Постановление от 26.05.2011 г № 2071
Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление документов пользователям в читальный зал архива»
Во исполнение статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом муниципального образования - городского округа Великий Новгород, Реестром муниципальных услуг, оказываемых за счет средств бюджета Великого Новгорода, утвержденным постановлением Администрации Великого Новгорода от 25.10.2010 N 4610, постановляю:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление документов пользователям в читальный зал архива".
2.Опубликовать настоящее постановление в газете "Новгород".
Мэр Великого Новгорода
Ю.И.БОБРЫШЕВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ АРХИВА"
1.Общие положения
Настоящий Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц (далее - заявители) и определяет сроки и последовательность действий (далее - административные процедуры) муниципального казенного учреждения Великого Новгорода "Управление по хозяйственному и транспортному обеспечению Администрации Великого Новгорода" (далее - Управление), а также порядок взаимодействия Управления с органами государственной власти, органами местного самоуправления, гражданами и организациями при предоставлении муниципальной услуги "Предоставление документов пользователям в читальный зал архива" (далее - муниципальная услуга).
Муниципальная услуга включает в себя оформление разрешения пользователям на работу с открытыми документами и организационные действия по выдаче документов в читальный зал, их использование и возвращение в архивохранилище.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги - предоставление документов пользователям в читальный зал архива.
2.2.Муниципальная услуга предоставляется Управлением.
Непосредственным исполнителем предоставления муниципальной услуги является структурное подразделение Управления - отдел по вопросам формирования и содержания муниципального архива (далее - отдел) при наличии у него архивных документов, необходимых для исполнения обращения пользователя.
Место нахождения отдела и его почтовый адрес: ул. Десятинная, д. 20/10, Великий Новгород, 173007.
Прием заявителей осуществляется ежедневно в соответствии с графиком приема заявителей:
понедельник - пятница: 08.30 - 17.30;
перерыв на обед: 13.00 - 14.00.
2.3.Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется по телефонам отдела: (8162)994-174, 994-175, 994-235.
Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе об административных процедурах:
по телефону;
посредством письменного обращения;
по электронной почте;
при личном обращении;
на официальном сайте Администрации (http://www.adm.nov.ru).
При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме специалисты отдела дают исчерпывающую информацию по процедуре предоставления муниципальной услуги.
При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.
По процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям заявителей по электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня поступления обращения.
2.4.Результатом предоставления муниципальной услуги является:
выдача копий архивных документов;
выдача выписок из архивных документов;
предоставление информации, в том числе в письменной форме, об отказе (отсрочке) в выдаче документов, существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования и о сроках, в течение которых они будут действовать.
2.5.Заявителями являются:
граждане;
органы государственной власти и местного самоуправления;
организации и общественные объединения;
юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
2.6.Срок предоставления муниципальной услуги:
сроки предоставления документов пользователям не должны превышать трех рабочих дней со дня оформления заказа;
справочно-информационные издания и описи выдаются пользователям в день заказа;
документы в читальный зал выдаются на срок до одного месяца;
продление сроков использования в читальном зале дел и документов согласуется с заведующим отделом.
2.7.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Приказом Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998 г. N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации";
областным законом от 21 марта 2005 г. N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области";
областным законом от 23 декабря 2010 г. N 900-ОЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Новгородской области";
абзац исключен
Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. N 697 "О единой системе межведомственного электронного взаимодействия".
2.8.Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление или письмо пользователя, а также письмо организации, направившей пользователя.
Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научного учреждения или выполняющие служебные задания, предоставляют письмо организации, направившей их для работы.
Студенты высших учебных заведений, учащиеся средних специальных учебных заведений и старших классов общеобразовательных школ представляют письмо учебного заведения за подписью руководителя с обоснованием необходимости работы с документами архива.
В личных заявлениях или письмах должны быть указаны:
наименование юридического лица на бланке организации;
для граждан - фамилия, имя и отчество, должность, звание, ученая степень (если есть);
почтовый и (или) электронный адрес пользователя;
интересующие пользователя тема, цель и хронологические рамки исследования;
личная подпись гражданина или подпись должностного лица;
дата отправления.
При необходимости получения документов, находящихся в распоряжении государственных органов, подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, осуществляется направление межведомственного запроса по каналам межведомственного взаимодействия.
2.9.Основаниями для отказа или отсрочки в предоставлении муниципальной услуги являются:
неудовлетворительное физическое состояние архивных документов;
ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
необходимость выполнения служебных заданий специалистами отдела (справочная работа, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и местного самоуправления, проведение проверки наличия и состояния архивных документов, копирование документов и др.);
выдача дел и документов во временное пользование другим организациям;
экспонирование заказанных материалов на выставке.
В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технической обработки.
2.10.Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
2.11.Время ожидания в очереди для получения муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.
2.12.Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в течение 20 минут.
2.13.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в служебных кабинетах отдела. Кабинеты оборудуются соответствующими табличками с указанием номера кабинета, названием подразделения, фамилий, имен, отчеств, должностей специалистов.
Рабочие места специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги, оборудуются компьютерами, справочно-поисковыми средствами к архивным документам и информационным материалом, позволяющим своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.
Для приема заявлений и работы с документами отводится специальное место. Место оборудуется столами и стульями. Заявителям предоставляются бланки заявлений.
На информационных стендах, размещаемых в местах приема заявлений, содержится следующая информация:
график (режим) работы Управления, номера телефонов Управления, отдела;
наименование муниципальной услуги;
порядок предоставления муниципальной услуги;
перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;
образец заполнения заявлений заявителя (приложения N 1 и N 2 к настоящему Административному регламенту);
порядок обжалования решения, действий (бездействия) специалиста отдела при предоставлении муниципальной услуги.
2.14.Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги:
наличие доступа заявителя к информации по вопросам предоставления муниципальной услуги в местах ее размещения;
получение заявителем информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;
исполнение специалистом отдела административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;
правильное и грамотное оформление специалистом отдела документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1.Последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги:
прием и регистрация заявлений;
анализ содержания и тематики поступивших личных заявлений и писем пользователей;
выдача пользователю для заполнения анкеты установленного образца (приложение N 3 к настоящему Административному регламенту);
консультирование пользователя о составе документов по теме исследования, имеющихся в архиве справочниках, режиме работы читального зала, о правилах работы пользователей в читальном зале;
выдача пользователям для заполнения бланка заказа на предоставление архивных документов (приложение N 4 к настоящему Административному регламенту);
предоставление пользователям научно-справочного аппарата, архивных документов под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала;
копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.
Последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги представлена в блок-схеме (приложение N 5 к настоящему Административному регламенту).
3.2.Поступившие в отдел письменные заявления регистрируются, рассматриваются заместителем директора Управления и передаются на исполнение.
Регистрация заявления является основанием для начала административной процедуры.
При поступлении в Управление или отдел интернет-обращения пользователя с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
3.3.Заместитель директора Управления обеспечивает оперативное рассмотрение заявлений, доведение их до специалистов отдела.
Специалисты отдела осуществляют анализ содержания и тематики поступивших заявлений с использованием имеющихся архивных справочников, содержащих сведения, необходимые для исполнения обращения пользователя. При этом определяются:
правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;
степень полноты сведений, содержащихся в обращении пользователя, необходимых для проведения поисковой работы.
По итогам анализа заявления отдел:
дает мотивированный отказ пользователю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение в соответствии с законодательством Российской Федерации;
в случае отсутствия в архиве запрашиваемых документов информирует об этом пользователя и дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
в случае отсутствия в заявлении достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архиве письменно запрашивает пользователя о предоставлении дополнительных сведений, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней.
При обращении пользователя лично специалист отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, дает информацию по предоставлению муниципальной услуги в день обращения.
3.4.Пользователям предоставляется научно-справочный аппарат к архивным документам (описи дел, каталоги и др.).
Дела и другие архивные документы выдаются пользователю на основании заполненных бланков заказа под расписку в бланке заказа за каждую единицу хранения.
При получении описей, дел, других архивных документов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии специалиста отдела. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом специалисту отдела.
В ходе просмотра дел пользователь заполняет листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию, инициалы, характер проведенной работы (выписки, просмотр и др.).
После каждого посещения читального зала пользователь сдает специалисту отдела все дела. Специалист отдела делает проверку наличия дел и полистную проверку их физического состояния.
3.5.В зависимости от технических возможностей отдела по заказам пользователей изготавливаются копии архивных документов.
Не производится копирование архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.
Копирование документов производится на основании заполненного пользователем бланка заказа.
На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам под расписку или могут быть высланы по указанным адресам.
Рассмотрение обращения пользователя считается законченным, если по нему выполнены все необходимые административные процедуры и пользователь проинформирован о результатах рассмотрения.
4.Формы контроля за исполнением
Административного регламента
4.1.Заместитель директора Управления осуществляет текущий контроль за соблюдением последовательности административных процедур по предоставлению муниципальной услуги.
4.2.Текущий контроль осуществляется путем проведения заместителем директора Управления проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента специалистом отдела.
4.3.В ходе текущего контроля проводятся проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.
4.4.Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (по конкретным обращениям заявителей).
4.5.По результатам проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных должностных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.Досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, специалиста, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу
5.1.Заявитель имеет право на обжалование действий и (или) бездействия органа, предоставляющего муниципальную услугу, специалиста, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в досудебном (внесудебном) порядке.
Заявитель может обратиться с жалобой по основаниям и в порядке, предусмотренным статьями 11.1 и 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в том числе в следующих случаях:
нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новгородской области, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления Великого Новгорода для предоставления муниципальной услуги;
отказ в приеме у заявителя документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новгородской области, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления Великого Новгорода для предоставления муниципальной услуги;
отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новгородской области, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления Великого Новгорода;
затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новгородской области, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления Великого Новгорода;
отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, специалиста, должностного лица, предоставляющих муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.2.Жалоба подается в письменной или электронной форме в Управление. Заявитель может обжаловать действия (бездействие), а также решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, следующим лицам:
директору Управления - на действия (бездействие) подчиненных ему специалистов, должностных лиц;
Мэру Великого Новгорода, заместителю Главы администрации Великого Новгорода, курирующему Управление, - на действия (бездействие) директора Управления.
Жалоба может быть направлена по почте, с использованием сети Интернет, официального сайта Администрации Великого Новгорода в сети Интернет, единого портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.3.Жалоба должна содержать:
наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, специалиста, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, специалиста, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу;
доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, специалиста, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу.
Заявителем по собственной инициативе могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу специалиста либо должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо органа, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст письменной жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми им жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.
Если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих персональные данные другого лица, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
5.4.Жалоба, поступившая в Управление, подлежит рассмотрению специалистом, должностным лицом, наделенными полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, специалиста, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.5.По результатам рассмотрения жалобы специалистом, должностным лицом Управления, наделенными полномочиями по рассмотрению жалоб, принимается одно из следующих решений:
удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новгородской области, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления Великого Новгорода, а также в иных формах;
отказать в удовлетворении жалобы.
5.6.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.5 настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.7.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с пунктом 5.2 настоящего Административного регламента, направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
5.8.Положения Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", устанавливающие порядок рассмотрения жалоб на нарушения прав граждан и организаций при предоставлении муниципальных услуг, не распространяются на отношения, регулируемые Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия (бездействие) специалиста, должностного лица в судебном порядке.
Согласно части 1 статьи 256 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации гражданин вправе обратиться в суд с заявлением об оспаривании решений, действий (бездействия) органов местного самоуправления в течение трех месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод.
Приложения
2011-05-26 Приложение к Постановлению от 26 мая 2011 года № 2071