СЭД ОИВ Новгородской области;
3.5.3. Наблюдение за исполнением документов с резолюциями заместителя Главы администрации области;
3.5.4. Поиск РК документов по запросам руководителя;
3.5.5. Своевременная передача администратору СЭД ОИВ Новгородской области информации об изменениях в структуре департамента и составе должностных лиц - руководителей органов исполнительной власти области для оперативного редактирования классификаторов СЭД ОИВ Новгородской области "Подразделения", "Организации".
3.6.Виды работ, выполняемые в отделе кадровой политики и контрольно-организационной работы комитета государственной гражданской службы Новгородской области
Исключен
3.7.Виды работ, выполняемые в приемных органов исполнительной власти области
3.7.1.Работа с входящими документами:
ежедневный просмотр папок "Поступившие", "На контроле";
регистрация документов, адресованных в орган исполнительной власти области, с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости устанавливаются связки с ранее зарегистрированными документами);
регистрация документов, поступивших в папку "Поступившие" от органов исполнительной власти области, в том числе от структурных подразделений Администрации области, путем создания связанной РК;
прием в папке "Поступившие" документов к исполнению без их регистрации в СЭД ОИВ Новгородской области в случае, если документы направлены по резолюциям Губернатора области или заместителей Главы администрации области;
распечатка электронных копий документов, поступивших через СЭД ОИВ Новгородской области, для передачи на исполнение;
занесение в РК информации по результатам рассмотрения документа руководителем (ввод резолюции, постановка на внутренний контроль, направление на исполнение);
контроль исполнения;
ввод в РК информации об исполнении;
пересылка РК исполненного документа в отдел прохождения документов комитета контроля и делопроизводства Администрации области для снятия документа с контроля;
3.7.2.Работа с исходящими и внутренними документами:
регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости устанавливаются связки с ранее зарегистрированными документами);
ввод резолюции руководителя;
постановка на контроль;
направление на исполнение;
контроль исполнения;
списание в дело;
3.7.3.Поиск документа по запросам;
3.7.4.Подготовка ответов на запросы по входящим документам;
3.7.5.Подготовка отчетов по работе с документами в органе исполнительной власти области.
3.8.Работа исполнителей - пользователей
СЭД ОИВ Новгородской области с документами
3.8.1.Работа с зарегистрированными документами с резолюциями в РК в адрес исполнителя - пользователя СЭД ОИВ Новгородской области:
прием РК к исполнению;
занесение в РК информации о ходе и результатах исполнения резолюции (при необходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);
пересылка РК ответственному исполнителю или руководителю - автору резолюции.
3.9.Виды работ, выполняемые в отделе по работе с обращениями граждан комитета контроля и делопроизводства
Администрации области
3.9.1.Работа с входящими документами:
регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК с использованием внутренних справочников программы "ДЕЛО": "Организации", "Подразделения (должностные лица)", "Граждане" (в РК заполняются полные данные о гражданине, при необходимости устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);
сканирование обращения и материалов по рассматриваемому обращению (электронный образ обращения гражданина прикрепляется к РК);
постановка документа на контроль (при необходимости) в соответствии с резолюцией должностного лица;
пересылка РК документа по сети в приемные Губернатора области, заместителей Главы администрации области (в РК заносится информация о передаче документа и его копий);
проверка после возвращения документа с резолюцией руководителя правильности записи резолюции в РК, постановки на контроль и записей о наличии отчетов исполнителей (информация об исполнении документа);
снятие исполненного документа с контроля (в РК закладка "Д" - результат рассмотрения);
постановка документа на дополнительный или длительный контроль в соответствии с резолюцией должностного лица;
списание документа в дело согласно номенклатуре дел с пометкой в РК.
3.9.2.Работа с исходящими документами:
регистрация документа с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости в РК устанавливаются связки с ранее зарегистрированными документами);
списание РК документа в дело согласно номенклатуре дел.
3.9.3.Регулярный контроль содержания папок "Поступившие", "На исполнении" и папок "На исполнении", "На контроле" Губернатора области и заместителей Главы администрации области.
3.9.4.Контроль за исполнением документов с резолюциями Губернатора области, заместителей Главы администрации области и сроками рассмотрения обращений граждан.
3.9.5.Подготовка напоминаний, уведомлений гражданам, статистических отчетов.
4.Контроль исполнения документов
4.1.Документ полностью или частично может быть поставлен на контроль.
4.2.При постановке документа на контроль его РК поступает в папку "На контроле". Доступ к этой папке имеют специалисты, осуществляющие контроль исполнения документов.
4.3.Специалист, осуществляющий контроль, обязан ежедневно просматривать папку "На контроле", осуществлять рассылку "напоминаний" в установленной форме ответственным исполнителям и информировать руководство о ходе исполнения документа.
4.4.По всем контрольным документам в РК заносится информация об исполнении и фактическая дата исполнения.
5.Использование классификаторов
СЭД ОИВ Новгородской области
5.1.Ведение классификаторов СЭД ОИВ Новгородской области осуществляют ГУ "НИАЦ" и специалисты органов исполнительной власти области - пользователи СЭД ОИВ Новгородской области, которым предоставлены права ввода и редактирования записей соответствующих классификаторов.
5.2.Вносить новые организации в классификатор "Организации" при регистрации документов могут пользователи СЭД ОИВ Новгородской области, которым предоставлено соответствующее право.
5.3.Номенклатура дел органов исполнительной власти области на очередной год вводится в классификатор "Номенклатура дел" администратором СЭД ОИВ Новгородской области в соответствии с утвержденным разделом номенклатуры. При необходимости изменения номенклатуры дел изменения в классификатор вносятся после согласования с комитетом контроля и делопроизводства Администрации области.
6.Контроль правильности заполнения информационных полей РК
6.1.Контроль правильности заполнения информационных полей РК документа в органе исполнительной власти области возлагается на лицо, ответственное за ввод информации.
Приложения
2005-11-15 Приложение к Распоряжению от 15 ноября 2005 года № 483-РЗ Регламент