Приложение к Постановлению от 26.05.2011 г № 2060 Административный регламент
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Информационное обеспечение юридических и физических лиц на основе документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» 1. общие положения
Настоящий Административный регламент разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц (далее - заявители) и определяет сроки, последовательность действий (далее - административные процедуры) муниципального казенного учреждения Великого Новгорода "Управление по хозяйственному и транспортному обеспечению Управления Великого Новгорода" (далее - Управление), а также порядок взаимодействия Управления с государственными архивами, органами государственной власти, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органами местного самоуправления, гражданами и организациями при предоставлении муниципальной услуги "Информационное обеспечение юридических и физических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (далее - муниципальная услуга).
Информационное обеспечение заявителей включает в себя:
исполнение тематических обращений (запросов) о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;
исполнение обращений (запросов) социально-правового характера, связанных с социальной защитой российских граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством и международными обязательствами Российской Федерации.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги - информационное обеспечение юридических и физических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
2.2.Муниципальная услуга предоставляется Управлением.
Непосредственным исполнителем предоставления муниципальной услуги является отдел по вопросам формирования и содержания муниципального архива Управления (далее - отдел) при наличии у него архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса) заявителя.
Место нахождения отдела и его почтовый адрес: ул. Десятинная, д. 20/10, Великий Новгород, 173007.
Прием заявителей осуществляется ежедневно в соответствии с графиком приема заявителей:
понедельник - пятница - 08.30 - 17.30
перерыв на обед - 13.00 - 14.00.
2.3.Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется по телефонам отдела: (8162)994-174, 994-175, 994-235.
Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе об административных процедурах:
по телефону;
посредством письменного обращения;
по электронной почте;
при личном обращении;
на официальном сайте (http://www.adm.nov.ru).
При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме специалисты отдела дают исчерпывающую информацию по процедуре предоставления муниципальной услуги.
При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.
По процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям заявителей по электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня поступления обращения.
2.4.Результатом предоставления муниципальной услуги является:
направление информационных писем;
выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
подготовка тематических перечней;
тематические подборки копий архивных документов;
подготовка тематических обзоров архивных документов;
направление ответов об отсутствии запрашиваемых сведений;
рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
уведомление о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
2.5.Срок предоставления муниципальной услуги:
запросы, поступившие в отдел, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации;
запросы, не относящиеся к составу хранящихся в отделе архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются в другой архив или организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю даются соответствующие рекомендации;
при поступлении запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, отдел в пятидневный срок запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
2.6.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации;
Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485 "О государственной тайне";
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
областным законом от 21 марта 2005 г. N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области";
областным законом от 23 декабря 2010 г. N 900-ОЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Новгородской области";
абзац исключен
Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. N 697 "О единой системе межведомственного электронного взаимодействия".
2.7.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) заявителя, а также запрос, поступивший по электронной почте, в адрес отдела и (или) Управления.
В запросе должны быть указаны:
наименование юридического лица на бланке организации, для граждан - фамилия, имя и отчество;
почтовый и (или) электронный адрес заявителя;
интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);
личная подпись гражданина или подпись специалиста;
дата отправления.
При необходимости получения документов, находящихся в распоряжении государственных органов, подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, осуществляется направление межведомственного запроса по каналам межведомственного взаимодействия.
2.8.Основаниями для отказа в приеме запроса, необходимого для предоставления муниципальной услуги, являются:
отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения;
отсутствие в запросе фамилии, почтового адреса заявителя;
невозможность прочтения текста запроса.
2.9.Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является непредставление предусмотренных законодательством Российской Федерации документов, подтверждающих полномочия заявителя на получение сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах.
2.10.Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
2.11.Время ожидания в очереди для получения муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.
2.12.Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в течение 20 минут.
2.13.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в служебных кабинетах отдела. Кабинеты оборудуются соответствующими табличками с указанием номера кабинета, названием отдела, фамилий, имен, отчеств, должностей специалистов.
Рабочие места специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги, оборудуются компьютерами, справочно-поисковыми средствами к архивным документам и информационными материалами, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.
Для приема заявлений отводится специальное место. Место приема оборудуется столами и стульями. Заявителям предоставляются бланки заявлений.
На информационных стендах, размещаемых в местах приема запросов (заявлений), содержится следующая информация:
график (режим) работы Управления, номера телефонов Управления, отдела;
наименование муниципальной услуги;
порядок предоставления муниципальной услуги;
перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;
образец заполнения запроса (заявления) заявителем (приложения N 1 и N 2 к настоящему Административному регламенту);
порядок обжалования решения, действий (бездействия) специалиста при предоставлении муниципальной услуги.
2.14.Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги:
наличие доступа заявителя к информации по вопросам предоставления муниципальной услуги в местах ее размещения;
получение заявителем информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;
исполнение специалистами административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;
правильное и грамотное оформление специалистами документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1.Последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги:
регистрация запросов и передача их на исполнение;
анализ тематики поступивших запросов;
направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности (при необходимости);
подготовка и направление ответов заявителям.
Последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги представлена в блок-схеме (приложение N 3 к настоящему Административному регламенту).
3.2.Поступившие в отдел письменные запросы заявителей регистрируются, рассматриваются заместителем директора Управления и передаются на исполнение.
Регистрация запроса является основанием для начала административных процедур.
При поступлении в Управление или отдел интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
3.3.заместитель директора Управления обеспечивает оперативное рассмотрение запросов заявителей, доведение их до специалистов отдела;
Должностные лица отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов заявителей. При этом определяются:
правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;
степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;
адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.
Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней.
Отдел письменно запрашивает заявителя о предоставлении дополнительных сведений в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.
3.4.По итогам анализа поступивших запросов отдел направляет запросы или их копии с сопроводительным письмом на исполнение по принадлежности в органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные архивы и другие органы и организации, которые могут иметь документы, необходимые для исполнения запросов.
В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, отдел направляет в соответствующие органы и организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
3.5.Подготовку ответов заявителям осуществляет отдел. Ответ может быть подготовлен в виде:
письменного уведомления заявителя о результатах рассмотрения и (или) направлении запросов на исполнение в соответствующие организации для ответа в адрес заявителя о результатах поиска запрашиваемой информации;
письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
архивной справки, архивной выписки или архивной копии;
тематического перечня, тематической подборки копий, тематического обзора архивных документов.
При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений и даются рекомендации по их дальнейшему поиску.
Рассмотрение запроса считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.
4.Формы контроля за исполнением Административного