Постановление от 21.07.2010 г № 349
Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего, замещающего должность государственной гражданской службы Новгородской области в Администрации области, и ведении его личного дела
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" Администрация Новгородской области постановляет:
1.Утвердить прилагаемое Положение об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего, замещающего должность государственной гражданской службы Новгородской области в Администрации области, и ведении его личного дела.
2.Опубликовать постановление в газете "Новгородские ведомости".
Заместитель Главы администрации области -
руководитель аппарата Администрации области
В.А.ТИЛИНИН
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ
ГОСУДАРСТВЕННОГО ГРАЖДАНСКОГО СЛУЖАЩЕГО, ЗАМЕЩАЮЩЕГО
ДОЛЖНОСТЬ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ НОВГОРОДСКОЙ
ОБЛАСТИ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ, И ВЕДЕНИИ ЕГО ЛИЧНОГО ДЕЛА
1.Настоящим Положением определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных государственного гражданского служащего, замещающего должность государственной гражданской службы Новгородской области в Администрации области, (далее - гражданский служащий) ведения его личного дела в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.
2.В настоящем Положении в соответствии со статьей 3 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" используются следующие понятия:
персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, сведения о доходах, другая информация;
оператор - государственный орган, юридическое или физическое лицо, организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, определяющее цели и содержание обработки персональных данных;
обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение;
распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;
блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе их передачи;
уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
информационная система персональных данных - информационная система, представляющая собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств;
конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания;
общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.
3.Заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области, председатель комитета государственной гражданской службы Новгородской области (далее - комитет государственной службы) обеспечивают защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.
4.Председатель комитета государственной службы определяет лиц из числа работников управления по работе с кадрами и наградной деятельности комитета государственной службы, уполномоченных на обработку персональных данных гражданского служащего, (операторов) обеспечивающих обработку персональных данных в соответствии с требованиями федеральных законов от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", других нормативных правовых актов Российской Федерации и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.
5.При обработке персональных данных гражданского служащего работники управления по работе с кадрами и наградной деятельности комитета государственной службы обязаны соблюдать следующие требования:
5.1.Обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Новгородской области (далее - гражданская служба), в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, сохранности принадлежащего ему имущества и имущества Администрации области, учета результатов исполнения гражданским служащим должностных обязанностей;
5.2.Персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
5.3.Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
5.4.При принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;
5.5.Защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств Администрации области в порядке, установленном федеральными законами от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
5.6.Передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральными законами;
5.7.Обеспечение конфиденциальности персональных данных, за исключением случаев обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных персональных данных;
5.8.В случае выявления недостоверных персональных данных гражданского служащего или неправомерных действий с ними оператора при обращении или по запросу гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных оператор обязан осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему гражданскому служащему, с момента такого обращения или получения такого запроса на период проверки;
5.9.В случае подтверждения факта недостоверности персональных данных гражданского служащего оператор на основании документов, представленных гражданским служащим, являющимся субъектом персональных данных, или его законным представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование;
5.10.В случае выявления неправомерных действий с персональными данными оператор в срок, не превышающий 3-х рабочих дней с даты такого выявления, обязан устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений оператор в срок, не превышающий 3-х рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязан уничтожить персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных оператор обязан уведомить гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных - также указанный орган;
5.11.Персональные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся управлением по работе с кадрами и наградной деятельности комитета государственной службы и управлением финансового обеспечения Администрации области на бумажных и электронных носителях;
5.12.Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, не дольше чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
6.В Администрации области право доступа к персональным данным гражданского служащего имеют:
представитель нанимателя;
заместитель Главы администрации области - руководитель аппарата Администрации области;
руководитель структурного подразделения Администрации области, в котором гражданский служащий замещает должность гражданской службы - к персональным данным гражданских служащих возглавляемого им структурного подразделения;
председатель комитета правового обеспечения и контроля Администрации области;
первый заместитель, заместитель председателя комитета правового обеспечения и контроля Администрации области;
начальник управления финансового обеспечения Администрации области - главный бухгалтер;
заместитель начальника управления финансового обеспечения Администрации области - заместитель главного бухгалтера;
гражданские служащие управления финансового обеспечения Администрации области, отвечающие за расчет денежного содержания гражданских служащих, кассовые операции и расчеты с гражданскими служащими;
начальник отдела режимного и специального обеспечения Администрации области;
главный специалист-эксперт отдела режимного и специального обеспечения Администрации области;
председатель комитета государственной службы;
гражданские служащие управления по работе с кадрами и наградной деятельности комитета государственной службы;
помощник Губернатора области, которому в соответствии с нормативным актом Администрации области поручено согласование проектов указов Губернатора области, распоряжений Администрации области о назначении гражданских служащих на должности государственной гражданской службы Новгородской области в Администрации области.
В целях обеспечения работоспособности аппаратно-программных средств, предназначенных для автоматизированной обработки персональных данных, право доступа к персональным данным, обрабатываемым данными аппаратно-программными средствами, имеют работники государственного учреждения "Новгородский информационно-аналитический центр", работники организации, обеспечивающей нормальное функционирование программного продукта, осуществляющего обработку персональных данных.
7.В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах гражданских служащих, гражданские служащие имеют право:
7.1.Получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);
7.2.Осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";
7.3.Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации". Гражданский служащий при отказе оператора исключить или исправить его персональные данные имеет право заявить в письменной форме представителю нанимателя или председателю комитета государственной службы о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
7.4.Требовать от представителя нанимателя или председателя комитета государственной службы уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные их персональные данные, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;
7.5.Обжаловать действия или бездействие оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке, если гражданский служащий, являющийся субъектом персональных данных, считает, что оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" или иным образом нарушает его права и свободы;
7.6.Определять представителей для защиты своих персональных данных;
7.7.Доступа к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору.
8.Гражданский служащий обязан сообщать в управление по работе с кадрами и наградной деятельности комитета государственной службы обо всех изменениях в персональных данных в письменной форме в двухнедельный срок с момента внесения изменения в соответствующие документы гражданского служащего.
9.Гражданский служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого гражданского служащего, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и другими федеральными законами.
10.В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 27 мая 2003 года N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" на основе персональных данных гражданских служащих в Администрации области формируется и ведется, в том числе на электронных носителях, реестр гражданских служащих.
11.Комитет государственной службы подвергает обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные гражданских служащих при формировании кадрового резерва.
12.В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности Администрации области.
Личное дело гражданского служащего ведется управлением по работе с кадрами и наградной деятельности комитета государственной службы.
13.Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
14.К личному делу гражданского служащего приобщаются:
14.1.Письменное заявление гражданина Российской Федерации с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Новгородской области (далее - должность гражданской службы);
14.2.Собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;
14.3.Документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
14.4.Копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
14.5.Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
14.6.Копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
14.7.Копии решений о награждении государственными наградами, наградами Новгородской области, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
14.8.Копия акта Администрации области либо Губернатора области о назначении на должность гражданской службы;
14.9.Экземпляр служебного контракта, экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;
14.10.Копии распоряжений Администрации области о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
14.11.Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
14.12.Копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;
14.13.Аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
14.14.Экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы;
14.15.Копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
14.16.Копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, об исключении его из кадрового резерва;
14.17.Копии решений о поощрении гражданского служащего, о наложении на него дисциплинарного взыскания и о снятии или отмене дисциплинарного взыскания;
14.18.Копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
14.19.Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
14.20.Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, членов его семьи;
14.21.Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
14.22.Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
14.23.Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
14.24.Медицинское заключение об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
14.25.Справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.
15.В личное дело гражданского служащего вносятся письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Документы, содержащие персональные данные, подлежат хранению и уничтожению в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
16.Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
17.К полномочиям управления по работе с кадрами и наградной деятельности комитета государственной службы, осуществляющего ведение личных дел гражданских служащих, относятся:
17.1.Приобщение документов, указанных в пунктах 13 и 14 настоящего Положения, к личным делам гражданских служащих;
17.2.Обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;
17.3.Обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, настоящим Положением;
17.4.Ознакомление гражданского служащего с документами личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
18.Гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, и гражданские служащие управления финансового обеспечения Администрации области, осуществляющие расчет денежного содержания гражданских служащих, кассовые операции и расчеты с гражданскими служащими, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение персональных данных и конфиденциальных сведений, которые стали им известны в связи с исполнением должностных обязанностей.
19.При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы.
20.При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации.
21.Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 19 настоящего Положения), хранятся управлением по работе с кадрами и наградной деятельности комитета государственной службы в течение установленного срока с дальнейшей передачей в установленном порядке в архивные учреждения.
Если гражданин, личное дело которого хранится управлением по работе с кадрами и наградной деятельности комитета государственной службы, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.